Como o nome sugere, um sistema de reserva de sala de reunião é uma ferramenta que permite a reserva de salas de conferência e espaços ou recursos semelhantes dentro de um local de trabalho compartilhado, como um escritório. Este software garante que não ocorram reservas duplicadas, pois todas as reservas serão realizadas por meio de um único sistema centralizado, evitando problemas de comunicação. Ele também permite que os administradores mantenham e tenham acesso a um registro preciso e atualizado de como esses recursos da empresa estão sendo usados.

Os recursos que um comprador pode esperar encontrar neste software incluem a capacidade de registrar os recursos que estão à disposição da empresa, incluindo espaços e equipamentos. Ele também deve permitir que os usuários reservem esses recursos sujeitos a critérios estabelecidos, como disponibilidade e permissão, além de fornecer a funcionalidade de aprovar ou negar automaticamente qualquer solicitação de reserva quando apropriado. Por exemplo, negar automaticamente uma solicitação de reserva para uma sala específica se ela já estiver reservada para esse intervalo de tempo. Os sistemas de reserva de sala de reunião normalmente também fornecem a funcionalidade de lembrete automático.

Provavelmente, a maior vantagem desse tipo de software é a melhor eficiência do gerenciamento de recursos dentro de uma empresa. Funcionários com autoridade suficiente podem reservar salas de reunião e outros recursos sem precisar passar por mais ninguém. Além disso, os problemas de comunicação são eliminados graças ao sistema centralizado. No geral, isso reduz os custos diários com os quais uma organização precisa lidar. Também facilita a obtenção rápida de uma visão geral detalhada do uso de recursos.

Esse tipo de software é estritamente focado no uso de recursos como salas de reunião. Isso contrasta com categorias de software semelhantes, como o software de agendamento de compromissos, que se concentra em compromissos, e software de gestão de tarefas, projetado para facilitar o agendamento de tarefas. Esse tipo de software também pode ser adquirido no modelo de software implantado localmente e em software como serviço (SaaS na sigla em inglês), em que o software é fornecido e hospedado por um provedor de serviços.

Há vários pontos que uma organização que deseja comprar um software de reserva de sala de reunião precisa considerar. Entre elas, estão os recursos que uma determinada solução de software oferece. Os recursos incluídos podem variar significativamente de uma solução para outra, mas geralmente terão os mesmos elementos principais. De modo geral, para que uma solução seja incluída na categoria de sistema de reserva de sala de reunião, ela incluirá a maioria ou todos os seguintes recursos:

• A capacidade de reservar por meio de um sistema ou da internet. Isso elimina a necessidade de que as reservas passem por um funcionário ou departamento

• O suporte para múltiplos locais é um recurso essencial para empresas maiores, nas quais os recursos podem estar espalhados por vários locais. Portanto, o software precisará ser capaz de distinguir entre esses locais para determinar o que está disponível

• A capacidade de agendar reuniões internas, eventos e outras situações que demandem agendamento

• Suporte para recursos de sinalização digital, permitindo que as salas sejam adaptadas ao evento em questão de forma rápida e fácil

• A capacidade de criar relatórios de utilização abrangentes para que uma empresa possa ver o que está acontecendo e quais recursos são usados

O que é um software para reserva de salas de reunião?

Um software para agendar reuniões torna a reserva de salas muito mais fácil e menos propensa a erros e outras complicações. Esses sistemas são criados para remover alguns elementos humanos do processo de reserva. Isso permite que reservas de clientes e pessoal interno sejam processadas automaticamente por meio de um software, que também pode negar uma reserva caso haja conflito com algum critério crítico, como situações em que uma sala ou equipamento desejado não esteja disponível no dia solicitado.

Sistemas de reserva como esse também permitem que empresas maximizem a utilização de seus recursos, pois vários detalhes sobre uma sala específica são considerados, como limites de ocupação. Isso permite que uma reserva seja movida para uma sala mais apropriada se, por exemplo, o número de participantes de uma determinada reunião ou evento for muito inferior à capacidade da sala. Ele também possibilita que eventos organizados externamente sejam agendados pelo organizador on-line, eliminando a necessidade de funcionários lidarem com esses agendamentos.

