O software OCR, ou software de reconhecimento óptico de caracteres, é o nome dado às soluções de software capazes de digitalizar documentos não editáveis e convertê-los em um formato de arquivo editável, como um documento um arquivo de texto simples. Os documentos que podem ser digitalizados e convertidos incluem arquivos PDF, formulários em papel e outros documentos físicos, como contratos, recibos e faturas. Portanto, o software também pode converter documentos físicos de forma rápida e fácil em um formato digital editável sem a necessidade de recriá-los manualmente.

Em geral, a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres permite a conversão eletrônica de imagens de documentos escritos em texto codificado por máquina. Isso significa que os documentos podem ser convertidos após serem fotografados, digitalizados ou carregados diretamente no software. As ferramentas de OCR podem ser usadas em uma ampla variedade de áreas, como contabilidade e recursos humanos. No entanto, o software talvez seja mais comumente usado na área de entrada de dados, na qual permite que textos manuscritos ou impressos sejam digitalizados rapidamente com o mínimo de intervenção humana. Além de possibilitar a edição de documentos não editáveis, esse processo de digitalização também facilita o compartilhamento de documentos usando métodos on-line, o armazenamento de documentos em um banco de dados ou repositório digital, a busca de documentos por palavras ou termos específicos e o carregamento de documentos para a Internet.

O reconhecimento óptico de caracteres é uma tecnologia que se baseia no reconhecimento de padrões, inteligência artificial e aprendizado de máquina. As melhores soluções do mercado podem ajudar indivíduos e empresas a aprimorarem a eficiência e produtividade, permitindo que documentos críticos sejam armazenados, corrigidos e duplicados com segurança. Os software OCR às vezes são categorizados junto a softwares de extração de dados e programas de PDF. No entanto, eles também compartilham semelhanças com soluções como os softwares de gestão de documentos e os softwares de captura eletrônica de dados.

Os recursos precisos incluídos nos pacotes de software OCR variam dependendo de quanto o software é avançado e qual é o público-alvo principal. No entanto, existem alguns recursos principais em quase todas as soluções desse tipo, com alguns recursos comuns contidos em um grande número de programas de OCR. Como resultado, a grande maioria dos pacotes de software permitirá que os usuários executem as seguintes ações:

• Extrair o texto de uma variedade de documentos digitalizados, fotografados ou carregados on-line e criar um arquivo de texto editável

• Converter documentos em vários arquivos de vários formatos, incluindo Microsoft Word, Excel e texto simples

• Transformar documentos PDF digitalizados em documentos PDF editáveis e pesquisáveis

• Salvar os documentos de texto editáveis em um arquivo, para que possam ser facilmente acessados para uso futuro

O que é um software OCR?

Os softwares OCR fazem parte de uma categoria de soluções de software projetadas para digitalizar o texto de documentos ou arquivos não editáveis, reconhecer os caracteres no texto e convertê-lo em um formato de arquivo editável e pesquisável. Isso pode incluir documentos PDF digitalizados, formulários em papel, recibos, contratos e outros documentos físicos e a conversão deles para Microsoft Word, texto simples ou outro formato editável. A principal tecnologia usada por esses softwares inclui reconhecimento de padrões, inteligência artificial e aprendizado de máquina.

Os recursos dos softwares de digitalização de OCR os tornam úteis para qualquer empresa ou indivíduo que deseje converter documentos físicos em documentos digitais para gerar um arquivo digital. As ferramentas de OCR também são comumente associadas à área de entrada de dados, permitindo que registros impressos em papel sejam convertidos em registros digitais. Nesse sentido, estes softwares são frequentemente vistos como um meio de digitalizar conteúdo. É importante ressaltar que a maioria das soluções também pode converter arquivos digitais não editáveis ou "somente leitura" em arquivos digitais editáveis.

Portanto, um dos principais usos dos software OCR é a capacidade de criar conteúdo digital sem a necessidade de recriá-lo manualmente. A maioria dos programas de OCR pode detectar os caracteres dentro de um documento automaticamente e produzir um documento de texto editável, o que significa que há pouca necessidade de intervenção humana no processo. Ferramentas desse tipo também podem criar um banco de dados totalmente pesquisável ou converter documentos para o formato de preferência.

Quais são os benefícios do software OCR?

