Programas de Mentoria

Os programas de mentoria são um tipo de ferramenta de software empresarial que ajuda empresas, departamentos de RH, serviços de treinamento e instituições educacionais a implementar, gerenciar e otimizar esquemas de mentoria em seu local de trabalho ou nas jornadas de aprendizado de seus clientes. As plataformas de mentoria consolidam a forma como funcionários, estagiários, alunos e clientes se conectam, compartilham e ampliam seus conhecimentos, aumentando o engajamento e promovendo a inclusão. Enquanto alguns costumam transferir esquemas de mentoria existentes para o formato digital, outros são implantados para definir e desenvolver programas de orientação originais.

Uma plataforma de mentoria online pode ajudar na implementação de iniciativas de mentoria, como recrutamento, correspondência, avaliação e gerenciamento de mentores, muitas vezes integrando-se ao sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS na sigla em inglês) da empresa para maior acessibilidade e versatilidade. Eles podem acomodar vários programas de mentoria, incluindo o modelo individual, o formato de orientações com um coach e sessões em grupo. Podendo serem personalizados para gerenciar metas, definir indicadores-chave de desempenho (KPI na sigla em inglês) e monitorar continuamente as relações entre os usuários e os coaches com os quais estão conectados, os programas de mentoria buscam reduzir as cargas de trabalho administrativas. Além disso, procuram aumentar o engajamento, melhorar o fluxo de informações entre mentorados e mentores e aumentar o retorno sobre o investimento.

Os programas de mentoria podem atender a vários setores, visto que a equipe interna, os departamentos de RH e os serviços de consultoria terceirizados podem gerenciar programas de mentoria tendo pouca habilidade de TI. Eles podem beneficiar universidades, escolas, agências governamentais, ONGs, o setor de tecnologia, corporações internacionais e PMEs. Em um contexto de ensino superior, as plataformas de mentoria podem gerenciar o banco de dados de alunos e ex-alunos, enviar e-mails e manter quadros de empregos. No entanto, também podem ajudar a aumentar o engajamento da mesma forma que os programas de gestão de ex-alunos procuram fazer. Eles podem incentivar a participação dos alunos em sessões de orientação, eventos beneficentes, campanhas de doação e programas de voluntariado. Também podem ajudar educadores e coaches a fornecerem soluções inteligentes com combinação algorítmica, solicitações personalizadas, chat na plataforma, fóruns e módulos de aprendizado interativos.

Em um ambiente corporativo, os programas de mentoria podem capacitar as forças de trabalho a compartilhar seu crescimento, serem ouvidas e dar opinião sobre o desenvolvimento de suas jornadas de aprendizado. A equipe de RH, profissionais de desenvolvimento profissional e supervisores podem usar plataformas de mentoria em suas iniciativas de integração e desenvolvimento profissional, assim como fariam com os programas de treinamento. Alternativamente, eles podem empregá-los em atividades de avaliação de desempenho, juntamente ou no lugar de softwares de avaliações 360º ou de avaliação de desempenho, ou um sistemas de recursos humanos mais abrangente.

Independentemente da área de aplicação e dos setores para o qual foram desenvolvidas, qualquer plataforma deve fornecer esses recursos básicos para ser classificada como um programa de mentoria:

• Centralização do programa de mentoria da organização

• Combinação algorítmica de usuários com mentores qualificados e adequados

• Recursos como recrutamento, cadastro e combinação de mentores

• Gerenciamento simplificado do programa de mentoria

• Gerenciamento de conteúdo do currículo e de metas, definição de itens de ação e monitoramento de progresso

• Coleta de métricas de desempenho e relatórios automáticos e sob demanda de resultados

O que é um programa de mentoria?

Os programas de mentoria ajudam as organizações a desenvolver e implementar seus programas de mentoria. Usando esta ferramenta, empresas, instituições de caridade, universidades e grupos locais de apoio podem cadastrar mentores, combiná-los com seus mentorados mais adequados e organizar diversos tipos de sessões para eles com base em sua disponibilidade. As áreas de aplicação incluem treinamento corporativo, desenvolvimento de funcionários, coaching de carreira, avaliação de desempenho, orientação de ex-alunos e gerenciamento de talentos.

