Sistemas de Gestão de Transportes

Os sistemas de gestão de transportes são uma solução de software empresarial interdepartamental que permite que as organizações gerenciem e supervisionem as operações relacionadas ao transporte. Entre suas funcionalidades, estão o acesso a informações importantes sobre o uso e a disponibilidade do transporte, juntamente com o planejamento de muitos dos processos associados à expedição e logística. Além disso, esses softwares podem automatizar algumas das tarefas ou atividades associadas ao gerenciamento de transporte, liberando mais tempo para ser investido em outras áreas, incluindo aquelas que não podem ser automatizadas.

Embora os softwares sejam mais comumente associados a empresas de expedição, entrega, importação e exportação, um sistema de gestão de transportes (TMS na sigla em inglês) pode ser usado por qualquer empresa que opere uma frota de veículos. Por meio do uso inteligente e eficaz de uma solução de software desse tipo, uma empresa pode gerenciar cuidadosamente os trabalhadores de campo, otimizar o uso de veículos e fornecer aos motoristas informações valiosas que podem facilitar seu trabalho.

Algumas das principais atividades normalmente gerenciadas por meio de softwares de gestão de transportes incluem agendamento de entregas ou viagens, gerenciamento da frota de veículos de uma empresa e otimização de rotas, para minimizar atrasos e reduzir riscos aos motoristas. No entanto, é essencial entender que essas soluções geralmente são interdepartamentais, o que significa que também há opções relacionadas ao gerenciamento de relacionamento com clientes, gerenciamento de pedidos, gerenciamento de entregas, entre outros.

Geralmente, há uma aproximação significativa em termos de funcionalidade com outras categorias de software, como sistemas de roteirização e sistemas de expedição. Com isso em mente, os softwares de gestão de transportes podem ser usados como alternativas a essas soluções, assim como pode ser possível integrar essas soluções com um sistema de TMS, resultando na melhor compreensão das questões relacionadas a transportes.

Embora possa haver algumas diferenças significativas entre os recursos adicionais oferecidos e a variedade de departamentos adicionais dentro de uma empresa que podem utilizar um desses sistemas, a maioria dos sistemas de gerenciamento de transporte terá funcionalidades centrais semelhantes. Além disso, alguns recursos são comuns a ponto de ajudar a definir essa categoria de software. Geralmente, esses sistemas permitem que os usuários:

• Gerenciem continuamente uma frota de veículos e monitorem as informações relevantes relacionadas à manutenção

• Planejem rotas de expedição ou entregas e acompanhem o status de motoristas ou veículos específicos dentro da frota em tempo real

• Acompanhem os dados de desempenho, incluindo o uso de combustível, prazos de entrega, distância percorrida e número de horas trabalhadas

• Gerenciem pedidos e logística, negociem com transportadoras e forneçam atualizações para clientes ou parceiros de negócios

O que é um sistema de gestão de transportes?

Sistema de gestão de transportes é o nome dado às soluções de software destinadas a auxiliar empresas em diversas tarefas relacionadas à gestão de transportes. Frequentemente, são empresas envolvidas com importação, exportação ou prestação de serviços de entrega. No entanto, esses sistemas podem ser utilizados por qualquer empresa que possua necessidades nesta área ou que opere uma frota de veículos, incluindo aquelas que oferecem serviços de passageiros. Essencialmente, tais sistemas servem como pontos centrais de acesso de dados cruciais e fornecimento de informações aos trabalhadores de campo.

Por meio do uso de sistemas de gestão de transportes, ou sistemas de TMS, as empresas podem supervisionar muitas das operações relacionadas à expedição e logística. Algumas tarefas mais previsíveis ou repetitivas também podem ser automatizadas, liberando mais tempo para funcionários e gerentes se concentrarem em atividades mais complexas.