Os benefícios dos software OCR são voltados para empresas, profissionais que trabalham em áreas como entrada de dados e outros indivíduos ou organizações que precisam digitalizar ou arquivar documentos de texto. No entanto, é importante notar que os vários benefícios oferecidos são potencialmente de longo alcance. Além disso, os usos de um programa de OCR podem se estender a usuários individuais e profissionais que trabalham em uma ampla variedade de funções. Portanto, explorar alguns dos benefícios mais específicos fornecidos pelo software pode ajudar, incluindo os seguintes:

• Maior produtividade na entrada de dados: o processo de inserção manual de dados de documentos digitais não editáveis, ou documentos físicos em papel, pode ser demorado e exigir mão de obra significativa. Além disso, há também a possibilidade de erro humano, principalmente se houver altas demandas de produtividade. Com isso em mente, um dos principais benefícios vinculados ao uso dos software OCR é sua capacidade de aumentar a produtividade na entrada de dados. Soluções de software de alta qualidade desta categoria podem processar vários documentos simultaneamente e converter as informações em um formato de texto editável. Essas informações podem ser facilmente inseridas em um banco de dados ou convertidas em diferentes formatos de arquivo, o que significa que muito mais dados podem ser inseridos em um curto espaço de tempo. À medida que a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres e a inteligência artificial como um todo continuam a melhorar, o nível de precisão também é aprimorado. A tecnologia de OCR digitaliza e recria o texto incluído em um documento de forma precisa, eliminando a possibilidade de erros de digitação. Sendo assim, em muitos casos, o software oferece maior produtividade e precisão aprimorada.

• Segurança e acessibilidade aprimoradas: o processo de digitalização de documentos via OCR pode ajudar indivíduos, empresas e outras organizações a converter documentos físicos em arquivos digitais. A partir disso, também é possível fazer backup dos arquivos duplicando-os e armazenando-os em outro lugar. Este é um sistema muito mais seguro do que o armazenamento de documentos físicos em papel, que podem ser extraviados, danificados ou perdidos, e oferece maior segurança às organizações. Além disso, o processo de extrair texto de um documento físico ou converter um documento digital não editável pode aumentar a acessibilidade, pois os documentos podem ser localizados com muito mais facilidade. Igualmente, também fica muito mais fácil encontrar informações específicas contidas nesses documentos, porque esse processo garante que esses documentos se tornem totalmente pesquisáveis. A maior segurança fornecida pelas opções de armazenar e fazer backup de documentos totalmente editáveis também pode ajudar a proteger as empresas de algumas das grandes ameaças de segurança cibernética (conteúdo em inglês), como a exclusão de dados ou ataques de ransomware.

• Maior suporte para conversão de texto em fala: um dos benefícios potenciais mais interessantes associados às ferramentas de OCR é a capacidade de pegar um documento não editável ou físico e transformá-lo em um documento que pode ser lido e interpretado por um software de conversão de texto em fala. Isso tem o potencial de permitir que pessoas com deficiência visual, assim como pessoas com dificuldade de leitura por qualquer outro motivo, entendam e interpretem todos os tipos de documentos, incluindo arquivos PDF digitalizados, documentos físicos manuscritos, formulários, faturas, recibos, entre outros. Alguns dos melhores software OCR podem até incluir a funcionalidade de conversão de texto em fala incorporada, o que pode tornar esse processo significativamente mais eficiente. Isso pode ajudar tanto indivíduos quanto empresas nos esforços para melhorar a acessibilidade no local de trabalho.

Quais são os recursos dos software OCR?

Os recursos dos software OCR são baseados principalmente no reconhecimento óptico de caracteres e tecnologia semelhante para extrair informações de documentos físicos digitalizados ou documentos digitais carregados on-line e, em seguida, colocar essas informações em um arquivo digital editável. Embora possa haver diferenças sobre a implementação dos recursos, o nível de precisão do software e quais opções avançadas estão incluídas, a maioria das soluções incluirá os seguintes recursos principais:

• Extração de texto: processar documentos de texto digital, documentos em papel ou imagens contendo texto, extrair o texto do arquivo e colocá-lo em um novo documento. O documento resultante pode estar em vários formatos de arquivo diferentes, incluindo texto simples, PDF ou um documento do Microsoft Word. O mais importante é que o arquivo digital resultante seja totalmente editável e pesquisável. Isso permite que o texto possa ser alterado e significa que palavras ou frases específicas podem ser facilmente localizadas. Os melhores aplicativos de OCR podem detectar palavras em documentos digitalizados, fotografados ou importados automaticamente e, em seguida, recriar com precisão essas palavras para que o significado seja mantido. Além disso, as soluções de ponta incluirão a tecnologia de reconhecimento inteligente de caracteres (ICR na sigla em inglês) ou reconhecimento inteligente de palavras (IWR na sigla em inglês), permitindo que documentos de texto manuscritos e com letras cursivas sejam convertidos em um formato digital mais legível.

