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Programas de Arquivamento

Programa de arquivamento: os produtos dessa categoria otimizam o armazenamento, a descoberta e a recuperação de documentos empresariais, e-mails e páginas de sites.

Armazene dados de backup pelo tempo que for necessário para atender aos requisitos normativos e de negócios.
O NAKIVO Backup & Replication oferece uma abordagem integrada para a proteção de dados em ambientes virtuais, físicos, na nuvem e SaaS. Com uma variedade de opções de armazenamento, é possível manter os backups no local, fora do local, na nuvem da AWS/Azure ou em fita pelo tempo que precisar. Reduza o tamanho do backup eliminando duplicações e compactando dados para minimizar os custos de armazenamento. Recupere instantaneamente arquivos e objetos de aplicativos a partir de backups compactados sem duplicações, sem restaurar primeiro o backup inteiro. Saiba mais sobre o NAKIVO Backup & Replication

Recursos

  • Gerenciamento de armazenamento
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Potencialize o conteúdo com uma solução DAM premiada e serviço incomparável. A partir de US$ 29.900 por ano.
Reconhecida pelos usuários da Capterra por melhor valor e melhor facilidade de uso, a Widen é a empresa de gestão de ativos digitais que faz o que diz, se esforçando para ser a melhor parte do dia dos clientes, todos os dias. Atendendo principalmente organizações de médio a grande porte com mais de 1.000 funcionários, as soluções baseadas em nuvem da Widen para DAM empresarial, fluxo de trabalho criativo e gestão da marca oferecem uma experiência completa de software de alta qualidade e serviço inigualável. Saiba mais sobre o Acquia DAM (Widen)

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Arquivamento econômico e eficiente de seus backups no serviço de armazenamento na nuvem de sua escolha.
O CloudBerry Backup permite arquivar dados em todos os principais serviços de armazenamento na nuvem pública, incluindo Amazon Glacier, Azure Archive Cold Blob Storage e Google Coldline. O modo de arquivo aprimorado do CloudBerry Backup mescla automaticamente seus arquivos em um único arquivo, que é então carregado no armazenamento de backup. Essa abordagem reduz o número de solicitações enviadas ao armazenamento e também ajuda a reduzir os custos de armazenamento. Inicie sua avaliação gratuita agora. Saiba mais sobre o MSP360 Managed Backup

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Solução de backup de servidor que permite que empresas de todos os tamanhos restaurem e protejam automaticamente os dados da empresa por e-mail e muito mais.
Solução de backup de servidor que permite que empresas de todos os tamanhos restaurem e protejam automaticamente os dados da empresa por e-mail e muito mais. Saiba mais sobre o Backblaze B2 Cloud Storage

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Uma solução abrangente de backup e recuperação de dados em nível empresarial para fornecer uma proteção poderosa para toda a carga de trabalho do seu negócio.
Vinchin Backup & Recovery é uma solução de proteção de dados de nível empresarial fácil de usar que oferece uma estratégia de backup e recuperação abrangente, otimizada em termos de custo e altamente escalonável para seus dados críticos de negócios em virtualizações (incluindo VMware, Hyper-V, XenServer, XCP-ng, oVirt, RHV, Oracle OLVM, Sangfor HCl, OpenStack, Huawei FusionCompute, H3C CAS/UIS, ZStack, Proxmox), bancos de dados, arquivos maciços, servidores físicos e dispositivos NAS em ambientes de nuvem privada, nuvem pública e nuvem híbrida. Saiba mais sobre o Vinchin Backup & Recovery

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Comece a executar backups para arquivar dados em menos de 15 minutos. O Comet é uma plataforma de backup tudo-em-um rápida e segura para profissionais de TI.
Comece a executar backups para arquivar dados em menos de 15 minutos. O Comet é uma plataforma de backup tudo-em-um rápida e segura para equipes de TI, empresas e fornecedores de serviços gerenciados (MSP na sigla em inglês). Você controla o ambiente de backup e o destino de armazenamento (local, AWS, Google Cloud Storage, Azure, Backblaze, Wasabi ou outros provedores de armazenamento S3). O software de backup é compatível com empresas em 110 países, em 10 idiomas. Preços simples e lucrativos. Sem contrato. Suporte, atualizações, replicação e renovação da marca são gratuitos. Teste grátis de 30 dias. Saiba mais sobre o Comet Backup

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O Cohesity inaugura uma nova era na gestão de dados, facilitando, como jamais visto, o backup, a gestão e a extração de informações a partir dos dados.
O Cohesity inaugura uma nova era em gestão de dados que resolve um enorme desafio enfrentado pelas empresas atualmente: fragmentação de dados em massa. A grande maioria dos backups de dados empresariais, arquivos, compartilhamentos de arquivos, armazenamentos de objetos e dados usados para teste/desenvolvimento e análise fica em silos de infraestrutura fragmentada, o que dificulta a proteção, encarece a gestão e dificulta a análise. O Cohesity consolida silos em uma única plataforma na internet, abrangendo no local, na nuvem e na borda. Saiba mais sobre o Cohesity

