Um software de planejamento de projetos permite que os usuários gerenciem seus projetos e criem uma estratégia de execução de projeto viável. Para isso, o melhor software de planejamento permite que os gerentes de projeto e outras partes interessadas definam as tarefas necessárias para concluir um projeto, atribuam essas tarefas a departamentos ou funcionários individuais, criem um cronograma para a conclusão do projeto, planejem a alocação de recursos de forma adequada e façam orçamentos para quaisquer despesas relacionadas.

O uso de ferramentas de controle de projetos desse tipo pode desempenhar um papel fundamental na gestão de projetos moderna. Esses aplicativos de planejamento de projetos podem ser programas independentes ou oferecidos como parte de um pacote de software de gestão de projetos mais abrangente. Uma das melhores maneiras pelas quais esses aplicativos podem auxiliar os gerentes de projeto é através da visualização do cronograma do projeto para que o gerente saiba o que deve estar acontecendo, quando deve ocorrer, quem é responsável por cada tarefa individual e quais recursos precisam ser fornecidos para garantir o sucesso.

Projetos cuidadosamente definidos, que são planejados em termos de tarefas requeridas, propriedade e responsabilidades, demandas de recursos e orçamento, têm maior probabilidade de serem bem-sucedidos – e o software de planejamento pode ajudar muito nisso. Portanto, ferramentas de projeto desse tipo podem aumentar a capacidade dos gerentes de projeto de desempenhar suas funções.

Além de sua conexão com soluções de ferramenta de gestão de projetos mais amplas ou abrangentes, o software de planejamento é frequentemente considerado relacionado a várias outras ferramentas de planejamento disponíveis, incluindo ferramentas de gestão de tarefas e ferramentas de colaboração. Além disso, ele pode ser usado em combinação com um software de gestão de recursos e um software de rastreamento de projetos. No entanto, deve-se notar que os programas mais avançados fornecem funcionalidades semelhantes, o que significa que o software de planejamento pode substituir esses aplicativos.

Claramente, as diferentes ferramentas de planejamento de trabalho disponíveis no mercado oferecem diferentes opções, funções e capacidades, e a qualidade também pode variar. Geralmente, um software de planejamento de projetos gratuito é menos abrangente do que as melhores soluções da categoria. Algumas ferramentas também podem dar mais ênfase em áreas específicas de gestão de projetos, como as metodologias Agile ou Waterfall. No entanto, existem alguns recursos principais que ajudam a definir essa categoria de software, e os usuários podem esperar que a maioria das soluções permita:

• Definir as expectativas, tarefas, cronogramas e prazos do projeto, garantindo total clareza
• Atribuir tarefas específicas a indivíduos ou departamentos e acompanhar continuamente o progresso
• Gerenciar recursos para que sejam dedicados tempo, dinheiro e mão de obra apropriados.
• Fornecer ferramentas de colaboração, criar diagramas de Gantt e monitorar o status geral de um projeto

O que é um software de planejamento de projetos?

Software de planejamento de projetos é o nome dado a uma categoria de aplicativos projetados para auxiliar os gerentes de projeto no planejamento e execução de seus projetos. Para conseguir isso, o software normalmente possibilita que os usuários definam tarefas, atribuam essas tarefas a pessoas específicas, criem um cronograma de trabalho, estabeleçam prazos e otimizem o uso de recursos. O resultado final é uma solução que permite às empresas executar seus projetos de forma mais eficaz e eficiente.

Uma das principais motivações para o uso de aplicativos de planejamento de projetos desse tipo é a capacidade de dar transparência real a um projeto planejado, de forma que o resultado final seja satisfatório. Por meio do uso de tais ferramentas, os gerentes de projeto e as equipes de projeto podem obter uma compreensão muito melhor daquilo com que estão trabalhando, o que se espera de cada um, quando o projeto deve ser concluído e quem é responsável por cada um dos diferentes elementos que compõem o projeto como um todo.

O software de planejamento autônomo pode ser usado em conjunto com outras ferramentas, como software de gestão de projetos, apesar de, em alguns casos, os aplicativos de planejamento de projetos realmente atenderem a muitas das mesmas funções. As opções mais completas do mercado podem até substituir a necessidade de investir nessas outras soluções. Em outros casos, o software de planejamento pode ser oferecido como um dos componentes de um conjunto mais amplo de aplicativos de gestão de projetos.

Quais são os benefícios do software de planejamento de projetos?