Os sistemas de gerenciamento de transporte, em particular, podem permitir que as empresas agendem entregas, trabalhem de forma mais colaborativa com as transportadoras e planejem as rotas ideais para os motoristas a fim de limitar as interrupções e minimizar riscos à segurança dos motoristas. Além disso, os softwares podem obter informações em tempo real sobre o status atual de uma frota, o tempo que as entregas estão demorando e o status de manutenção dos veículos. Um software de alta qualidade desse tipo também pode rastrear veículos específicos dentro de uma frota e até identificar sua exata localização.

Quais são os benefícios dos sistemas de gestão de transportes?

Os benefícios dos sistemas de gestão de transportes estão relacionados principalmente à capacidade de monitorar informações importantes sobre uma frota e operadores de veículos e reunir informações relevantes para diferentes departamentos da empresa. No entanto, um software desse tipo também pode facilitar a execução de muitas tarefas, melhorando a eficiência e a produtividade de modo geral. Além disso, os compradores devem compreender algumas das vantagens específicas associadas à aquisição de um pacote de software desta categoria. De modo geral, a maioria das soluções oferecerá aos usuários os benefícios descritos a seguir:

• Processos centralizados: uma das maiores vantagens dos sistemas de gestão de transportes é a centralização de diversos processos. A maioria das melhores soluções inclui funcionalidades interdepartamentais, permitindo que informações importantes sejam acessadas pelos responsáveis pela tomada de decisões em diferentes setores de um negócio. Por exemplo, muitos softwares de TMS reunirão recursos relacionados a gerenciamento de pedidos, gerenciamento de expedição, gerenciamento de relacionamento com o cliente, gerenciamento de transportadoras, rastreamento de pacotes, monitoramento em tempo real, gerenciadores de trajeto, entre outros recursos. Ter todos os dados associados armazenados em uma solução de software centralizada facilita a localização de informações importantes. Entretanto, isso também significa que diferentes departamentos de uma organização podem compartilhar dados e se comunicar de forma mais eficaz.

• Monitoramento de funcionários: os sistemas de gestão de transportes permitem que as empresas monitorem os trabalhadores de campo e outros envolvidos nos processos de transporte e logística. As melhores soluções de gestão de transportes permitem que as empresas visualizem informações de localização e status em tempo real, o que lhes permite monitorar o desempenho e a atividade com precisão. Embora o monitoramento de funcionários precise ser executado com cuidado para evitar invasão de privacidade ou impacto negativo na confiança, a pesquisa encontrou vários benefícios. Uma pesquisa do Capterra (página em inglês) realizada no Reino Unido sobre monitoramento de funcionários descobriu que os benefícios mais citados por eles são remuneração justa pelo trabalho que fazem, monitoramento ao longo do tempo, visão aprimorada das operações diárias dos negócios e melhor compreensão daqueles com os melhores e os piores desempenhos de uma empresa. Os sistemas de gestão de transportes fornecem um nível de monitoramento de funcionários sem invasão excessiva. Isso significa que as empresas que operam frotas não precisarão investir em um software de monitoramento de funcionários à parte.

• Atividades automatizadas: outra vantagem significativa associada ao uso de sistemas de gestão de transportes é a capacidade de automatizar várias tarefas repetitivas, previsíveis e triviais associadas a expedição, gerenciamento de expedição e logística. Entre elas, podem incluir o envio automático de atualizações de rastreamento para os clientes, a atualização automática dos dados de desempenho e o recebimento automático de alertas sobre as ações que precisam ser tomadas. A automação traz muitos benefícios possíveis, incluindo a garantia de que a ação seja tomada no melhor momento possível e de que as tarefas não serão negligenciadas. Afinal, inteligência artificial não requer descanso ou folga. Portanto, as ações podem ser realizadas 24 horas por dia, 7 dias por semana, em qualquer época do ano. Além disso, por meio da automação, os funcionários terão mais tempo para se concentrarem em outras áreas, o que pode ajudar a aumentar a produtividade geral de uma organização inteira, resultando em melhores resultados para a empresa.

