Os software lims facilitam o gerenciamento de seus registros e fluxo de trabalho geral para os laboratórios modernos. LIMS é a sigla em inglês para sistemas de gerenciamento de informações de laboratório e é uma solução de software destinada a gerenciar toda a jornada de uma amostra em um laboratório, permitindo que a equipe do laboratório monitore e controle amostras com eficiência. Um software lims reduz significativamente o risco de problemas como amostras perdidas ou rotulagem incorreta.

Alguns dos principais recursos esperados das soluções de LIMS incluem o monitoramento de amostras, o que permite rastrear o progresso de uma amostra desde a chegada até a entrega dos resultados. Além disso, espera-se ter um recurso de execução de protocolos que auxilie na padronização do fluxo de trabalho, procedimentos e etapas de um laboratório, minimizando o risco de erros humanos. Ademais, os software lims geralmente também incluem o recurso de gerenciamento de armazenamento, o que ajuda os laboratórios a acompanhar exatamente onde as amostras estão armazenadas ou foram usadas durante todo o ciclo de vida do laboratório. O software lims pode manter registros detalhados, fornecendo, às vezes, até o local exato em que uma amostra está armazenada. Esse recurso é crucial para laboratórios atarefados que trabalham rotineiramente com um grande número de amostras.

A capacidade de o software lims monitorar amostras ao longo de seu ciclo de vida é um recurso inestimável para laboratórios atarefados, pois permite que os funcionários rastreiem e localizem amostras com muito mais rapidez, melhorando a produtividade geral de todo o laboratório. Também minimiza significativamente o risco de erros, o que é especialmente importante para laboratórios que trabalham com amostras médicas sensíveis. Além disso, os sistemas de LIMS também facilitam a comunicação direta entre laboratórios e profissionais médicos ou outras instituições que solicitam testes de amostras, o que garante que os resultados sejam entregues de forma rápida e eficaz.

Os sistemas de LIMS têm uma aplicação muito específica. Diferentemente dos softwares de vendas, marketing ou suporte ao cliente, o software lims é focado no gerenciamento de amostras médicas e seu andamento no laboratório. No entanto, algumas soluções de software lims podem ser conectadas ou integradas a outros sistemas de gerenciamento de negócios, como um software de contabilidade. Um software lims geralmente está disponível em duas variantes distintas: a primeira é uma solução instalada e hospedada localmente na infraestrutura de TI do próprio laboratório e a segunda é um sistema baseado em nuvem que está disponível em um modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês).

Antes de tomar decidir qual software lims usar, as empresas precisam considerar algumas variáveis no processo de tomada de decisão. Essas considerações incluem, entre outras, o tamanho do laboratório, o número de usuários que requerem acesso ao sistema, se o acesso remoto é necessário ou não e se o software lims em questão é compatível com outros sistemas de negócios que o laboratório já utiliza. Para ser considerado um sistema de software lims, as soluções geralmente permitem que os laboratórios:

• Monitorem várias amostras à medida que são processadas pelo laboratório para que o progresso e a localização das amostras possam sempre ser determinados com facilidade

• Padronizem diferentes procedimentos e melhorem o fluxo de trabalho para minimizar o risco de erro humano durante a execução de testes e análises

• Gerenciem onde e como as amostras são armazenadas no ambiente do laboratório para que os funcionários possam encontrar amostras relevantes rapidamente quando for preciso

O que é um software de sistema de gerenciamento de informações de laboratório?

Um software lims é projetado para ajudar os laboratórios a gerenciar o ciclo de vida laboratorial de diferentes amostras. Os sistemas de LIMS são projetados para ajudar os laboratórios a gerenciar suas cargas de trabalho de forma eficaz e eficiente, assim como equilibrar produtividade com precisão. Além disso, os sistemas de LIMS podem ajudar os laboratórios a reduzir as chances de erro humano e o risco de problemas como troca de amostras ou rotulagem incorreta. Os sistemas de LIMS também ajudam os laboratórios a uniformizar suas atividades. Inclusive, alguns sistemas podem ser conectados a outros sistemas de negócios para permitir o compartilhamento automatizado de dados entre diferentes sistemas do tipo.