Os benefícios dos programas de planejamento de projetos estão principalmente em sua capacidade de ajudar os gerentes de projeto e suas equipes a organizar os trabalhadores do projeto, criar uma estratégia lógica e definir precisamente as metas e tarefas do projeto, estabelecer princípios de propriedade e tornar claro o trabalho que precisa ser feito. Dito isso, também é interessante explorar alguns dos benefícios específicos e tangíveis associados a essas soluções de software. Alguns dos exemplos mais significativos de tais benefícios incluem a capacidade de:

• Definir claramente as expectativas do projeto: um dos principais benefícios do uso de aplicativos de planejamento de projetos em uma empresa é a capacidade de definir claramente todos os aspectos de um projeto e estabelecer expectativas precisas. Uma parte importante do planejamento de um projeto se refere a responder às perguntas "quem?", "o quê?", "quando?", "por quê?" e "como?". Softwares deste tipo podem ajudar a respondê-las. Responder a essas perguntas e ter as respostas prontamente disponíveis pode ajudar a melhorar os resultados do projeto, fornecendo maior clareza a todos os membros das equipes de projeto. Além disso, os gerentes de projeto e outros líderes podem estabelecer com precisão quem é responsável por cada aspecto do projeto, quem deve liderar o trabalho em tarefas específicas e qual é a cadeia de comando dentro da equipe.

• Gerenciar os recursos com mais eficiência: outra vantagem importante ligada aos programas de planejamento de projetos é a capacidade de gerenciar todos os recursos com muito mais eficiência e precisão. Isso inclui a gestão eficaz do tempo, de modo que seja dada às equipes de projeto uma quantidade adequada de tempo para realizar tarefas específicas. Também considera a gestão eficaz do dinheiro de forma a definir o orçamento certo para a conclusão do projeto e para que os investimentos sejam feitos nas áreas certas. Além disso, a gestão eficaz da força de trabalho, alocando um número suficiente de membros da equipe para cada tarefa, evita que surjam situações em que uma mesma tarefa seja atribuída a muitas pessoas, deixando algumas outras com pouco a fazer. Quando os recursos são gerenciados adequadamente, há menos desperdício e maior eficiência geral.

• Acesso a várias ferramentas de planejamento de projetos: os pacotes de software de planejamento reúnem várias ferramentas de planejamento de projetos diferentes, consolidando-as em um único local, incluindo opções de gestão de tarefas, colaboração e criação de diagramas de Gantt. Ter acesso a todas essas ferramentas diferentes em um único aplicativo pode ser mais conveniente para os gerentes de projeto e pode ajudar as empresas a cortar custos, evitando a necessidade de adquirir soluções separadas para cada uma dessas áreas. Além disso, a inclusão dessas diferentes ferramentas em um aplicativo significa que os dados de uma área também podem ser facilmente transferidos ou copiados para outra área sem problemas relacionados à compatibilidade ou formatação. Isso pode levar a melhorias significativas quando se trata de colaboração entre diferentes departamentos ou trabalho em equipe entre diferentes grupos que operam dentro da mesma equipe de projeto.

• Permitir que sejam feitas mudanças ou ajustes: usando ferramentas de planejamento de projetos, gerentes e outras figuras seniores podem fazer ajustes em um projeto com mais facilidade e compartilhar informações sobre essas mudanças com as partes interessadas. Se os requisitos mudarem, novas informações forem descobertas ou surgirem comentários dos usuários finais, os gerentes de projeto podem usar o software de planejamento para planejar quaisquer ajustes e permitir que a equipe do projeto tenha conhecimento dessas alterações o mais rápido possível. Com a abordagem Agile (ou Ágil), as mudanças podem ocorrer com relativa frequência. Comunicar essas informações de forma eficaz pode facilmente se tornar a principal diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.

• Visualizar tarefas e cronogramas do projeto: por fim, o software que foi projetado para auxiliar no planejamento do projeto também pode ajudar os líderes de projeto a realmente visualizar cronogramas e ver rapidamente elementos, como as tarefas atribuídas a diferentes membros da equipe, de maneira clara e concisa. Ser capaz de consultar essas informações em um formato visual de rápida compreensão pode ser inestimável para ajudar um gerente de projeto a construir uma imagem completa de onde seu projeto está, onde deve estar no futuro e quando isso deve ocorrer. Também torna mais fácil ver quem é o responsável por cada etapa da jornada e quando vence cada prazo individual.

Quais são os recursos do software de planejamento de projetos?