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O Rubrik simplifica o backup e a recuperação em ambientes de nuvem híbrida. Elimine a complexidade herdada consolidando hardwares diferentes.
O Rubrik é uma plataforma única que gerencia todos os dados na nuvem, na borda ou no local para backup, recuperação de desastres, arquivamento, conformidade, análise e gestão de dados de cópia. O Rubrik alimenta seus dados instantaneamente (para recuperação para testes/desenvolvimento) e libera reduções de custos de uma arquitetura convergente. Saiba mais sobre o Rubrik

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Para organizações maiores, com mais de 20 usuários. Controle de versão, fluxo de trabalho, conformidade, Internet, desktop e dispositivo móvel pronto. API grátis.
Para organizações maiores, com mais de 20 usuários e que procuram uma solução de arquivamento e gestão de registros de nível corporativo. Processos automatizados de fluxo de trabalho e aprovação de documentos. Integração com MS Office, controle de versão, grupos de usuários seguros, pesquisa poderosa. Instalado no local ou na nuvem, desktop e pronto para dispositivos móveis. Digitalização de documentos com OCR. API documentada gratuita, AD opcional, SharePoint e assinatura eletrônica. Saiba mais sobre o FileHold

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Varra. Classifique. Automatize. Distribua. Arquive. O software Ademero ajudará você a controlar seus documentos.
O Content Central oferece a organizações como a sua acesso rápido e fácil às suas informações. O sistema tudo em um de gestão de documentos baseado em navegador fornece o que mais importa para você: acesso, velocidade, automação de processos e segurança. Aqui estão alguns breves destaques da solução: Suporte incluído 24 horas; integra-se ao Microsoft Office e outros aplicativos de negócios; preços simples; sem módulos. Saiba mais sobre o Content Central

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A recuperação rápida do SolarWinds Backup restaura a continuidade das operações dos clientes após qualquer desastre. Agora, isso é paz de espírito.
O que você vai fazer quando chegar esse desastre? Com o Solarwinds Backup, você restaura a continuidade das operações dos clientes em minutos. O SolarWinds Backup fornece proteção completa local e na nuvem para todos os dados, em todos os dispositivos, em todos os locais. Recupere-se rapidamente de falhas de tecnologia, desastres naturais ou erros de usuários simples com recuperação bare metal, restauração de servidores virtuais e arquivamento de longo prazo. Tudo isso protegendo os clientes remotamente. Saiba mais sobre o Cove Data Protection

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Faça capturas de tela de sites e arquive-as automaticamente a cada hora, dia, semana ou mês.
Com o Stillio, você pode obter capturas de tela do site e arquivá-las automaticamente. O Stillio ajuda você a arquivar importantes páginas da internet, manter registros de conformidade regulatória, monitorar concorrentes, aprimorar as percepções de posicionamento de SEO, verificar anúncios, supervisionar violações de direitos autorais, acompanhar tendências, bem como capturar a sua herança digital online e a gestão da marca. Saiba mais sobre o Stillio

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O Imagen fornece um portal central na nuvem para armazenar grandes coleções de mídia. Com ferramentas avançadas para pesquisar e gerenciar vídeos em grande escala.
O Imagen ajuda empresas, organizações esportivas e empresas de mídia a revelar o valor de suas bibliotecas de conteúdo em constante crescimento com acesso rápido, seguro e controlado por meio de uma plataforma de gerenciamento de conteúdo altamente personalizável. Entre os clientes estão organizações líderes nos setores de esportes, mídia e empresas, inclusive MLB, Channel 4, Aon, The Press Association, ATP Media, IMG, Endemol e BP. Saiba mais sobre o Imagen

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A capacidade de arquivamento do NetX otimiza o armazenamento, a descoberta e recuperação de ativos digitais.
A capacidade de arquivamento do NetX otimiza o armazenamento, a descoberta e recuperação de ativos digitais. Com ferramentas que ajudam você com a eliminação de duplicação de dados, gestão de armazenamento e controle de versão. Expire ou arquive facilmente ativos do NetX em um processo manual ou automatizado. Os clientes descrevem continuamente a interface do usuário como "bonita", a equipe como "útil e amigável" e a solução como "adequada". Venha e saiba por que o DAM é a solução mais adequada e fácil de usar do mercado. Nuvem e Onprem. Saiba mais sobre o NetX

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A plataforma Unifier da Dicom Systems oferece fluxos de trabalho de imagens médicas robustos e personalizáveis.
O Unifier da Dicom Systems é uma solução flexível de gerenciamento de imagens médicas que pode ser integrado a sistemas já existentes, facilitando o acesso a imagens e estudos médicos. A plataforma avançada e personalizável oferece uma ampla gama de recursos, incluindo roteamento inteligente de DICOM e HL7, lista de trabalho de modalidade DICOM, desidentificação de informações de saúde protegidas e arquivamento neutro de fornecedores. Saiba mais sobre o Dicom Systems Unifier Platform