Os laboratórios modernos podem estar frequentemente ocupados e pressionados para analisar amostras rapidamente. O software lims permite que os laboratórios monitorem amostras e visualizem seu avanço ao longo do ciclo de vida do laboratório. Além disso, os sistemas de LIMS também centralizam dados de diferentes amostras e procedimentos distintos em um banco de dados de fácil acesso para que seja mais fácil e rápido encontrar informações quando necessário. Um software lims também pode ser usado para compartilhar automaticamente os resultados do laboratório com terceiros, como profissionais médicos. Isso facilita a comunicação entre os laboratórios e seus clientes, além de ajudar a reduzir significativamente os tempos de espera.

Muitos laboratórios modernos usam o LIMS para cumprir prazos apertados, realizar suas operações com eficiência e reduzir o risco de erros. Ao usar o software lims, os laboratórios podem centralizar dados e compartilhar informações com seus parceiros de maneira fácil e rápida. Além disso, os sistemas de LIMS permitem que os laboratórios padronizem procedimentos e práticas, o que contribui ainda mais para o funcionamento eficaz e profissional do negócio.

Quais são os benefícios do software lims?

Os benefícios do software lims são amplos e a maioria deles se concentra na ideia de monitorar a rota exata que uma amostra específica percorre em um laboratório. Algumas das vantagens mais específicas do uso do software lims em um laboratório moderno incluem:

• Monitoramento de amostras: o monitoramento de amostras desde o momento de sua chegada até o final do ciclo de vida do laboratório é um recurso crítico em qualquer sistema de LIMS. Isso possibilita que os técnicos de laboratório encontrem amostras facilmente quando necessário e, ao mesmo tempo, reduz o risco de perda de amostras.

• Padronização de operações e procedimentos: a padronização de protocolos pode ser alcançada facilmente com a ajuda de um sistema de LIMS. Isso é especialmente útil em laboratórios maiores que lidam com muitas amostras e testes diferentes diariamente. Além disso, um software lims pode criar procedimentos operacionais padrão, melhorando a qualidade geral e a eficiência do laboratório.

• Gerenciamento do armazenamento de amostras: armazenar amostras em laboratórios modernos pode ser complicado, especialmente em laboratórios que lidam com um grande volume de amostras. Um software lims automatiza a manutenção de registros de armazenamento de amostras e permite que os técnicos determinem a localização exata de amostras específicas de forma rápida e fácil, o que aumenta a produtividade e reduz o risco de perder amostras ou confundi-las.

• Compartilhamento automático dos resultados dos testes: o compartilhamento dos resultados dos testes com terceiros, como médicos ou hospitais, pode ser feito automaticamente com um software lims. O compartilhamento automatizado de resultados possibilita que os laboratórios funcionem com mais eficiência e garante que resultados de testes importantes sejam compartilhados com parceiros ou clientes assim que estiverem disponíveis. Além disso, a capacidade de compartilhar dados automaticamente garante que um laboratório funcione da maneira mais eficiente possível e mantenha os clientes satisfeitos.

• Pesquisa em um banco de dados centralizado: a maioria dos sistemas de LIMS possui um banco de dados centralizado que mantém registros detalhados de todas as amostras com as quais um laboratório trabalha e é possível fazer pesquisas nesse banco de dados para obter informações quando necessário. Ter acesso a um banco de dados centralizado melhora ainda mais a eficiência, além de possibilitar o compartilhamento facilitado de dados com outros sistemas de negócios, como sistemas de contabilidade. Além disso, o armazenamento de dados centralizado é particularmente útil quando os laboratórios estão envolvidos em estudos médicos ou ensaios clínicos, pois as informações históricas e atuais podem ser encontradas facilmente.