• Conversão de documentos: converter documentos, imagens e outros arquivos digitais em um formato que permita que sejam editáveis e pesquisáveis. Os formatos de arquivo suportados por cada pacote de software OCR são diferentes, mas alguns dos formatos mais comuns incluem arquivos do Microsoft Word (.doc, .docx etc.), arquivos do Microsoft Excel (.xls, .xlsx, .xlsm etc.), arquivos de texto simples (.txt) e HTML. Além dessa conversão permitir que os usuários editem e façam adições ao texto contido em um documento, ela também pode ajudar a tornar os documentos mais amplamente compartilháveis. A maioria dos software OCR oferece suporte à conversão para os tipos de arquivo mais comuns para facilidade de uso e acessibilidade.

• Conversão de PDF: converter documentos PDF digitalizados em documentos PDF editáveis. Em geral, os documentos de texto armazenados no formato de arquivo PDF podem ser divididos em duas categorias principais. A primeira categoria são os arquivos PDF criados e salvos como arquivos digitais. O segundo tipo são os arquivos PDF criados pela digitalização de documentos físicos, livros ou papel. Este segundo é, historicamente, muito mais difícil de trabalhar porque o texto é armazenado como uma imagem digitalizada e não como texto digital. No entanto, os software OCR podem reconhecer os caracteres contidos na imagem digitalizada e convertê-los em texto. Isso possibilita converter um documento PDF digitalizado em um documento no qual o texto pode ser editado e pesquisado. Isso não apenas facilita o trabalho com o documento, mas também é uma maneira valiosa de digitalizar livros e textos físicos. Tal processo pode ser útil para preservação em longo prazo e criação de bibliotecas digitais.

• Suporte a vários idiomas: os software OCR funcionam através da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres e, em muitos casos, também da tecnologia de reconhecimento óptico de palavras, para fornecer resultados mais precisos. No entanto, soluções de ponta reconhecerão caracteres e palavras de vários idiomas diferentes. O suporte para múltiplos idiomas pode ser especialmente importante em situações em que os idiomas têm características visuais únicas, como o uso de acentos ou sinais diacríticos como o trema em alemão. Isso ajuda a evitar situações em que essas marcas são mal interpretadas ou ignoradas pela tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres. O processo de conversão de texto escrito de diferentes idiomas para texto digital também pode ser essencial para qualquer situação em que se pretenda realizar traduções digitais automáticas, pois permite que o texto seja importado para um tradutor.

• Importação/exportação de dados: importar dados do dispositivo ou armazenamento externo e converter o arquivo. Depois que um arquivo convertido é criado, ele também pode ser exportado de dentro da aplicação, permitindo que ele seja salvo em qualquer pasta ou em um dispositivo de armazenamento externo à parte. Os dados importados também podem ser arquivados e armazenados para uso futuro. Geralmente, esse arquivo pode ser facilmente acessado a partir do software OCR. Além disso, os usuários também poderão pesquisar, neste repositório, por um arquivo específico ou conteúdo específico presente em todos os arquivos.

• Captura de documentos por dispositivos móveis: capturar uma imagem de um documento em um dispositivo móvel, como um smartphone ou tablet, e salvar essa imagem no dispositivo. A partir disso, o arquivo pode ser usado nos melhores leitores de OCR para extrair texto e salvá-lo em um formato de texto editável. Esse processo de captura de documentos por dispositivos móveis elimina a necessidade de digitalizar um documento porque a imagem capturada atende basicamente ao mesmo propósito. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres reconhecerá padrões, caracteres e palavras na imagem capturada, criará um documento de texto e permitirá que o usuário salve o documento resultante como um arquivo de texto, um arquivo do Microsoft Word, um arquivo PDF ou um arquivo de formato semelhante.

O diretório de software OCR do Capterra permite que os usuários avaliem as soluções disponíveis com base nos recursos incluídos. Por exemplo, um usuário pode optar por ver apenas pacotes de software que contenham captura de documentos por dispositivos móveis ou suporte a vários idiomas. Isso torna todo o processo de busca do software muito mais eficiente.