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Software de gestão de documentos e conteúdo empresarial fácil de implementar e fácil de usar. Acesse seus arquivos com segurança a partir de qualquer lugar.
O Contentverse é um software de gestão de documentos fácil, que adere aos padrões do setor e se integra adequadamente ao hardware e programa existentes. A versatilidade do Contentverse permite que as soluções sejam implementadas em vários mercados verticais, como contabilidade, construção, educação, serviços financeiros, assistência médica, fabricação, jurídico e governamental, entre outros. Se a sua organização possui papelada, deseja digitalizar e possui processos para gerenciar, o Contentverse é a resposta. Saiba mais sobre o Contentverse

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O Seascape for Notes extrai dados históricos do IBM Lotus Notes para arquivos PDF/XML/JSON independentes ou bibliotecas do SharePoint.
O Seascape for Notes ajuda a preservar dados históricos fora do IBM Lotus Notes e Domino. Ele exporta os bancos de dados do Lotus Notes como arquivos PDF/XML/JSON independentes, retendo documentos, visualizações, links e metadados. Além disso, o Seascape habilita o upload fácil de documentos arquivados para o Microsoft SharePoint ou o Office 365. Saiba mais sobre o SWING Seascape for Notes

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Capture, classifique automaticamente e arquive e-mails diretamente do Outlook 365 para o SharePoint e o Teams.
O Colligo Email Manager for Microsoft 365 é ideal para empresas de médio e grande porte que usam o SharePoint Online em setores com requisitos de conformidade regulatória ou política. O complemento do SharePoint permite capturar e classificar automaticamente e-mails e anexos diretamente do Outlook para o SharePoint e o Teams. O produto extrai metadados automaticamente, permite a colaboração e compartilhamento de conteúdo e garante aos usuários a localização rápida das informações que eles procuram. Para fins de arquivamento, é possível mover e-mails do Outlook para o SharePoint em massa ou de uma maneira automatizada e programada, diária, semanal ou mensal. Saiba mais sobre o Email Manager for Microsoft 365

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O Veeam® Backup for Microsoft Office 365 é uma solução abrangente que permite fazer backup e restaurar seus dados do Office 365.
O Veeam® Backup for Microsoft Office 365 é uma solução abrangente que permite fazer backup e restaurar seus dados do Office 365, inclusive Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business e Microsoft Teams, para que seus dados estejam sempre protegidos e acessíveis. A Veeam oferece o poder de fazer backup seguro do Office 365 em qualquer lugar, inclusive no local, na nuvem em hiperescala ou em um provedor de serviços. Saiba mais sobre o Veeam Backup for Microsoft Office 365

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Arquivamento de e-mails com o ArcTitan. O ArcTitan é um produto de arquivamento de e-mail para empresas que permite aos usuários arquivar com segurança e-mails comerciais.
Arquivamento de e-mails com o ArcTitan. O ArcTitan é um produto de arquivamento de e-mail para empresas que permite aos usuários arquivar, com segurança, os e-mails comerciais e simplesmente recuperar esses e-mails arquivados. O ArcTitan é rápido, seguro e compatível com o Office 365. Pesquisa e recuperação rápida Arquivo de e-mail do Office 365 Aprimora significativamente a funcionalidade de pesquisa e armazenamento de e-mail do Office 365. Custos e economia de tempo enormes Faça uma avaliação gratuita do ArcTitan ainda hoje, suporte incluído. Saiba mais sobre o ArcTitan Email Archiving

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O Meridian é um sistema de gestão de documentos de engenharia que fornece uma única fonte de verdade para equipes de operações e manutenção.
O Meridian, da Accruent, é um sistema de gestão de documentos (EDMS, na sigla em inglês) de engenharia desenvolvido especificamente para fornecer uma única fonte de verdade no complexo ambiente operacional, de projetos e de engenharia atual. Ele ajuda as equipes de operações e manutenção a simplificar a gestão de documentos, garantir a segurança e a conformidade e maximizar a colaboração em toda a empresa. As soluções baseadas na nuvem e no local ajudam as empresas a superar os pontos problemáticos recorrentes associados a soluções herdadas ou sistemas genéricos de gestão de documentos. Saiba mais sobre o Meridian

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Arquive e preserve dados enterrados em seu conjunto de aplicativos, como Slack, Confluence ou 0365, para obter dados centralizados inteligentes.
Conecte tudo para encontrar qualquer coisa. Sua única fonte de verdade. Arquivar e preservar dados dos aplicativos mais inovadores de hoje em dia no local de trabalho pode ser complicado. Com o Onna, você pode preservar e conectar dados enterrados em seu conjunto de aplicativos, como Slack, Confluence ou O365, para preservação e arquivamento centralizados de dados. Saiba mais sobre o Onna