• Gerenciamento de estoque: o gerenciamento de estoque é uma parte crítica das operações diárias de qualquer laboratório. Ao usar um software lims para gerenciar estoque e suprimentos de laboratório, os laboratórios podem ter certeza de que essa importante função de negócios é mantida sob rígido controle. Alguns itens, como reagentes, são essenciais para a operação eficaz dos laboratórios. Portanto, poder rastrear dados como números de série, números de lote e datas de validade a partir de um local central torna o gerenciamento de estoque muito mais eficaz.

Quais são os recursos do software lims?

Os recursos de um software lims podem ser divididos entre recursos principais e recursos comuns, os quais geralmente podem ser encontrados em aplicações de LIMS. No entanto, além desses recursos, as aplicações de LIMS também podem ter vários recursos opcionais e podem diferir significativamente de uma solução para outra. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns dos software lims:

• Gerenciamento de fluxo de trabalho: gerenciar o fluxo de trabalho em um laboratório é um aspecto crucial da operação cotidiana de qualquer laboratório. Os sistemas de LIMS permitem que os laboratórios gerenciem seu fluxo de trabalho com mais eficiência, permitindo que as amostras sejam monitoradas em cada etapa do ciclo de vida do laboratório. Essa função estratégica é importante, pois pode melhorar muito a eficácia e a precisão de qualquer laboratório.

• Gerenciamento de estoque: manter o controle do estoque, como os reagentes e os consumíveis necessários para realizar testes, é outra função essencial na maioria dos laboratórios. Um software lims permite que os laboratórios automatizem o gerenciamento de estoque, acompanhando os níveis de estoque e informações importantes, como números de lote, datas de validade e informações de fornecedores.

• Gestão de instrumentos: manter os instrumentos em boas condições de funcionamento garante que um laboratório e seus resultados de teste sejam precisos e confiáveis. No entanto, laboratórios maiores geralmente têm uma vasta gama de instrumentos diferentes, o que dificulta o acompanhamento manual de seus status. Os sistemas de LIMS podem automatizar essa tarefa e informar aos técnicos de laboratório quando um instrumento específico deve ser reparado, calibrado ou se uma falha for detectada.

• Compartilhamento automatizado de dados: o compartilhamento de resultados de testes e outras informações com clientes garante que resultados de testes importantes sejam entregues automaticamente assim que estiverem prontos. Além disso, o compartilhamento automatizado de dados também reduz a carga de trabalho administrativa nos laboratórios e melhora a eficiência do laboratório, o que pode levar a uma melhor reputação e melhores resultados de negócios.

• Acompanhamento de conformidade: garantir que todos os procedimentos seguidos em um laboratório estejam em conformidade com as leis e com os padrões do setor é essencial. Os laboratórios geralmente realizam testes sensíveis. Por isso, a não conformidade com regulamentações específicas pode fazer com que resultados dos testes sejam invalidados. Um software lims pode ajudar os laboratórios a monitorar cada etapa de um procedimento específico para garantir que os testes sejam realizados em total conformidade com os padrões relevantes.

• Certificação de análise: a certificação dos resultados dos testes é, muitas vezes, um requisito para que os resultados dos testes sejam considerados válidos. Muitas aplicações de LIMS podem certificar eletronicamente os resultados dos testes anexando um certificado digital a eles. Os resultados certificados geralmente têm mais peso do que os resultados não certificados. Por isso, os clientes muitas vezes podem decidir contratar um laboratório que fornece resultados certificados, o que demonstra que esse é um recurso importante.

O que deve ser considerado ao adquirir um software lims?