Os recursos de um software de planejamento de projetos são especialmente projetados para auxiliar os gerentes de projeto no planejamento e execução de seus projetos. Embora possa haver alguma variação significativa em termos de opções e funções disponíveis em cada aplicativo, existem muitos recursos comuns encontrados em um grande número de soluções de planejamento de projetos. Alguns dos recursos mais comuns e populares contidos em programas desse tipo estão descritos com mais detalhes abaixo:

• Gestão de recursos: acompanhe os recursos mais importantes do projeto, incluindo tempo, dinheiro e mão de obra, e aloque esses recursos no lugar certo na hora certa. Uma parte fundamental da gestão de projetos envolve saber quanto dinheiro resta, onde esse dinheiro está sendo gasto e onde é preciso disponibilizar mais dinheiro. Além de tudo, os projetos dependem do trabalho de funcionários individuais, e esses funcionários precisam ser cuidadosamente gerenciados para que trabalhem nas tarefas certas, no momento certo. Por fim, o tempo é o recurso mais importantes de todos e precisa ser continuamente gerenciado para que o projeto fique dentro do cronograma. Usando aplicativos de planejamento de projetos, torna-se muito mais fácil gerenciar todos esses recursos.

• Gestão de tarefas: defina cada tarefa individual que precisa ser realizada ao longo do processo de conclusão do projeto e aloque essas tarefas para os indivíduos, departamentos ou equipes certos. A gestão de tarefas é essencial para garantir que os membros da equipe do projeto entendam no que devem trabalhar, por que devem trabalhar, quanto tempo têm para concluir sua tarefa e com quem trabalharão. Um aspecto crítico da gestão de tarefas envolve definir a propriedade de cada tarefa para que haja certeza sobre onde está a responsabilidade. As melhores soluções também permitem que sejam feitos ajustes para que as tarefas possam ser realocadas para diferentes indivíduos ou equipes, se necessário, e para que os dados da tarefa possam ser alterados se surgirem novas informações.

• Visualização: veja representações visuais do progresso do projeto até o momento para ter uma noção mais clara de onde estão as tarefas individuais e qual é o status atual do projeto como um todo. Um dos elementos de visualização mais comuns incluídos em softwares desse tipo é uma linha do tempo visual. Geralmente, essa linha do tempo pode ser usada para acompanhar as tarefas individuais e a quantidade de tempo alocado, junto com prazos rígidos para diferentes seções do projeto. Além disso, geralmente é possível marcar metas significativas ao longo do caminho, o que pode ajudar a equipe do projeto a entender exatamente onde cada membro está e manter o ânimo e a motivação. E mais: muitas soluções oferecem suporte para diagramas de Gantt e outras ilustrações gráficas que podem ajudar a transmitir informações importantes sobre o andamento e o cronograma do projeto.

• Gestão de orçamento: estabeleça um orçamento geral do projeto, aloque recursos financeiros para as diferentes áreas da equipe do projeto e acompanhe continuamente quanto dinheiro resta, quanto foi gasto e onde esse dinheiro foi gasto. As soluções que incluem ferramentas dedicadas de gestão de orçamento podem facilitar o monitoramento das finanças e a criação de relatórios para as partes interessadas. Além disso, o componente de gestão de orçamento geralmente anda de mãos dadas com o componente de gestão de recursos, tornando rápido e fácil mover dados entre eles.

• Ferramentas de colaboração: utilize uma variedade de ferramentas e recursos de colaboração, o que torna mais fácil para diferentes indivíduos e equipes que trabalham no projeto compartilhar ideias e ajudar uns aos outros. Em um nível básico, um software desse tipo em geral inclui opções de canais de compartilhamento de arquivos e comunicação, seja por meio de um sistema de mensagens de texto ou videochamadas. Indo além, alguns aplicativos de planejamento de projetos também incluem opções de criação de ambientes de trabalho digitais – que podem ser apenas sob convite – o que pode ajudar os membros da equipe do projeto a colaborar de forma mais eficaz por meio de compartilhamento de tela, anotações e ferramentas semelhantes.

• Acompanhamento de progresso: monitore o progresso de tarefas individuais, as atribuições dadas às equipes e o projeto como um todo. Uma barra de status pode indicar o andamento do projeto, quanto trabalho foi realizado por diferentes equipes e a velocidade com que esse progresso foi feito. Em alguns casos, esses dados podem ser usados para prever os tempos de conclusão do projeto ou para fornecer uma melhor compreensão de quando as tarefas individuais podem ser concluídas. A capacidade de acompanhar o progresso dessa maneira é fundamental para supervisionar um projeto, pois permite que novas tarefas sejam iniciadas no momento ideal. Os relatórios de progresso também podem ser criados e apresentados às partes interessadas para mantê-los regularmente informados.