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Solução de análise, arquivamento e indexação de arquivos baseada na nuvem. Arquive em seu próprio armazenamento na nuvem.
O SISCIN FileArchiver é uma solução de análise, arquivamento e indexação de arquivos baseada na nuvem. É um painel único para visibilidade total de todos os dados do servidor de arquivos. O SISCIN cria um estoque do seu servidor de arquivos e apresenta relatórios para mostrar os maiores arquivos, arquivos mais antigos, arquivos duplicados e muito mais. A solução também pode automatizar o processo de mover arquivos mais antigos ou acessados com menos frequência para seu próprio armazenamento na nuvem, deixando para trás stubs de atalhos para os usuários recuperarem seus arquivos. Saiba mais sobre o ComplyKEY SISCIN

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Solução VNA para a gestão e o compartilhamento de imagens médicas, fotos e documentos, dentro da própria clínica e entre terceiros
O Acuo VNA é uma solução para o controle e a troca de imagens médicas, a qual utiliza tecnologia para simplificar o compartilhamento dos documentos entre a própria clínica e também para terceiros. Através dela, é possível montar prontuários médicos completos e processar imagens de forma mais ágil. Além disso, o software oferece um portal de gestão com acesso imediato a diversas funções administrativas, como permissões de usuários à plataforma, e relatórios corporativos acerca de seu desempenho. Saiba mais sobre o Acuo VNA

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O O365 Manager Plus é a solução completa do Office 365 com geração de relatórios, auditoria, supervisão, gerenciamento, alertas e capacidade de delegação.
O O365 Manager Plus é uma solução de geração de relatórios, auditoria, supervisão, gerenciamento e alertas para o Office 365. Com essa solução, administre facilmente o Exchange Online, Azure AD, Skype for Business, OneDrive for Business e outros serviços do Office 365 em um único lugar. Cumpra os mandatos industriais com relatórios de auditoria detalhados. Crie funções personalizadas para delegação entre inquilinos e baseada em domínio. Monitore a configuração do Office 365 sem interrupção e receba notificações por e-mail em tempo real quando ocorrer a degradação do serviço. Saiba mais sobre o M365 Manager Plus

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Tudo sobre Programas de Arquivamento

O programa de arquivamento se trata de uma solução de software projetada para ajudar empresas a reter e proteger dados inativos enquanto os movem do armazenamento primário para o armazenamento secundário. A maioria dos softwares de arquivamento está baseado em nuvem e permite que grandes quantidades de dados sejam armazenadas a longo prazo. Isso pode ser crucial para empresas em crescimento porque a quantidade de dados que precisam ser armazenados e mantidos em segurança geralmente aumenta à medida que o negócio cresce.

Por meio do uso de um programa de arquivamento, as empresas podem armazenar uma ampla variedade de documentos, e-mails, páginas de sites legados, conteúdo online, entre outros. O arquivo pode incluir dados estruturados e não estruturados. Além de ajudar a armazenar esses dados a longo prazo e reter os dados para qualquer necessidade futura de recuperação, ele também pode ser usado para liberar espaço no armazenamento primário, que pode ser reservado aos dados mais críticos para operações do dia a dia.

Embora as soluções de arquivamento sejam usadas principalmente por empresas, elas também podem ser usadas por instituições de caridade, organizações sem fins lucrativos, instituições acadêmicas, pesquisadores, cientistas e indivíduos em várias outras profissões nas quais a coleta e armazenamento de dados a longo prazo é uma característica importante do ofício.

Uma das principais razões pelas quais as empresas adotam um software de arquivamento é para que os dados possam ser retidos e mantidos em segurança, ao mesmo tempo em que cumprem os regulamentos e as políticas de armazenamento. As funções do programa de arquivamento significam que ele é frequentemente categorizado junto a softwares de backup e soluções de software de gerenciamento de dados. Outra categoria de software semelhante é o software de arquivamento de e-mail. Esse tipo de solução serve a um propósito quase idêntico, embora com foco específico na retenção de comunicações por e-mail e dados relacionados.

Depois que os dados são arquivados, o processo de recuperação geralmente é simples e pode ser realizado usando ferramentas integradas de pesquisa. Além disso, alguns dos recursos dos softwares de arquivamento de arquivos podem variar significativamente. No entanto, existem alguns recursos essenciais contidos em quase todos os pacotes de software desse tipo, que ajudam a defini-los. Como resultado, a maioria dos usuários poderá realizar as seguintes ações:

  • mover dados que não estão sendo usados no momento para armazenamento secundário e mantê-los seguros

  • pesquisar nos arquivos para encontrar arquivos específicos ou um conteúdo específico

  • estabelecer diferentes níveis de autorização e determinar quem tem acesso a arquivos e pastas

  • armazenar várias versões do mesmo arquivo ou documento e navegar entre essas versões

  • garantir a conformidade com as regulamentações de dados e as políticas de negócios sobre retenção de dados

O que é um programa de arquivamento?