Ao comprar um software lims, é crucial considerar muitos fatores. Existem inúmeras soluções de LIMS no mercado, mas nem todas são criadas igualmente. Embora quase todas as diferentes aplicações de LIMS tenham recursos principais semelhantes, existem diferenças entre os sistemas em relação aos recursos opcionais. Alguns dos pontos mais importantes que devem ser considerados são descritos abaixo:

• Quais são os principais recursos da solução de LIMS? É fundamental observar atentamente os principais recursos que a solução de LIMS em questão oferece. Fatores como se a solução aborda ou não todas as necessidades que um laboratório específico possa ter e se o sistema é adaptável ou não são considerações importantes. Além disso, também é importante avaliar as necessidades básicas de um laboratório antes de decidir sobre uma solução de LIMS específica. Em muitos casos, uma solução pode vir com muitos recursos extras opcionais que não são necessários e não são úteis. Além disso, deve-se sempre encontrar um equilíbrio entre as necessidades de um laboratório e os recursos que uma solução oferece.

• Quais são os objetivos pretendidos para a solução de LIMS? Nem todos os laboratórios são criados igualmente e nem todos os laboratórios se especializam na mesma área. No entanto, as soluções de LIMS podem ser usadas em qualquer tipo de laboratório, independentemente de o laboratório em questão trabalhar com amostras médicas, desenvolvimento de produtos, pesquisa ou controle de qualidade. Como tal, algumas soluções de LIMS são projetadas para uso em áreas específicas e priorizam recursos que se aplicam a essa área em detrimento de outras. Os laboratórios precisam examinar atentamente os recursos que uma solução de LIMS específica oferece e julgar se essa solução será ou não capaz de atender às necessidades do laboratório antes de efetuar uma compra. Compreender exatamente os objetivos pretendidos para uma solução de LIMS facilita encontrar a solução certa.

• Quais são os custos relacionados à solução de LIMS? As soluções de LIMS geralmente estão disponíveis em dois modelos de precificação. O primeiro é na forma de soluções tradicionais instaladas localmente que exigem maior envolvimento interno da TI e custos iniciais mais altos. O outro é uma solução no modelo SaaS, baseada em nuvem, e que oferece a vantagem de ter a implantação mais rápida e barata. Em termos de previsão de custos futuros de atualização, as soluções instaladas localmente estão nas mãos de departamentos internos. Além disso, os custos de atualização de SaaS são definidos pelo provedor. Portanto, são menos previsíveis a longo prazo. O principal fator para decidir o melhor modelo de precificação geralmente depende do orçamento inicial do laboratório. No entanto, é importante considerar todos os possíveis custos futuros ao fazer uma escolha. Basear a decisão no custo total de propriedade de uma solução específica dá ao laboratório uma ideia melhor do que exatamente ele está contratando antes da compra.

• Uma solução de LIMS ajudará o laboratório a atingir seus objetivos? Antes de escolher uma solução de LIMS específica, é importante considerar os objetivos de negócios que o laboratório deseja alcançar. Ao compreender esses objetivos claramente, é possível tomar melhores decisões e avaliar com mais cuidado se a solução de software em questão ajudará ou não a atingir esses objetivos. A compra de um sistema que não se encaixa no projeto pode levar a despesas grandes e desnecessárias futuramente, além de causar possíveis interrupções nos negócios.

• Uma solução de LIMS precisa permitir acesso remoto? Embora o trabalho de laboratório seja geralmente realizado presencialmente e nas instalações do laboratório, pode ser útil que os funcionários acessem os dados remotamente. Ao mesmo tempo, os laboratórios geralmente lidam com informações altamente confidenciais, as quais devem ser sempre armazenadas de forma segura. Se o acesso remoto for necessário, é importante procurar uma solução que dê ênfase especial à segurança dos dados e use criptografia de dados padrão do setor para proteger os dados quando estiverem sendo acessados remotamente.

• A solução de LIMS é adequada ao tamanho do laboratório? Nem todos os laboratórios têm o mesmo tamanho, o que significa que nem todos os laboratórios requerem a mesma solução. Por exemplo, um pequeno laboratório com apenas alguns funcionários pode não exigir as mesmas funcionalidades de um grande laboratório, com várias filiais, que processa muitas amostras por dia. A compra de um sistema dimensionado incorretamente para as necessidades de um laboratório específico pode ser um erro caro. Portanto, é melhor evitar esse erro analisando as necessidades atuais e futuras do laboratório antes de investir em um sistema.