Quais são os recursos do sistemas de gestão de transportes?

Os recursos dos sistemas de gerenciamento de transporte auxiliam as empresas no gerenciamento de expedição, serviços de passageiros e logística. Diferentes soluções no mercado podem ter como alvo diferentes setores de negócios. Por exemplo, algumas soluções são destinadas a empresas que exportam internacionalmente, enquanto outras visam empresas locais de entrega. Há softwares projetados para empresas que oferecem serviços de passageiros, enquanto outros são para empresas com trabalhadores de campo que operam localmente. No entanto, existem alguns recursos comuns na maioria das soluções, incluindo os seguintes:

• Gerenciamento de frota: supervisionar todas as informações críticas relacionadas a uma frota de veículos. Geralmente, será uma frota de carros, vans, caminhões ou veículos rodoviários semelhantes. No entanto, dependendo da natureza do negócio, essa frota também pode ser composta por trens, aviões, helicópteros ou navios. Independentemente disso, a maioria das sistemas de gestão de frotas desse tipo permitirá que os usuários monitorem a localização de veículos específicos, planejem o uso de um veículo, gerenciem sua disponibilidade, monitorem informações relacionadas à manutenção ou reparos e acompanhem continuamente a distância percorrida por um determinado veículo. Isso torna muito mais fácil para as empresas selecionarem o veículo certo para a tarefa certa e tomarem decisões importantes sobre a remoção de veículos de serviço e aquisição de veículos de substituição ou novas adições.

• Gerenciamento de pedidos: aceitar pedidos de expedição ou solicitações de outros serviços que requeiram veículos da frota e gerenciar as várias etapas associadas ao processamento desses pedidos. Inclui confirmação de pedido, execução de pedido, rastreamento de status, envio de e-mails de confirmação e criação e provisionamento de faturas. Tudo isso pode ser tratado dentro do software, maximizando a eficiência. Além disso, o faturamento e o envio de e-mails de confirmação podem ser, em geral, totalmente automatizados para que os funcionários possam trabalhar em tarefas mais exigentes.

• Rastreamento de motorista em tempo real: monitorar a localização precisa de cada motorista e receber atualizações sobre seu status e necessidades individuais específicas. Em muitos casos, essa funcionalidade será compatível com dispositivos integrados com veículos, como tacógrafos digitais ou dispositivos de registro eletrônico. Por meio dessa função, as empresas podem entender onde os motoristas estão, fornecer atualizações aos clientes, tomar decisões no momento certo com uma compreensão clara das circunstâncias e manter a conformidade com os períodos de descanso dos motoristas. Se um motorista se perder, é possível emitir instruções. Já em caso de acidente, podem ser fornecidos detalhes de localização aos serviços de emergência.

• Rastreamento de envios: gerar informações de rastreamento para pedidos enviados a clientes ou para pedidos sendo importados. Ao longo da jornada, desde o ponto de partida até o destino final, o software pode fornecer atualizações, permitindo que os usuários saibam quando o pacote chegou aos pontos de controle ao longo do caminho. Tudo isso permite que uma empresa fique totalmente atualizada sobre os envios e se planeje de acordo com as informações. Além disso, quando necessário, esse recurso pode ajudar a equipe de atendimento ao cliente a fornecer atualizações muito mais precisas aos clientes ou parceiros de negócios.

• Gerenciamento de transportadoras: comunicar-se com as empresas de expedição e outras transportadoras para selecionar a melhor transportadora para cada situação com base em restrições de tempo, destino de entrega, orçamento disponível, o valor cobrado pela transportadora e outros fatores relevantes. A funcionalidade de gerenciamento de transportadoras geralmente fornecerá acesso rápido e fácil às principais transportadoras que atendem locais específicos para que as solicitações possam ser feitas com o mínimo de esforço. Em alguns casos, as solicitações podem ser totalmente automatizadas e transportadoras específicas são selecionadas como parceiras preferenciais.