Programa de arquivamento, ou aplicativo de arquivamento, é o nome dado a uma solução de software que pode ser usada para reter dados inativos e mantê-los seguros enquanto os remove do armazenamento primário. Essa movimentação de dados do armazenamento primário para o secundário permite que empresas, organizações e indivíduos mantenham dados mais antigos, que podem ser úteis novamente no futuro, mas que não estão em uso no momento e que não devem ser necessários no futuro imediato. Os itens adicionados a um arquivo podem incluir documentos, e-mails, páginas da Web e conteúdo on-line publicado anteriormente.

Por meio do software, os dados do arquivo podem ser armazenados e mantidos seguros em um repositório, que pode ser acessado a qualquer momento. Podem ser estabelecidos níveis de autorização para que apenas indivíduos específicos dentro de uma empresa tenham acesso ao arquivo. Além disso, arquivos e pastas individuais também podem ter diferentes níveis de autorização aplicados. Isso ajuda com questões de conformidade, ao mesmo tempo em que mantém as informações confidenciais longe de olhares indiscretos.

A maioria das soluções de arquivamento de alta qualidade incluirá a funcionalidade integrada de pesquisa, tornando mais fácil para os usuários encontrar os arquivos e pastas específicos que estão procurando ou até mesmo o conteúdo específico desses arquivos. A grande maioria das soluções modernas é baseada em nuvem. Também vale destacar que os dados também podem ser movidos do armazenamento secundário associado ao arquivo de volta para o armazenamento primário, o que significa que os dados arquivados podem ser transformados em dados ativos ou "em uso".

Quais são os benefícios do programa de arquivamento?

Os benefícios de usar um programa de arquivamento podem variar significativamente, dependendo das necessidades do usuário. No entanto, na maioria das vezes, esses benefícios estão centrados na ideia de poder mover dados inativos para fora do armazenamento primário, mantendo-os seguros, protegidos e acessíveis para uso futuro. Sendo assim, alguns dos aspectos positivos comuns ou generalizados associados à aquisição de um software de arquivamento de arquivos de alta qualidade incluem o seguinte:

  • Arquivamento seguro de dados inativos: a principal vantagem associada ao uso de soluções de arquivamento de dados talvez seja a capacidade de armazenar dados inativos em um local seguro. A maioria das soluções é baseada em nuvem, o que significa que os dados arquivados são armazenados com segurança na nuvem, mas outras soluções permitem que os dados arquivados sejam armazenados em dispositivos de armazenamento secundários. Independentemente disso, os dados são removidos do armazenamento primário, permitindo uma abordagem mais simplificada à retenção de dados. Enquanto isso, os dados inativos permanecem acessíveis se forem necessários novamente no futuro. Muitas soluções de arquivamento também permitem que diferentes versões do mesmo arquivo sejam mantidas no arquivo. Isso significa que, por exemplo, é possível acessar versões mais antigas de uma página da Web ou versões mais antigas de um documento corporativo. Manter dados inativos pode ser necessário por vários motivos, mas essa retenção de versões diferentes também pode ser vantajosa, pois permite que empresas ou indivíduos revertam os dados atuais para uma versão anterior, se isso for desejável no futuro.

  • Conformidade com as regulamentações de dados: entre os outros grandes benefícios do uso de programa de arquivamento está a capacidade de reter dados por longos períodos, sem ocupar o espaço de armazenamento tão necessário, mas, ao mesmo tempo, em conformidade com as regras, regulamentações e políticas de negócios. Por exemplo, alguns dados da empresa, como informações financeiras, podem precisar ser retidos por um período mínimo, podendo ser vários anos. No entanto, muitos desses dados podem estar inativos, o que significa que não estão em uso ou são necessários para as operações do dia a dia. O arquivamento por meio de um pacote de software garante que a empresa permaneça totalmente em conformidade com a necessidade de reter os dados, ao mesmo tempo que a empresa também consegue liberar espaço no armazenamento primário e otimizar seus dados ativos. Este mesmo princípio pode ser aplicado a dados que legalmente precisam ser retidos ou dados que devem ser retidos com base na política da empresa.

  • Melhora do desempenho do sistema: a capacidade de mover dados antigos e inativos da mídia de armazenamento primária para uma área de armazenamento secundária pode trazer benefícios significativos em termos de melhoria do desempenho geral do sistema. Isso ocorre principalmente porque armazenar muitos dados no armazenamento primário pode levar a uma sobrecarga, levando os sistemas de TI a funcionar mais lentamente. Por outro lado, reservar armazenamento primário apenas para dados ativos pode ajudar a garantir que os sistemas funcionem mais rapidamente, enquanto a remoção de dados desnecessários também pode tornar mais fácil e rápido encontrar dados ativos necessários para realizar operações diárias. Os sistemas de arquivamento permitem que indivíduos e organizações desenvolvam um processo claro para mover dados para o arquivo para que o espaço de armazenamento primário esteja sempre disponível.