As empresas que mais se beneficiam desse tipo de software são as que tendem a alugar regularmente salas e outros tipos de locais para terceiros. O tipo de evento não é necessariamente importante, embora alguns organizadores de eventos possam desejar encontrar softwares mais especializados. Seja reservando salas de reunião para seminários e programas de treinamento ou instalações recreativas para eventos esportivos, um software para reserva de salas de reunião deve ser capaz de acomodar o evento. Esse tipo de software também deve fornecer uma visão geral das salas de conferência disponíveis (ou quaisquer salas disponíveis), bem como os horários das reuniões agendadas e outros detalhes relevantes.

Quais são os benefícios de um software para reserva de salas de reunião?

Os benefícios dos sistemas de reserva de sala de reunião concentram-se principalmente na reserva de salas e recursos relacionados da forma mais simples e livre de erros possível. Isso é alcançado principalmente através da automatização de tarefas e centralização de dados, reduzindo o trabalho envolvido na reserva de salas e eliminando a probabilidade de erros. Algumas das vantagens mais específicas dos sistemas de reserva de sala de reunião incluem:

• Prevenção de erros relacionados às reservas graças aos dados centralizados: ter várias pessoas fazendo reservas em um sistema tradicional que envolve fichas de reservas ou planilhas físicas pode levar a erros. Este tipo de software os evita por ter centralizadas as informações de reserva. Dessa forma, se uma reserva está sendo processada por um funcionário ou por um organizador externo diretamente, o sistema pode garantir que a reserva não entre em conflito com outras.

• Redução do trabalho envolvido na reserva de salas: os métodos tradicionais de reservas de salas também envolviam ter alguém, ou uma equipe de pessoas, responsável por lidar com essas reservas. Com um software desse tipo, a grande maioria das reservas, sejam elas internas ou externas, podem ser tratadas integralmente pelo software, reduzindo o custo de oferta deste serviço.

• Visões gerais rápidas e claras das salas e reservas: um recurso benéfico deste software é a capacidade de obter uma visão clara das salas disponíveis, as reservas atuais e quaisquer outras informações relevantes. Esses relatórios podem ser obtidos com um único clique, tornando muito mais fácil coletar os dados necessários para decidir sobre expansão da capacidade, por exemplo.

• Uma melhor experiência para os clientes: embora o software possa ser usado para reservas internas, ele é frequentemente usado por empresas que alugam salas de reunião e outros tipos de sala. Reservar quartos por meio de um portal on-line disponível 24 horas por dia e fornecer aprovação (ou negação) imediata oferece uma experiência muito melhor ao cliente para essas reservas externas.

• Maximização da utilização do espaço: as salas nem sempre são reservadas da maneira mais eficiente possível. Com um software deste tipo, uma empresa pode aproveitar ao máximo o espaço disponível monitorando as reservas e a presença. Em alguns casos, é melhor mover uma reunião para uma sala menor devido a uma participação menor do que o esperado, liberando a sala maior para uma reserva mais adequada.

• Verificações automáticas básicas de reservas: muitas das verificações que precisam ser realizadas ao reservar uma sala podem ser resolvidas automaticamente pelo software. Principalmente informações como se a sala está disponível ou se há uma sala com capacidade suficiente, por exemplo. Isso significa que, na maioria dos casos, uma solicitação de reserva pode ser realizada automaticamente naquele momento, em vez de aguardar a confirmação de um humano.

• Gestão de sinalização digital: outro recurso útil e que economiza tempo dos sistemas de reserva de sala de reunião é a integração com sinalização digital. Isso pode ser usado para indicar, de maneira clara, se uma sala está ocupada no momento, mostrar a reunião ou evento atual que está ocorrendo (facilitando aos participantes encontrarem) ou até mesmo exibir informações na própria sala.

Quais são os recursos dos softwares para reserva de salas de reunião?

Os recursos dos sistemas de reserva de salas de reunião consistem em um conjunto básico e um conjunto comum. Os recursos principais podem ser encontrados em quase todas as soluções de sistema de reserva de sala de reunião, enquanto os recursos comuns estarão presentes em muitas soluções, mas não em todas. O conjunto completo de recursos de uma solução pode variar substancialmente de uma para outra. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns das soluções de software para reserva de salas de reunião:

• Aprovação automática de reservas: muitas verificações que precisam ser executadas ao determinar se uma nova reserva de sala pode ser concedida podem ser automáticas. Por exemplo, verificar se uma sala com as especificações corretas está disponível. Ou verificar se uma sala específica solicitada está disponível. Este software pode realizar essas verificações automaticamente, permitindo que o software aprove ou recuse uma solicitação de reserva instantaneamente.