Usando o diretório de planejamento de projetos do Capterra, fica mais fácil encontrar a solução ideal com base no que elas têm a oferecer. Mais especificamente, o diretório permite que os usuários classifiquem os aplicativos disponíveis de acordo com os recursos que cada um contém. Isso assegura que os usuários sejam apresentados apenas aos programas que realmente executam as funções requeridas. Com isso, fica muito mais fácil restringir as opções àquelas que são mais adequadas.

O que deve ser considerado ao comprar um software de planejamento de projetos?

Ao tentar comprar o programa de planejamento de projetos ideal, há uma série de coisas que devem ser consideradas. Uma coisa a ter em mente aqui é a necessidade de adquirir o software mais adequado, e não necessariamente o pacote mais completo. Afinal, as necessidades de uma equipe de projeto podem diferir substancialmente das necessidades de outra, e os recursos que importam também variam. Uma boa maneira de abordar essa questão é fazer as seguintes perguntas:

• Quanto custa o software de planejamento de projetos ou trabalho? O preço de um produto ou serviço sempre será um fator chave em qualquer decisão de compra, mas essa questão precisa ser considerada de forma cuidadosa e holística, com consciência de custos ocultos e de longo prazo. Por exemplo, os custos iniciais vinculados ao software não levam em consideração questões como custos de configuração ou custos de treinamento de funcionários para usar o software corretamente. Dentro disso, também é importante pensar se é viável ou não obter gratuitamente um software certo de planejamento de projetos. Nos casos em que os requisitos não são especialmente avançados – ou onde as necessidades de acesso são bastante básicas – essa pode ser uma opção possível que pode economizar dinheiro significativo para as empresas. Porém, como regra geral, as opções gratuitas no mercado provavelmente carecem de alguns recursos e também podem ser menos à prova de futuro.

• Quais são as ferramentas de planejamento de projetos? É importante examinar cuidadosamente as diferentes opções de software e desenvolver uma compreensão exata de quais ferramentas de planejamento estão incluídas em cada pacote. Embora os recursos principais provavelmente sejam semelhantes na maioria das opções, alguns recursos podem ser considerados diferenciais e podem ajudar a separar as opções e identificar a melhor solução possível para um determinado negócio. Por exemplo, a inclusão de metodologias Agile e tradicionais não necessariamente estará presente em todos os produtos do mercado. Portanto, os líderes de empresas precisam pensar cuidadosamente sobre as metodologias que são mais importantes para eles para em seguida decidir consistentemente. Mesmo nos casos em que ambas as metodologias são suportadas, o nível e a qualidade do suporte podem variar, por isso é essencial ter uma visão completa antes de fazer uma compra.

• Qual é a melhor opção de implantação? A resposta a essa pergunta depende de como o trabalho é realizado dentro de uma organização e qual a configuração atual, além de vários outros fatores. Existem duas abordagens comuns, sendo a primeira a opção mais convencional de implantação no local. Nela, o software é adquirido, de propriedade do comprador e instalado nos sistemas da empresa, sendo o armazenamento de dados de responsabilidade da organização que o adquiriu. Por outro lado, a abordagem de Software como Serviço (SaaS) é uma opção de implantação baseada em nuvem. Neste modelo, o software é adquirido de um provedor de serviços terceirizado, na forma de assinatura. O parte terceirizada é responsável por armazenar os dados com segurança na nuvem, e o software é disponibilizado por meio de uma conexão com a Internet. Isso em geral significa que o software pode ser acessado remotamente ou no local, usando uma variedade maior de dispositivos e sistemas operacionais. Os custos são mais previsíveis, o provedor de serviços assume a responsabilidade de garantir que o serviço esteja funcionando e que o software esteja sempre atualizado. Existem vantagens e desvantagens associadas a ambas as opções. Embora não seja possível simplesmente identificar a melhor opção de implantação geral, é possível encontrar a melhor abordagem para uma empresa específica, gerente de projeto ou equipe de projeto, com base nas preferências e circunstâncias em questão.