  • Acessibilidade e recuperação de dados: além de fornecer aos usuários opções para armazenar dados inativos com segurança, cumprir as regulamentações e otimizar o desempenho do sistema, um dos maiores pontos positivos da aquisição de um software de arquivamento é a opção de acessar dados inativos sempre que necessário. Embora esses dados sejam removidos do armazenamento primário, eles continuam fáceis de encontrar, especialmente quando o software possui ferramentas integradas de pesquisa robustas.

Quais são os recursos do programa de arquivamento?

Os recursos do programa de arquivamento giram em torno da ideia de pegar dados inativos do armazenamento primário e movê-los para um local de armazenamento secundário. Isso resulta na criação de um arquivo de dados anteriores ou inativos, que ainda pode ser acessado ou restaurado a qualquer momento. Recursos específicos podem variar de uma solução para outra, dependendo de fatores como o público-alvo ou o setor empresarial alvo. Além disso, algumas soluções são voltadas para tipos específicos de dados. No entanto, também existem alguns recursos principais, encontrados na esmagadora maioria das soluções desse tipo, e alguns recursos comuns, que os compradores podem esperar encontrar na maioria das soluções. As características principais incluem:

  • Arquivamento e retenção de dados: mover dados inativos, não utilizados ou legados do armazenamento primário para o armazenamento secundário para criar um arquivo de dados. Os dados que estão sendo movidos do armazenamento primário ajudam a liberar espaço e melhorar o desempenho do sistema, ao mesmo tempo em que remove os itens desnecessários dos dispositivos de armazenamento e facilita a classificação dos dados ativos restantes. Depois que os dados são adicionados ao arquivo, eles ainda podem ser acessados, visualizados, editados ou até mesmo restaurados em dispositivos de armazenamento primário, se necessário. As melhores soluções incluirão várias opções integradas de segurança, ajudando organizações e indivíduos a manter seus dados arquivados protegidos contra ameaças à segurança cibernética. Com o passar do tempo, isso resulta na criação de um banco de dados de arquivo seguro e confiável. Um software de arquivamento de alta qualidade também fornecerá ferramentas e opções para renomear arquivos, bem como para classificar os dados arquivados em pastas ou categorias lógicas.

  • Pesquisa de texto completo: examinar um arquivo inteiro usando a funcionalidade de pesquisa de texto completo para que informações específicas possam ser encontradas de forma rápida e fácil. O melhor software fornecerá aos usuários opções para inserir sequências de texto e encontrar dados no repositório que correspondam a esta sequência. Além de explorar nomes de arquivos, deve ser possível pesquisar sequências de texto específicas em documentos ou e-mails. Isso pode ser útil especialmente em situações em que é necessário encontrar informações altamente específicas. Algumas soluções também permitirão que os arquivos tenham palavras-chave ou categorias alocadas a eles, o que pode ajudar a aumentar ainda mais a eficácia do recurso de pesquisa. Enquanto isso, melhorias contínuas na tecnologia de reconhecimento de fala também tornaram possível encontrar informações arquivadas por meio de comandos de voz.

  • Gerenciamento de retenção de dados: definir políticas ou regras para retenção de dados de modo que as informações corretas sejam movidas para o local de armazenamento secundário associado ao software de arquivamento. Por meio de um gerenciamento cuidadoso de retenção de dados, os usuários podem estabelecer precisamente quais dados devem ser arquivados e quais dados devem ser mantidos no armazenamento primário. O estabelecimento de regras e políticas oferece um nível de padronização a esse processo, ao mesmo tempo em que possibilita automatizar muitas das tarefas associadas. Essencialmente, quando algumas dessas tarefas de arquivamento podem ser automatizadas, isso libera mais tempo do funcionário, que pode ser investido em tarefas mais complexas, aumentando a produtividade geral.

  • Controles/permissões de acesso: definir diferentes níveis de autorização e controlar quem tem acesso a diferentes arquivos e pastas dentro do arquivo. Na maioria dos casos, as permissões podem ser gerenciadas individualmente, o que significa que funcionários específicos podem ter acesso concedido ou negado, dependendo da natureza de seus cargos ou suas circunstâncias específicas. No entanto, além disso, as permissões podem ser definidas de forma mais ampla para que todos os funcionários do mesmo departamento tenham acesso ou para que gerentes e a equipe sênior tenham acesso, enquanto que outros funcionários são restringidos. As melhores soluções dessa categoria podem ir além, permitindo que os documentos no arquivo sejam definidos como "somente leitura" para alguns usuários, mas editáveis para outros usuários. Em última análise, os controles de acesso e as permissões podem ser usados para restringir o acesso a quem precisa e manter os olhares indiscretos longe das informações mais sensíveis ou confidenciais contidas no arquivo.