O que deve ser considerado ao adquirir um software OCR?

Ao comprar um software OCR, muitos fatores precisam ser considerados na decisão final. Um ponto principal para os compradores focarem deve ser encontrar a melhor solução para suas necessidades específicas, em vez de simplesmente tentar encontrar o melhor produto de modo geral. Afinal, pode haver recursos desnecessários e, sem o nível certo de cuidado, isso pode resultar em investimento em uma solução de OCR mais avançada do que o necessário. Por outro lado, uma boa solução completa pode não fornecer um recurso específico e muito necessário oferecido em um pacote diferente. Uma boa maneira de abordar essa questão é perguntar e tentar responder a uma série de perguntas, como:

• Quanto custa o software OCR? Ao adquirir um software de qualquer tipo, o custo precisa ser cuidadosamente considerado. Indivíduos e empresas geralmente têm um orçamento ideal. Por isso, é fundamental encontrar a opção mais adequada que caiba neste orçamento. O custo pode ser uma questão mais complicada do que pode parecer inicialmente. Portanto, os compradores devem ir além de simplesmente comparar o preço de um programa de OCR com o de outro. A melhor maneira de abordar esse ponto é comparar o custo total de propriedade entre os produtos considerados. Isso pode incluir vários custos ocultos ou menos óbvios. Alguns dos principais exemplos incluem o custo de configuração do software, o custo de treinamento de funcionários para usar o software corretamente e o custo de armazenamento dos dados relevantes, além do armazenamento seguro desses dados. Também vale a pena pensar nas atualizações do software, com que regularidade essas atualizações são lançadas e se haverá necessidade de pagar por atualizações. É claro que, com softwares baseados em nuvem, as taxas de assinatura contínuas também precisam ser adicionadas à equação.

• Qual é a finalidade do software OCR? Os compradores devem pensar cuidadosamente sobre a finalidade de uso do software OCR, pois isso pode ajudar a focar a pesquisa. Embora possa ser benéfico que as ferramentas de OCR possuam uma ampla variedade de recursos, alguns deles provavelmente não serão utilizados. Portanto, deve-se enfatizar as funções mais críticas. Por exemplo, se uma empresa precisa digitalizar documentos físicos regularmente, a capacidade de importar arquivos de imagem se torna o foco principal, enquanto a tecnologia precisa ser capaz de lidar com documentos digitalizados com diferentes layouts. Se uma empresa precisa digitalizar documentos de vários idiomas e pretende traduzi-los digitalmente, a tecnologia de OCR multilíngue é obrigatória. Se os usuários são mais propensos a usar um telefone celular do que uma digitalizadora, é vital adquirir uma solução com captura de documentos por dispositivos móveis e boa otimização móvel. Concluindo, as prioridades do comprador contribuirão muito para determinar qual é a melhor solução para suas necessidades específicas e é crucial não perder de vista essas prioridades individuais.

• Qual é a melhor opção de implantação do software? Em geral, as ferramentas de OCR podem ser divididas em duas categorias principais quando o assunto é implantação do software. A implantação local é a abordagem mais tradicional, na qual os compradores adquirem a licença do software e assumem a responsabilidade de realmente instalar o software, executá-lo, gerenciar dados relacionados e manter a segurança. É uma abordagem com altos custos iniciais, mas que fornece o máximo de controle e também evita taxas contínuas de assinatura. Por outro lado, a principal alternativa é a implantação baseada em nuvem, que conta com um provedor de serviços terceirizado que implanta o software remotamente usando a tecnologia de nuvem. Existem vários benefícios nessa abordagem, incluindo a capacidade de acessar o software OCR remotamente em uma ampla variedade de dispositivos. O provedor de serviços terceirizado assume a responsabilidade de armazenar os dados e protegê-los, sendo esses dados armazenados automaticamente em um backup. Apesar de existirem taxas de assinatura contínuas associadas a essa abordagem, ela tem custos de inicialização extremamente baixos e os custos de longo prazo são previsíveis e podem ser facilmente calculados. Embora possa haver um vencedor claro para alguns compradores, o debate sobre implantação de nuvem versus implantação local (conteúdo em inglês), geralmente se resume a preferências pessoais e às questões relacionadas com a infraestrutura de TI.

