Programas de sincronização de arquivos são uma plataforma na qual vários usuários em diferentes locais colaboram, compartilham e editam arquivos simultaneamente. O aplicativo sincroniza as alterações feitas por um usuário em um documento em todas as versões disponíveis. Isso assegura que todos tenham a versão mais recente do arquivo, com pontos de dados atualizados, mesmo quando estiverem trabalhando à distância, em locais distintos.

Os benefícios dos programas de sincronização de arquivos

Muitas empresas estão usando celulares para o trabalho oficial. Aplicativos na nuvem e acessibilidade baseada em navegadores estão promovendo essa tendência. Isso torna os programas de sincronização de arquivos fundamentais para empresas, porque aprimoram a colaboração e permitem que os usuários acessem arquivos em qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, permitem o compartilhamento de arquivos com segurança na nuvem.

O programa oferece vários benefícios, alguns dos quais estão relacionados a seguir:

• Melhor colaboração entre equipes: e-mails são o método mais preferido para compartilhar arquivos em uma organização. Mas e-mails têm limitações com relação ao tamanho do anexo e capacidade de sincronização em tempo real. Por outro lado, os programas de sincronização de arquivos permitem o compartilhamento de arquivos e pastas de qualquer tamanho entre usuários dentro e fora da organização. O programa oferece a liberdade de compartilhar arquivos de vários modos, como, por exemplo, anexos diretos ou links compartilháveis.
• Acesso às informações mais atualizadas: com os programas de sincronização de arquivos, cada usuário tem a versão mais recente de arquivos, independentemente de sua localização geográfica. Alterações feitas por qualquer parte serão imediatamente visíveis a todas as partes interessadas. Eles podem até mesmo restaurar a versão anterior do arquivo caso não aceitem as alterações.

Recursos típicos dos programas de sincronização de arquivos

• Backup e recuperação: crie vários backups de arquivos e pastas e recupere arquivos perdidos ou excluídos.
• Sincronização em tempo real: supervisione arquivos e pastas em busca de alterações e sincronize todas as versões em tempo real.
• Criptografia: criptografe os dados em repouso e em trânsito para proteger as informações com segurança.
• Agendamento da sincronização: agende a sincronização para uma data e horário fixos.
• Trilha de auditoria: mantenha um registro sequencial de todas as alterações feitas em arquivos e pastas, juntamente com os detalhes como as alterações feitas, nome, horário e data.

O que levar em consideração ao comprar programas de sincronização de arquivos

• Padrões de segurança de dados: uma vez instalados, os programas de sincronização de arquivos podem ser usados para quase todos os arquivos, documentos, imagens, contratos e acordos que você criar e compartilhar interna e externamente. No entanto, antes de comprar uma solução, avalie detalhadamente seus padrões de segurança e o provedor do serviço. Certifique-se de que o software criptografa seus dados em trânsito e em repouso, especialmente se os arquivos não estiverem armazenados no seu próprio servidor. Além disso, recomendamos verificar as medidas de segurança adicionais, como, por exemplo, autenticação multifator e logon único.
• Capacidade de apagar dados remotamente: funcionários que deixam a empresa ou que perdem equipamentos do escritório (laptops ou celulares) geram um risco de roubo ou mau uso de dados oficiais. Recomendamos optar por uma solução com a capacidade de exclusão remota, para que você possa excluir à distância arquivos empresariais sensíveis dos dispositivos dos funcionários.
• Conformidade: toda empresa precisa cumprir os vários padrões do setor, que dependem do tipo de operações de negócios, regulamentos do setor, região de operação e normas de segurança de dados. Ao enviar arquivos pela Internet, é necessário que os programas de sincronização de arquivos cumpram os padrões regulatórios que se aplicam à sua organização.

Tendências relevantes dos programas de sincronização de arquivos

• A inteligência artificial melhora a indexação e a pesquisa: o desafio de um repositório compartilhado é que ele logo fica desordenado porque os funcionários nem sempre removem documentos ou versões antigas com regularidade. Alguns fornecedores (Google e Box) estão adicionando capacidade de inteligência artificial (AI na sigla em inglês) para abordar essa questão. A AI do Google adivinhará os arquivos que os usuários talvez estejam procurando e oferecerá sugestões para remover uma versão que não foi acessada por um período de tempo especificado. A ferramenta aprende as ações do usuário e oferece recomendações para arquivos e colegas com os quais os usuários podem querer colaborar. Quando tais inovações aumentarem a eficiência, mais fornecedores adicionarão AI às suas ferramentas.
• A segurança dos dados deve ser o fator decisivo para pequenas empresas: com a maioria dos aplicativos sendo implantados na nuvem e os dados sendo armazenados em servidores remotos, mesmo as pequenas empresas estão expressando preocupação com a segurança de seus dados.