• Gerenciamento de rotas: planejar a rota ideal para o motorista, salvar as rotas usadas com mais frequência para referência futura e considerar todos os fatores importantes antes de decidir a rota ideal. Vários pontos devem ser considerados antes de planejar uma rota, como necessidades relacionadas a tempo, uso de combustível, armazenamento e fadiga do motorista. Além disso, fatores externos podem influenciar a rota escolhida, como congestionamentos, eventos locais e o clima. A função de gerenciamento de rotas dos melhores sistemas de gestão de transportes também permitirá que várias rotas possíveis sejam estabelecidas para que os motoristas possam fazer ajustes se encontrarem problemas.

• Relatórios/análises: visualizar e monitorar relatórios para que informações essenciais não sejam perdidas, garantindo que o status das operações da empresa possa ser continuamente compreendido. Os relatórios podem incluir dados relacionados às principais métricas de desempenho, como tempo médio de expedição, índices de satisfação do cliente, uso de combustível, distância total percorrida, entre outros. Muitos desses dados podem ser coletados automaticamente e as melhores soluções de software fornecerão um painel no qual as informações mais importantes podem ser facilmente visualizadas. Em muitos casos, os alertas também podem ser configurados para chamar a atenção para áreas em que uma empresa está com desempenho insatisfatório ou para que as decisões que exijam ações rápidas não sejam negligenciadas. O componente de relatórios e análises de um sistema de gestão de transportes também pode ser usado para pesquisar registros, permitir que o progresso do desempenho seja monitorado com mais precisão e ajudar as empresas a identificar tendências.

O que deve ser considerado ao comprar um sistema de gestão de transportes?

Ao adquirir um sistema de gestão de transportes, várias questões precisam ser consideradas e receber a devida atenção. Em última análise, o processo de aquisição de um software será diferente para cada comprador, pois todos terão seus requisitos e prioridades. Além disso, os compradores não devem simplesmente buscar a melhor opção, mas focar em encontrar a melhor solução para suas necessidades específicas. Uma maneira eficaz de alcançar esse objetivo é fazer uma série de perguntas, usando as respostas para ajudar na eventual decisão de compra. Algumas perguntas úteis para tal incluem:

• Para quais tipos de negócios o sistema é projetado? Um dos pontos mais importantes a considerar ao adquirir qualquer sistema de gestão de transportes são os tipos específicos de negócios para os quais cada solução disponível estão sendo direcionadas. Embora algumas opções de TMS tenham como alvo um mercado amplo, muitas soluções visam especificamente empresas de entrega, importadores, exportadores, empresas com trabalhadores de campo ou aquelas que oferecem serviços de transporte a passageiros. Provavelmente, cada um desses tipos de negócios terá requisitos e prioridades diferentes. No entanto, mesmo estando nessas categorias, suas necessidades podem variar. Por exemplo, as necessidades de uma empresa de entrega internacional podem variar significativamente das necessidades de uma empresa de entrega que oferece serviços localmente. Os compradores precisam pensar em suas próprias necessidades para, em seguida, concentrarem-se em encontrar uma opção que forneça os recursos e a funcionalidade necessários.

• Quanto custa o sistema de gestão de transportes? Outro ponto crucial a ser considerado ao adquirir um software de gestão de transportes é o custo. Sendo assim, os compradores devem avaliar cuidadosamente o preço de diferentes opções existentes no mercado. No entanto, também vale a pena dedicar tempo para ir mais além. Alguns custos associados à aquisição e uso do software em questão podem não ser imediatamente óbvios. Porém, os custos de configuração do software, de armazenamento de dados, de treinamento de funcionários para usar o sistema de gestão de transportes e quaisquer custos que possam estar vinculados a atualizações e acesso a suporte devem ser avaliados. Com opções baseadas em nuvem, as taxas de assinatura provavelmente serão um fator. Além disso, alguns softwares operam usando um sistema de níveis de assinatura, com opções avançadas exigindo a compra de uma atualização "premium". Os compradores também precisam considerar a relação custo-benefício, e não simplesmente se concentrarem apenas no preço. Geralmente é melhor pagar mais por um produto de alta qualidade, que provavelmente atenderá a todas as necessidades no futuro próximo, do que comprar uma opção mais básica ou de curto prazo por menos dinheiro. Ainda assim, as reais necessidades do comprador também dependerão dos usos pretendidos e do orçamento disponível.