• Armazenamento de dados centralizado: ter as informações para reservas de salas armazenadas em um sistema centralizado que aja como autoridade única garante que erros como reservas duplicadas sejam praticamente eliminados. Desde que o software seja usado para todas as ações relacionadas a reservas, será impossível gerar uma reserva duplicada para quaisquer recursos.

• Portal de reservas on-line: um portal de reservas on-line torna o processo muito mais profissional, eficiente e preciso tanto para uma empresa que oferece instalações de salas de reunião para o público quanto para aquelas que oferecem apenas para funcionários internos. Os organizadores de eventos podem ver o que estão reservando, ter feedback imediato na maioria dos casos e receber uma confirmação automática quando a reserva for bem-sucedida.

• Integração de sinalização digital: a sinalização digital é outra inovação que economiza tempo e dinheiro para empresas com muitas salas com finalidades variáveis. Um dos usos mais comuns da sinalização digital é de uma placa acima da porta que possa exibir informações sobre a reunião que está havendo no momento, facilitando aos participantes, que podem não estar familiarizados com o ambiente, encontrarem a sala que estão procurando. Softwares deste tipo muitas vezes podem se integrar a essa sinalização digital, permitindo certo grau de automação em relação ao que as placas estão mostrando. Por exemplo, eles podem alterar automaticamente o nome da reunião acima da porta quando o horário da próxima reunião começar.

• Ferramentas rápidas de relatórios: um aspecto essencial desse tipo de software é a capacidade de criar relatórios detalhados a partir da riqueza de dados coletados. Esses relatórios podem ser criados facilmente por meio do software e permitem que uma empresa tome decisões conscientes sobre possíveis alterações, como o layout e o design do escritório.

• Recursos de reserva de mesas: o trabalho em escritórios está cada vez mais flexível. Portanto, conceitos como o hot desking são usados cada vez mais. Por causa disso, muitas soluções de sistema de reserva de sala de reunião incluirão a capacidade de reservar mesas e salas.

• Funcionalidade de check-in: manter o controle dos participantes é vital ao oferecer salas de reunião para reserva. Muitas soluções de software não apenas facilitarão o monitoramento de participantes, como também oferecerão suporte a métodos sem necessidade de toque, como a capacidade de atualizar o sistema diretamente por meio da digitalização de códigos QR. Esse método também pode monitorar recursos ao providenciar códigos QR para serem afixados em recursos passíveis de reserva que podem ser digitalizados quando retirados e devolvidos.

- Reserva de equipamentos: na mesma linha desse último recurso, a capacidade de monitorar e reservar equipamentos e outros itens é outro recurso que deve estar disponível em muitas soluções de reserva de sala de reunião. Seu funcionamento é essencialmente igual às reservas de quartos.

O que deve ser considerado ao adquirir um software para reserva de salas de reunião?

Ao adquirir um software para reserva de salas de reunião, é fundamental considerar uma variedade de fatores e lembrar que nem todos os sistemas de reserva de sala de reunião são criados da mesma maneira. Também há diferenças na implantação do software que devem ser consideradas. Se o software será implantado localmente e, portanto, instalado e executado a partir de hardware local, ou no modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), que será hospedado por um provedor de serviços remoto e acessado pela Web. Encontrar a solução de software certa dependerá em grande parte do tamanho do negócio, dos objetivos futuros concretos e dos recursos necessários. Algumas das considerações mais específicas que uma organização deve ponderar antes de se decidir por uma solução específica de software estão listadas abaixo:

• Quais são os principais recursos da solução? O principal fator ao considerar uma solução de software deve ser se essa solução de software possui os recursos que o comprador precisa. Uma empresa que deseja monitorar equipamentos por meio de seu sistema de reserva de sala de reunião precisará garantir que o software escolhido dê suporte a esse recurso. Do mesmo modo, uma empresa que não precisa desse recurso pode considerar uma alternativa que não o ofereça por motivos de custo.

