O que são sistemas de recursos humanos?

Sistemas de recursos humanos (RH) , também conhecidos como sistemas de informações de recursos humanos (HRIS na sigla em inglês) ou sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS na sigla em inglês), ajudam empresas a gerenciar dados de funcionários relacionados a detalhes de contato, frequência, folha de pagamento, treinamento e benefícios. A maioria dos sistemas HRMS integra-se a software de folha de pagamento e monitoramento de recrutamento/candidatos.

Os benefícios dos sistemas de recursos humanos

Funcionários de RH precisam executar várias tarefas, por exemplo, registrar dados dos funcionários, gerenciar documentos, conformidades e folha de pagamento dos funcionários. Ao fazer isso manualmente, as complexidades e responsabilidades envolvidas podem sobrecarregar o pessoal de RH, especialmente para pequenas empresas com menos funcionários.

Os sistemas de recursos humanos ajudam empresas automatizando as funções básicas de RH, tornando o processo mais eficiente e produtivo. Na lista abaixo estão formas nas quais uma solução de RH melhora a eficiência do departamento de RH:

• Melhor produtividade: os processos de RH envolvem várias responsabilidades administrativas, por exemplo, gerenciamento de registros dos funcionários, conformidades e folha de pagamento dos funcionários. Quando feitos manualmente, esses processos consomem tempo e são propensos a erros. Uma solução de RH ajuda a automatizar esses processos fornecendo registros digitais de dados dos funcionários e informações de conformidade. Além disso, ajuda a gerenciar processos da folha de pagamento dentro da solução, reduzindo assim os erros manuais.
• Facilidade de acesso às informações: os sistemas de recursos humanos permitem que os usuários armazenem informações relacionadas aos funcionários, conformidade, avaliações de desempenho e folha de pagamento em um banco de dados central que é acessível na nuvem por todo o pessoal autorizado. O repositório de dados também permite que os usuários implementem um portal de autoatendimento de RH em toda a empresa, no qual os funcionários podem acessar seus registros, por exemplo, certificados de conformidade, contracheques e licenças.
• Conformidade e segurança de dados aprimoradas: o ambiente de negócios atual enfrenta mais riscos de segurança de dados do que nunca. Os riscos de segurança de dados podem ser externos, como hackers, e internos, como roubo por funcionários. Dados críticos de RH, como dados pessoais dos funcionários e dados da folha de pagamento, se violados, podem resultar em graves penalidades. Isso traz a necessidade de políticas de segurança de dados rígidas no departamento de RH. Uma solução de RH não apenas proporciona aos usuários o acesso seguro aos dados, mas também lhes permite supervisionar downloads de contratos e documentos críticos por funcionários. Além disso, uma solução de RH baseada na nuvem assegura que a localização do armazenamento de dados está em conformidade com regulamentos regionais e globais como PII e GDPR.

Recursos típicos dos sistemas de recursos humanos

• Banco de dados de funcionários: mantenha registros de todos os funcionários que atualmente trabalham na sua empresa.
• Gestão do ciclo de vida do funcionário: monitore estágios distintos do ciclo de vida de um funcionário, por exemplo, recrutamento, integração, administração de benefícios, desenvolvimento do funcionário e retenção.
• Gestão de desempenho: gerencie avaliações de desempenho trimestrais, semestrais ou anuais e registre as classificações do desempenho e os comentários do gerente.
• Integração: gerencie a integração de novos contratados. Permita que usuários monitorem documentos de conformidade e documentos de verificação I-9.
• Portal de autoatendimento: ofereça aos funcionários um portal em que possam entrar e desempenhar algumas funções sozinhos, por exemplo, visualizar dados pessoais, fazer o upload de documentos importantes, visualizar políticas da empresa e certificados de conformidade, etc.
• Controle de assistência e hora: permita que os funcionários registrem suas horas de trabalho, marquem a presença e solicitem licenças. Esses dados podem ser exportados para softwares de folha de pagamento e, então, usados para calcular pagamentos de funcionários contratados.

O que levar em consideração ao comprar sistemas de recursos humanos

• Tipos de sistemas de RH: um sistema de RH conta com vários recursos, e pode ser confuso para gerentes de RH de pequenas empresas diferenciar claramente os recursos principais dos opcionais. Com base nessas áreas de foco, as ferramentas de recursos humanos podem ser classificadas nos seguintes tipos:

  • Benefícios/folha de pagamento
  • Recrutamento
  • Desempenho
  • Treinamento
  • Funcionário
  • Força de trabalho

Compradores devem identificar cuidadosamente os tipos de sistemas de RH relevantes para suas empresas e tomar decisões de compra adequadas.

• Análise de dados: além de ajudar a equipe de recursos humanos nas atividades diárias, as ferramentas de recursos humanos também ajudam a formular estratégias de gerenciamento de contratações e funcionários, fornecendo relatórios baseados em análise. Por exemplo, relatórios de dados históricos sobre a formação do candidato podem fornecer aos recrutadores informações valiosas para importantes decisões de contratação como, por exemplo, a experiência profissional de um candidato para desempenho ideal em uma função, e o conjunto de habilidades dos candidatos necessárias para a função. Além disso, relatórios do desempenho do funcionário em várias áreas podem ajudar a gerência a avaliar as falhas de habilidades e ajudar a gestão de treinamento a planejar treinamentos adequados.

Tendências relevantes dos sistemas de recursos humanos

• Chatbots estão impulsionando automações no sistema de RH: chatbots, devido à escala de comunicação que podem oferecer, estão encontrando aplicação em iniciativas de recrutamento que envolvem interagir com os candidatos em diferentes locais e fusos horários. Chatbots também estão por trás das funções de suporte de RH, respondendo consultas básicas dos funcionários sobre processos e políticas de RH. À medida que essas tecnologias invadem o espaço dos sistemas de recursos humanos, espera-se ver os chatbots ampliarem vários processos de RH.
• Empresas estão usando o aprendizado de máquina para tornar os processos das ferramentas de recursos humanos mais eficientes: o aprendizado de máquina está transformando a forma de a equipe de RH trabalhar ao fornecer informações e assistência em tempo real em seus processos. Por exemplo, no recrutamento, os sistemas de recursos humanos podem ajudar a fazer uma pré-seleção de candidatos analisando seus currículos e dados. O aprendizado de máquina também pode ajudar gerentes nas avaliações de desempenho, fornecendo avaliação de funcionários com relação a diferentes parâmetros, por exemplo, avaliações de pares, vendas, número de projetos, etc. Essas soluções também podem ajudar gerentes a prever o futuro desempenho de um funcionário com base em dados históricos.