• O sistema TMS está em conformidade com a legislação pertinente? Vários regulamentos importantes se aplicam a empresas que gerenciam operações comerciais rodoviárias. Um bom exemplo é a legislação sobre a instalação de dispositivos de monitoramento nos veículos. No Reino Unido, por exemplo, é um requisito legal que os veículos de mercadorias comerciais estejam equipados com um tacógrafo digital, enquanto nos Estados Unidos é obrigatório que estes veículos estejam equipados com um dispositivo de registro eletrônico. Embora esses dispositivos tenham algumas diferenças, ambos se destinam a monitorar automaticamente o tempo total de direção, a distância percorrida pelo motorista, a velocidade do veículo, entre outros dados. Essas informações podem ser vitais para evitar que motoristas fiquem fatigados e para manter os trabalhadores seguros, sendo a obtenção desses dados obrigatória. Portanto, faz sentido adquirir uma solução de software que forneça suporte para as regulamentações relevantes do setor.

• É possível a integração com outros pacotes de software? Em seguida, vale a pena verificar se diferentes sistemas de gestão de transportes podem ou não ser integrados com soluções de software existentes em uso ou com pacotes de software que serão provavelmente adquiridos no futuro. Em particular, os sistemas de gestão de transportes podem ser integrados a um software de gerenciamento da cadeia de suprimentos ou um software de logística. No entanto, há muitas outras integrações possíveis, como aplicativos de calendário, sistemas de gerenciamento de força de trabalho e outros. A integração pode ajudar a reduzir o tempo despendido na movimentação entre diferentes softwares, resultando em uma experiência diária de trabalho mais fluida para os funcionários. Ao mesmo tempo, a integração também pode reduzir ou eliminar o risco de que dados sejam duplicados desnecessariamente, além de garantir que os mesmos dados sejam usados em todos os setores. Isso pode ser bastante significativo, dada a natureza interdepartamental da maioria dos sistemas de TMS.

• O sistema de gestão de transportes pode ser ampliado ou reduzido facilmente? Por fim, é válido considerar a escala atual do negócio e encontrar uma solução que se adeque ao tamanho do negócio. Sendo assim, os compradores devem considerar se as soluções que estão analisando podem ou não ser facilmente aumentadas ou reduzidas. À medida que os negócios crescem, a frota também pode aumentar. Além disso, as áreas cobertas por essa frota podem se expandir e o número de funcionários também pode crescer. Algumas soluções são ideais para empresas menores, mas podem não oferecer as funcionalidades necessárias para uma empresa maior da mesma categoria. Do mesmo modo, o contrário também pode ser verdade. No entanto, para garantir que a empresa esteja preparada para o futuro, o software deve ser capaz de ser expandido ou reduzido de forma rápida e fácil.

Quais são as tendências mais relevantes dos sistemas de gestão de transportes?