• Qual é o aplicativo de planejamento de projetos mais popular? Também vale a pena pensar um pouco na popularidade das diferentes opções disponíveis no mercado. A opção mais popular pode não ser necessariamente a melhor opção para todos os gerentes de projeto, mas há vantagens que vêm com a popularidade, incluindo compatibilidade ao trabalhar com terceiros e familiaridade ao treinar novos contratados. As opções populares também são mais propensas a ter recursos online para superar alguns dos problemas mais comuns e realizar algumas das tarefas mais avançadas. Isso pode ser valioso porque pode poupar tempo e dinheiro para uma empresa, associados ao acesso a um suporte profissional.

• É possível ter acesso remoto ao software de planejamento? Por fim, os decisores precisam pensar sobre quem realmente precisa de acesso ao sistema de planejamento de projetos e de onde vão trabalhar para acessá-lo. Em alguns casos, é tão simples quanto saber que os gerentes de projeto precisam ter acesso quando estão no escritório. No entanto, os arranjos de trabalho modernos nem sempre são tão simples e remotos, e as formas híbridas estão crescendo. Se o acesso remoto for necessário, este é um ponto importante que deve ajudar nas decisões de compra. Pode ser que uma opção baseada em nuvem forneça a melhor combinação de acessibilidade e segurança nessas situações, porque tais soluções tendem a ser acessíveis por meio de qualquer dispositivo ligado à Internet com um navegador moderno. Isso significa que os funcionários tendem a encontrar menos problemas de compatibilidade ao longo do caminho.

Quais são as tendências mais relevantes de softwares de planejamento de projetos?

As tendências mais destacadas relacionadas aos aplicativos de planejamento de projetos também precisam ser cuidadosamente consideradas antes de fazer uma compra. É importante encontrar uma solução que tenha sido projetada considerando essas tendências atuais. Caso contrário, os gerentes de projeto correm o risco de adquirir uma solução que ficará desatualizada ou não atenderá às expectativas. Algumas das tendências de software e tecnologia mais importantes a serem consideradas incluem:

• Maior uso da inteligência artificial: A tendência da inteligência artificial (IA) tornando-se mais avançada e confiável pode ser encontrada em muitas categorias de software diferentes, mas é especialmente relevante para o gerenciamento de projetos. De fato, os analistas da Gartner preveem que nada menos que 80% (artigo em inglês) da carga de trabalho atual de um gerente de projeto pode ser eliminada até 2030, à medida que a inteligência artificial continua a melhorar e se torna predominante. Isso vale especialmente para tarefas como coleta de dados, monitoramento de progresso e tarefas ligadas a produção de relatórios. Pensando nisso, faz sentido que as empresas comecem a investir em soluções que já fazem uso de recursos de IA para automatizar algumas das tarefas mais repetitivas ou previsíveis que consomem tempo desnecessariamente quando os gerentes de projeto poderiam estar realizando atividades mais complexas. Além disso, a IA e o machine learning podem usar dados históricos para identificar padrões, o que pode ser inestimável para criar fluxos de trabalho de projeto que minimizem riscos e otimizem resultados.

• A ascensão da gestão de projetos na metodologia Agile: O conceito de gestão de projetos Agile não é novo, mas está ganhando mais força, em grande parte porque oferece maior flexibilidade e funciona como uma metodologia já estabelecida, que permite que mudanças repentinas e até frequentes sejam feitas durante o ciclo de vida do projeto. Em empresas que realizam projetos Agile regularmente, ou onde projetos Agile provavelmente serão um recurso no futuro, é importante investir em uma solução de planejamento de projeto que inclua recursos relevantes e suporte a estrutura Agile em geral.

• Maior demanda por acesso móvel: Os modelos de trabalho híbrido e remoto estão se tornando mais comuns. Isso significa que a ideia de realizar tarefas a partir de um único dispositivo, em um único local, não é mais a realidade de muitos gerentes de projeto. Em vez disso, os gerentes de projeto precisam acessar suas principais ferramentas de qualquer lugar – usando dispositivos portáteis como smartphones ou tablets –, o que leva a uma demanda maior por acessibilidade móvel. Com isso em mente, vale a pena avaliar as ferramentas de planejamento de projetos disponíveis e identificar aquelas que oferecem um aplicativo móvel complementar ou fornecem acesso ao software baseado em nuvem por meio de um navegador móvel.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Melhor software de planejamento de projetos 2021 - (página em inglês) - Capterra (Data de acesso: quinta-feira, 14 de outubro de 2021)

2. Gartner informa que 80% das tarefas atuais de gestão de projetos serão eliminadas até 2030 à medida que a inteligência artificial assume o controle - (página em inglês) - Gartner (Data de acesso: sexta-feira, 15 de outubro de 2021)