• A solução de LIMS atende aos requisitos de armazenamento de dados? Os laboratórios geralmente trabalham com dados muito confidenciais e pessoais. Portanto, devem sempre considerar os requisitos legais relacionados ao armazenamento de dados. Vários países e jurisdições reforçaram significativamente sua abordagem a vazamentos de dados, tornando muito problemático o investimento em um sistema que não atenda aos padrões relevantes da proteção de dados pessoais.

• A solução de LIMS é compatível com outros sistemas do negócio? As empresas modernas geralmente têm vários sistemas de negócios e, em muitos casos, um sistema depende de dados de outros para executar sua função. Ao escolher uma solução de LIMS, é sempre uma boa ideia procurar um sistema que consiga interagir com outros sistemas de negócios pré-existentes. Por exemplo, a capacidade de um sistema de LIMS de interagir com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP em inglês) e de gestão de relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês) é um fator importante a ser considerado.

• O sistema de LIMS pode interagir com os equipamentos existentes do laboratório? Laboratórios que possuem muitas máquinas diferentes geralmente contam com o software lims para garantir que seus equipamentos recebam manutenção regularmente. Os sistemas de LIMS geralmente podem interagir diretamente com o equipamento para obter informações sobre o status atual e os requisitos de manutenção da máquina. No entanto, nem todos os sistemas podem interagir com todas as máquinas. Por isso, é importante levar isso em consideração ao escolher uma solução de LIMS.

Quais são as tendências mais relevantes dos software lims?

As tendências de software lims são outro fator importante que deve ser considerado ao decidir em qual solução investir. As tendências mais relevantes na área de LIMS são:

• Melhor gerenciamento de dados: atualmente, lidar com dados é mais crítico do que nunca. Além disso, os padrões de gerenciamento de dados estão em constante evolução e aprimoramento. Isso é importante principalmente para o setor de laboratórios devido à quantidade de dados que eles geram, manipulam e armazenam. O gerenciamento inteligente de dados é um requisito fundamental para qualquer solução de LIMS.

• Cibersegurança: os dados são uma mercadoria valiosa e os cibercriminosos sabem disso. Uma das tendências mais importantes para software lims é uma ênfase maior em segurança cibernética e proteção de dados. Cada vez mais fornecedores de softwares estão mudando para um modelo SaaS de precificação, que também impulsiona a busca por proteção aprimorada contra crimes cibernéticos, como hackers, phishing e mineração de dados.

• Manutenção de instrumentos: os laboratórios contam com instrumentos caros e complicados para realizar os testes. Além disso, os resultados estão diretamente relacionados à manutenção dos instrumentos. Por esse motivo, há uma demanda crescente entre os usuários de LIMS por uma melhor funcionalidade de gerenciamento de instrumentos.

• Sistemas pré-configurados: muitos laboratórios realizam testes complicados que devem atender a padrões específicos do setor e nem sempre é fácil acompanhar as muitas mudanças regulatórias que ocorrem. Por isso, os laboratórios estão buscando sistemas pré-configurados que já estejam atualizados com as últimas mudanças regulatórias.

• Maior dependência da inteligência artificial: poucas áreas ainda não foram afetadas pela inteligência artificial, que é uma tecnologia particularmente útil em soluções de LIMS. Os laboratórios estão constantemente procurando maneiras de melhorar a eficiência e a precisão e a IA tem se mostrado muito útil para atingir esse objetivo.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Sistemas de LIMS – Capterra do Reino Unido 2021 (data de acesso: segunda-feira, 30 de maio de 2022)

2. Google People Ask (data de acesso: segunda-feira, 30 de maio de 2022)

3. Tendências de LIMS – Soluções para laboratórios (data de acesso: segunda-feira, 30 de maio de 2022)