As tendências mais relevantes dos sistemas de gestão de transportes também precisam ser compreendidas e consideradas antes que uma decisão de compra seja tomada. Os compradores precisam ter certeza de que estão investindo em uma solução atualizada que permanecerá viável no futuro próximo. Para isso, é necessário que os desenvolvedores de software tenham criado seus softwares com consciência das necessidades das organizações que operam frotas e das tendências mais significativas, como as seguintes:

• A ascensão da internet das coisas (IoT): a internet das coisas (IoT na sigla em inglês) refere-se à adição de conectividade à Internet a itens e dispositivos do dia a dia, o que permite que dados sejam enviados de diferentes dispositivos para sistemas de gestão de transportes. A ascensão da IoT ajudou empresas a coletarem dados de forma mais precisa e automática. Os compradores devem estar cientes dos recursos dos dispositivos IoT em veículos de entrega, de passageiros e outros veículos que podem operar em uma frota. O software deve ser projetado com essa funcionalidade em mente, pois esse recurso provavelmente se tornará essencial nos próximos anos.

• Maior dependência do trabalho remoto: nos últimos anos, mais empresas adotaram o trabalho remoto ou migraram para modelos híbridos, em que os trabalhadores são obrigados a participar de um espaço de trabalho compartilhado apenas ocasionalmente. Essa tendência foi impulsionada ainda mais pela pandemia de COVID-19 e pelas restrições impostas a reuniões desnecessárias de pessoas. Como resultado dessa maior dependência do trabalho remoto, as empresas que operam frotas de veículos nem sempre podem ter os responsáveis pela tomada de decisões trabalhando no local de trabalho físico. Portanto, o software precisa estar acessível para aqueles que trabalham em casa ou em outros locais remotos. Também vale ressaltar que a pesquisa (página em inglês) realizada pelo Capterra durante a pandemia demonstrou que a maioria dos trabalhadores remotos gostou da experiência. Isso significa que a aquisição de um software que pode facilitar o trabalho remoto tem o potencial de aumentar o moral dos funcionários.

• A popularidade do modelo de software como serviço (SaaS): uma das formas como o trabalho remoto está sendo facilitado é através do uso da implantação no modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), no lugar da implantação no local. As soluções no modelo de SaaS funcionam por meio da tecnologia de nuvem, com o software implantado e gerenciado por um provedor de serviços terceirizado. Isso permite inicialização mais rápida, baixos custos de configuração, compatibilidade com uma ampla gama de dispositivos habilitados para Internet, armazenamento de dados em nuvem e atualização instantânea de dados para todos os usuários, independentemente de estarem trabalhando local ou remotamente. Mais e mais sistemas de gestão de transportes agora operam por meio de implantação baseada em nuvem e, embora ainda haja debates sobre qual modelo é melhor, o mais escolhido pelas empresas com trabalhadores remotos e de campo é o modelo baseado em nuvem. Com isso em mente, é válido considerar se esta será a melhor solução disponível.

• Aumento da demanda por acessibilidade móvel: por fim, é mais crucial do que nunca que as empresas de frotas forneçam acesso móvel ao maior número possível de informações relevantes, incluindo os sistemas de TMS. Algumas soluções podem oferecer um aplicativo móvel complementar, enquanto outras podem ser baseadas em nuvem e permitir o acesso por meio de um navegador móvel. De qualquer modo, a acessibilidade móvel pode ajudar os trabalhadores no local, remotos e de campo, fornecendo acesso 24 horas por dia, e de qualquer lugar, às informações do software. A acessibilidade móvel pode ser importante para os motoristas que precisam ser alertados sobre um novo trabalho, uma mudança de rota recomendada ou outras alterações que possam afetar seu horário de trabalho momentâneo. Além de garantir que as informações possam ser acessadas em dispositivos móveis, os compradores devem focar em soluções nas quais os desenvolvedores otimizaram a interface do usuário para que uso e leitura sejam facilitados nas telas sensíveis ao toque de celulares ou tablets.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Como os trabalhadores do Reino Unido se sentem em relação ao monitoramento de funcionários? (página em inglês) - Blog do Capterra (data de acesso: sábado, 25 de junho de 2022)

2. 5 principais conclusões sobre a mudança para o trabalho remoto no Reino Unido (página em inglês) - Blog do Capterra (data de acesso: sábado, 25 de junho de 2022)