• Quais são os formatos de arquivo suportados? É fundamental que o software OCR escolhido se encaixe nos planos gerais de um indivíduo ou organização. É importante que o suporte a diferentes formatos de arquivo seja verificado com cuidado. Além disso, os compradores precisam se concentrar em encontrar uma solução de OCR que possa importar e exportar formatos de arquivo já usados. Em termos de formatos de arquivo de saída, é melhor encontrar uma opção que possa criar, no mínimo, arquivos do Microsoft Word, Microsoft Excel, texto simples e HTML. Outros formatos de arquivo também podem se tornar importantes se forem usados com frequência no cotidiano da empresa. Quanto aos arquivos que podem ser importados, é melhor encontrar uma solução que ofereça suporte a esses mesmos formatos de arquivo, juntamente a vários formatos de imagem comuns, como JPEG, JPG, PNG, GIF, EPS e RAW. Novamente, pode haver a necessidade compatibilidade com formatos de imagem adicionais caso sejam usados com frequência.

Quais são as tendências mais relevantes dos software OCR?

As tendências mais relevantes dos software OCR precisam ser cuidadosamente consideradas antes de decidir qual software adquirir. Os compradores precisam saber se o software que estão adquirindo foi projetado considerando essas tendências principais. Além disso, entender um pouco sobre as tendências também pode ajudar a destacar porque determinados recursos são importantes. Em geral, algumas das tendências mais significativas nesta área incluem o seguinte:

• Maior uso de IA e aprendizado de máquina: a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres geralmente funciona por meio do reconhecimento de padrões, com o software sendo capaz de detectar a aparência de cada letra. No entanto, à medida que a tecnologia continuou a melhorar, também houve um emprego maior da tecnologia de inteligência artificial. Nesse caso, ela é usada para entender palavras inteiras e o significado das palavras. Uma das principais tendências relacionadas aos documentos de OCR é o uso de IA e do aprendizado de máquina para levar o reconhecimento óptico de caracteres a outro patamar. Ao interpretar o significado e compreender padrões de forma mais completa, a tecnologia tem o potencial de reconhecer caracteres que estão em uma página e completar palavras que possam ter sido perdidas por desgaste, danos físicos a um documento ou problemas com o processo de impressão. Ao final, isso pode levar a conversões mais precisas e completas de documentos. Além disso, a tecnologia pode ser usada para restaurar os textos ao estado pretendido.

• Implantação de software baseado em nuvem: embora a escolha entre a implantação local e na nuvem dependa de vários fatores, é importante observar que a implantação baseada na nuvem está se tornando mais popular. Isso se dá pois as empresas reconhecem os benefícios associados ao armazenamento de dados na nuvem, evitando os altos custos iniciais vinculados à implantação local, e as vantagens de poder acessar o software facilmente de locais remotos. Geralmente, o software baseado em nuvem pode ser acessado usando qualquer dispositivo com um navegador da Web moderno e acesso à Internet. Isso pode ser especialmente valioso quando as ferramentas de OCR precisam ser usadas fora de um local de trabalho físico.

• Acessibilidade por dispositivo móvel e otimização: No passado, um aplicativo de OCR era normalmente usado em um computador, com uma digitalizadora, ou usando arquivos digitais existentes. Hoje, no entanto, há uma necessidade maior de acessibilidade por dispositivo móvel. Além disso, a captura de dados por dispositivos móveis é uma das tendências mais importantes ligadas aos software OCR. As melhores soluções oferecerão acesso por meio de dispositivos móveis ou poderão até disponibilizar um aplicativo móvel dedicado. A otimização móvel permitirá que os usuários naveguem facilmente pelos menus em uma tela sensível ao toque menor. Ao mesmo tempo, o processo de digitalização exigirá apenas uma câmera de smartphone. A maioria dos funcionários de uma empresa terá acesso a um smartphone com uma câmera decente e o acesso a um pode ser fornecido quando não for o caso ou quando o acesso a uma digitalizadora for geralmente mais limitado. Portanto, a acessibilidade por dispositivo móvel é essencial para garantir que todos os funcionários em um local de trabalho possam utilizar o software OCR de qualquer lugar do mundo.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Por que a segurança cibernética para pequenas empresas é importante? - Blog do Capterra do Reino Unido (data de acesso: domingo, 29 de maio de 2022)

2. No local vs na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? - Blog do Capterra do Reino Unido (data de acesso: domingo, 29 de maio de 2022)