  • Gestão de conformidade: supervisionar as informações relacionadas à conformidade e definir regras ou parâmetros claros para que o processo de arquivamento de dados não infrinja a legislação ou as políticas da empresa. Por meio dos recursos de gestão de conformidade do software de arquivamento, os usuários podem estabelecer com precisão quais tipos de dados devem ser arquivados e quais não devem. Também pode ser possível definir regras para que os dados arquivados sejam excluídos após um período definido, o que pode ajudar as empresas a cumprir as regras de proteção de dados. Algumas das ações realizadas para garantir que as regras e regulamentações sejam obedecidas podem ser potencialmente automatizadas. Ao mesmo tempo, soluções de ponta também podem fornecer opções de integração com softwares de conformidade dedicados, permitindo que os usuários monitorem quaisquer problemas nessa área e os resolvam rapidamente.

  • Controle de versão e recuperação: armazenar e acessar diferentes versões do mesmo arquivo, para controle total da versão dos dados arquivados. Essa capacidade de acessar versões anteriores de um arquivo significa que páginas da Web antigas ou versões antigas de documentos da empresa podem ser restauradas sob demanda. Além dessa capacidade de restaurar diferentes versões de um arquivo, o software de arquivamento com recursos de controle de versão de alta qualidade também capacitará os usuários a visualizar quaisquer revisões ou alterações feitas nos dados ao longo do tempo. Isso pode melhorar a transparência dentro de uma organização e ajudar os usuários a entender como a versão atual de um determinado arquivo surgiu.

Usando o diretório de programas de arquivamento do Capterra, os compradores podem classificar todas as opções disponíveis, com base nos recursos que eles têm a oferecer. Como resultado, a lista de opções de softwares pode ser reduzida e o processo de pesquisa pode começar com foco claro nas soluções com maior probabilidade de serem viáveis. Isso também significa que empresas e outros compradores evitem perder tempo explorando opções que não contenham os principais recursos necessários.

O que deve ser considerado ao comprar um programa de arquivamento?

Ao comprar um programa de arquivamento, há vários pontos importantes que os compradores devem considerar. Isso é especialmente importante por restringir as opções disponíveis para a solução de software mais adequada às necessidades específicas do comprador. Uma forma eficiente de abordar isso é analisar uma série de perguntas, as quais podem ajudar a concentrar os esforços. Além disso, pensar sobre essas perguntas e encontrar respostas para elas pode ajudar a definir mais claramente qual é a solução ideal. Exemplos de algumas das principais perguntas a serem feitas incluem:

  • Quanto custa o programa de armazenamento? Antes de comprar um aplicativo de arquivamento, é essencial considerar o custo, mas essa consideração precisa ir além do preço inicial do software. A maioria das soluções de arquivamento atuais são baseadas em nuvem e serão distribuídas no modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), o que significa que haverá taxas de assinatura contínuas a serem pagas. Em situações em que o software não é baseado em nuvem, o custo inicial para adquirir a licença do software é apenas uma parte da equação. Os compradores também precisarão considerar o custo de configuração do software e o custo de armazenamento dos dados relevantes. No entanto, mesmo além disso, vários custos ocultos ou inesperados podem surgir. As empresas, por exemplo, precisam pensar em quanto custará treinar funcionários para usar o software de arquivamento de forma eficaz, embora também possa haver custos associados ao acesso a atualizações do software ou à aquisição de suporte. Portanto, os compradores precisam adotar uma abordagem holística para a questão do custo. Além disso, vale a pena dedicar tempo para analisar o custo total de propriedade e uso contínuo previsto.

  • O arquivamento de dados está em conformidade com a Lei Geral sobre a Proteção de Dados (LGPD na sigla em português)? Embora as soluções de arquivamento possam desempenhar um papel na facilitação da conformidade com as regulamentações e as políticas da empresa, também é essencial que os compradores considerem os problemas de conformidade relevantes para o arquivamento de dados. Por exemplo, em muitos países, a introdução da LGPD significa que as organizações devem manter apenas dados razoáveis sobre clientes e que esses dados pessoais não devem ser mantidos por mais tempo do que o necessário. Além disso, os dados dos clientes precisam ser mantidos seguros para minimizar as chances de cair nas mãos de hackers e outros cibercriminosos. Com isso em mente, vale a pena avaliar as várias opções de software disponíveis e buscar aquelas que foram projetadas com essas questões de conformidade em mente.