• Quanto custa o sistema? O custo da solução de software será naturalmente um ponto importante a se considerar, embora o maior aspecto relativo a isso esteja se tornando cada vez menos preocupante. Tradicionalmente, o software seria adquirido como uma licença única e implantado localmente nos servidores da empresa. A popularidade e a eficácia do modelo de software como serviço tornaram esse modo de implantação de software consideravelmente menos popular, embora não completamente obsoleto. As soluções no modelo de SaaS livram o cliente de grande parte do custo e manutenção e tendem a ser um produto melhor em geral. As soluções implantadas localmente fornecem à empresa controle total sobre o software.

• A solução vai melhorar a empresa? Um grande fator a ser considerado, e muitas vezes esquecido, é se a solução de software melhora o negócio na totalidade. Vale a pena ponderar as vantagens do software em relação a quaisquer desvantagens, como o custo de migração de dados e treinamento da equipe. Para empresas que estejam renovando os sistemas antigos de reserva, é provável que valha a pena o investimento. No entanto, pode não ser bom para empresas que já executam um sistema de reservas nativo na nuvem.

• A solução é adequada ao tamanho da empresa? Até certo ponto, o tamanho da empresa não é um fator importante para o software de reserva. Além desse ponto, o fundamental é garantir que o software possa lidar com as necessidades do negócio. Por exemplo, uma empresa com múltiplos locais precisará de uma solução de software que possa incluí-los. Caso contrário, pode haver situações em que equipamentos de um local sejam reservados para uma reunião do outro lado do país.

• Como a solução lida com os dados do cliente? A forma como os dados do cliente são tratados é uma questão muito controversa atualmente e vem com muitas obrigações regulatórias. Ao lidar com o modelo de software como serviço, geralmente pode-se assumir que o armazenamento de dados será seguro e atenderá aos requisitos legais (embora seja sempre necessário pesquisar sobre o software). Ao lidar com um software implantado localmente, a integridade desses dados será de responsabilidade exclusiva da empresa. Portanto, é importante certificar-se de que está sendo tratado adequadamente.

• A solução é compatível com outros softwares? Às vezes, um sistema de reserva de sala de reunião deve interagir com outros softwares, como um software de planejamento de eventos ou um software de gerenciamento de estoque. Se uma empresa precisar desse tipo de conexão, ela precisará garantir que a solução de software em potencial seja compatível com quaisquer softwares que já estejam em uso.

• A interface do usuário é amigável? Para empresas que fornecem reservas de sala de reuniões para terceiros, é necessário garantir que a interface do usuário que os clientes usarão seja visualmente atraente e fácil de usar. Esta será essencialmente a fachada do serviço. Portanto, uma interface de usuário difícil pode afastar os clientes.

Quais são as tendências mais relevantes de software para reserva de salas de reunião?

Os softwares para reserva de salas de reunião provavelmente estarão sujeitos ao impacto de muitas tendências no futuro. Principalmente, devido aos efeitos duradouros da pandemia de COVID-19 e às mudanças na maneira como as pessoas trabalham. Algumas das tendências mais relevantes deste setor incluem:

• Mais foco no trabalho flexível: já foi mencionado anteriormente que o software de sala de reunião às vezes pode incluir a capacidade de lidar com reservas de mesas. Essa é uma tendência que provavelmente continuará. Como muitas empresas perceberam as vantagens de permitir que seus funcionários trabalhem remotamente, práticas como hot desking provavelmente se tornarão mais comuns. Como resultado, é provável que os softwares de reserva de sala de reunião enfatizem mais essas práticas.

• Um aumento na demanda por salas de reunião: além da adoção do trabalho remoto mencionado acima, muitas empresas menores estão aprendendo a usar seu dinheiro de forma mais inteligente, concluindo que nem sempre é necessário alugar um escritório para fazer negócios. Apesar disso, ocasionalmente ainda é necessário reunir todos em uma sala para conversar sobre assuntos importantes. Portanto, é provável que haja um aumento na demanda por salas de reunião.

• Integração com a internet das coisas (IoT): os sistemas de reserva de sala de reunião já estão se aproveitando de códigos QR, por exemplo, e essa é uma tendência que provavelmente continuará no futuro. Isso permite que as empresas monitorem seus equipamentos e números de participantes com precisão. Além disso, em um mundo pós-COVID, reduz a necessidade de os visitantes tocarem fisicamente nos objetos.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Capterra (data de acesso: sábado, 4 de junho de 2022)
2. Introdução aos sistemas de reserva de salas de reunião (Data de acesso: sábado, 4 de junho de 2022)