  • Qual é o melhor método de implantação? Em geral, com softwares, há duas opções principais de implantação para escolher. A implantação local é a abordagem com a qual a maioria dos compradores está familiarizada. Ela envolve a compra de uma licença de software pelo usuário e a sua instalação em seus sistemas, assumindo a responsabilidade pelo armazenamento de dados e segurança cibernética. A alternativa à implantação local é a abordagem baseada em nuvem, com implantação ocorrendo remotamente, usando tecnologia em nuvem. Um provedor de serviços terceirizado é responsável por realmente implantar o software, mantê-lo atualizado, armazenar dados relevantes e implementar medidas de segurança. Enquanto isso, o usuário geralmente pagará uma taxa de assinatura contínua em troca de acesso a esse serviço. Embora esta seja uma escolha simples com muitos pacotes de software, a maioria das opções modernas de software de arquivamento são baseadas em nuvem. Isso ocorre porque os softwares baseados em nuvem fornecem acesso remoto aos usuários, ao mesmo tempo que o armazenamento pode ser facilmente ampliado ou reduzido, dependendo de quanto espaço de armazenamento é necessário. Softwares baseados em nuvem também têm custos iniciais extremamente baixos e os custos de longo prazo são previsíveis porque geralmente consistem apenas na taxa de assinatura acordada. Além disso, ainda existem alguns benefícios relacionados à implantação no local, incluindo uma maior sensação de controle, a liberdade para o usuário implementar suas medidas de segurança e a remoção de taxas de assinatura de longo prazo. A maioria dos compradores deve optar pela abordagem baseada em nuvem para softwares nesta categoria, mas os prós e contras devem ser considerados.

  • Quais tipos de arquivamento são suportados? Os compradores também precisam considerar os tipos de arquivamento suportados por diferentes soluções no mercado e compará-los com seus requisitos. Em particular, é importante notar que alguns softwares de arquivamento buscam alcançar um tipo de arquivamento muito específico, sendo um bom exemplo disso o arquivamento de e-mail, enquanto que outras soluções são mais multifuncionais. Algumas soluções podem arquivar somente arquivos de um formato específico, mas outras opções podem arquivar qualquer dado, independentemente do formato. As melhores soluções podem lidar com dados estruturados e não estruturados, enquanto algumas só conseguem lidar com um tipo. Compreender essas diferenças facilita para que os compradores encontrem a solução certa para eles.

Quais são as tendências mais significativas dos programas de arquivamento?

As tendências mais significativas de programa de arquivamento também devem ser cuidadosamente analisadas antes de tomar uma decisão de compra totalmente consciente. Os compradores precisam saber que o software no qual estão investindo está atualizado e projetado com consciência das tendências atuais e emergentes. Isso também ajuda a garantir que o software continue útil em um futuro próximo, em vez de funcionar como uma solução de curto prazo. Algumas das tendências mais importantes relacionadas a aplicativos de arquivamento e retenção de dados estáticos são exploradas a seguir:

  • Crescente necessidade de acesso móvel: em quase todos os tipos de soluções de software, uma grande tendência da qual os compradores precisam estar cientes é a crescente demanda por acesso móvel e acesso remoto em geral. Para muitos, empresas operando a partir de escritórios únicos estão ficando no passado e, à medida que as empresas continuam adotando conceitos como trabalho remoto e híbrido, a demanda por acesso móvel a softwares só crescerá ainda mais. Com o software de arquivamento, algumas soluções podem fornecer um aplicativo móvel dedicado, enquanto outras fornecerão acesso por meio de navegadores da Web móveis e tecnologia de nuvem. Independentemente, compradores que precisam priorizar a acessibilidade móvel devem pesquisar cuidadosamente as opções disponíveis e selecionar uma solução que possa ser acessada em um dispositivo móvel e que tenha sido totalmente otimizada para uso em smartphones menores ou tablets com telas sensíveis ao toque.

  • Necessidades avançadas de gerenciamento de dados: as empresas modernas lidam com mais dados hoje do que em qualquer momento anterior da história. Como resultado, as empresas têm necessidades de gerenciamento de dados muito mais avançadas que precisam ser atendidas por soluções de arquivamento. Dependendo da natureza do negócio, a natureza exata dessas necessidades avançadas pode variar. Algumas empresas precisam cada vez mais de opções de armazenamento que deixem os dados inalteráveis e com data e hora totalmente marcados, com recursos semelhantes à tecnologia blockchain. Outras empresas, no entanto, podem exigir recursos avançados de edição de dados ou a necessidade de lidar com grandes quantidades de dados.

  • Aumento global dos ataques de ransomware: por fim, uma das maiores ameaças à segurança cibernética que organizações e indivíduos enfrentam ao armazenar grandes quantidades de dados é o problema crescente dos ataques de ransomware. Os ataques de ransomware podem deixar empresas totalmente inoperantes, mas também podem ameaçar a existência de dados, especialmente quando todos os dados da empresa são armazenados no local. Isso fornece outro argumento convincente a favor de optar por uma solução de arquivamento baseada em nuvem. Além dos benefícios externos do armazenamento em nuvem, as empresas também podem capitalizar a experiência de terceiros em segurança cibernética.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

  1. Como as PMEs do Reino Unido estão lidando com o ransomware em comparação com seus vizinhos europeus? - Blog da Capterra do Reino Unido - Página em inglês - (data de acesso: quarta-feira, 8 de junho de 2022)