Os programas de mentoria usam as informações dos usuários para criar perfis complexos. Eles usam tecnologia de combinação algorítmica para unir os participantes com o mentor mais qualificado e experiente, nutrindo confiança, capturando feedback e permitindo que os usuários visualizem o progresso em tempo real. Eles também substituem os programas convencionais de mentoria, vulneráveis a "viés de correspondência", combinação aleatória e a limitar o grupo de candidatos a redes imediatas.

Empresas, escolas, associações de saúde e outras organizações públicas ou privadas usam plataformas de mentoria para aumentar o engajamento dos membros, desenvolver líderes, realizar planejamento sucessório, reter talentos, aplicar estratégias de inclusão e diversidade e cumprir suas metas de diversidade, equidade e inclusão. De coaches de carreira a profissionais de saúde mental, mentores de várias áreas podem se envolver digitalmente com mentorados nessas plataformas, atribuindo-lhes tarefas, avaliando seu progresso, fornecendo orientação e aperfeiçoamento, realizando workshops de psicoeducação orientando-os em direção a seus objetivos.

A base de usuários dos programas de mentoria é heterogênea, variando desde organizações globais de associação e capacitação a PMEs e instituições do setor público. É também uma base em rápido crescimento, pois os profissionais lutam por empregos no que o blog da Universidade de Birmingham (artigo em inglês) chama de "A grande reorganização" (The great reshuffle em inglês). As plataformas de mentoria estão se adaptando a essas mudanças e ampliando seus modelos de negócios para acomodar um grupo eclético de mentorados em busca de mentoria individual, suporte em grupo e sessões de orientação com coaches. As plataformas de combinação de mentores podem atender a essas necessidades ajudando os participantes a fazerem conexões autênticas, permitindo que as empresas aproveitem suas marcas e redes em suas iniciativas de recrutamento, retenção e desenvolvimento profissional.

Como muitas das ferramentas de software atuais, as plataformas de mentoria online geralmente estão disponíveis como serviços baseados em nuvem por meio do modelo SaaS. Isso permite que empresas, agências e instituições forneçam e acessem seus serviços de mentoria pela internet, a qualquer momento, de praticamente qualquer dispositivo móvel e em qualquer lugar do mundo. No entanto, conforme discutido no artigo No local vs. na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? (artigo em inglês), existem alternativas. As organizações dispostas a investir, manter e proteger uma infraestrutura própria com medidas de segurança aprimoradas, servidores e outros hardwares podem optar por um software de mentoria convencional, disponível para instalação no local.

Quais são os benefícios dos programas de mentoria?

Os benefícios dos programas de mentoria decorrem principalmente de sua capacidade de combinar pessoas em programas de mentoria eficazes em escala, melhorando os resultados para os mentorados e seus empregadores em um cenário em que todos se beneficiam. Isso se traduz em maior retenção, engajamento e sucesso. As maiores vantagens da mentoria são:

• A eficiência dos programas de mentoria: os gerentes dos programas dedicam muito tempo e esforço no gerenciamento manual de um esquema de orientação. Nesse processo pode envolver o agendamento de sessões, o acompanhamento de reuniões, a coleta de feedback, a elaboração de relatórios de desempenho, a realização de análises de impacto e a necessidade de lidar com picos de demanda, que tomam tempo e energia que seriam melhor utilizados em outros lugares. Com soluções de mentoria automatizadas, todas essas atividades repetitivas podem ser realizadas em segundo plano, com resultados exibidos em um módulo de comando central para ação imediata.

• Comunicação aprimorada entre mentor e mentorado: as relações de mentoria são baseadas na comunicação bidirecional. Os programas de mentoria online facilitam essa comunicação de forma transparente, ao permitir que os participantes se envolvam em trocas frutíferas em grupos on-line fechados ou abertos, e que os gerentes do programa acompanhem esse envolvimento em tempo real. Os usuários podem visualizar a frequência e a duração das sessões, a quantidade e a qualidade da comunicação que flui de ambos os lados e a avaliação dos participantes de cada sessão. Esses dados podem ser exibidos individualmente ou em massa, regularmente e sob demanda (em um formato que os usuários possam entender facilmente) para que possam tomar medidas para melhorar o engajamento, reatribuir mentores ou sugerir formatos alternativos para suas sessões.

• Gerenciamento simplificado de feedback: o feedback dos participantes é essencial para melhorar os programas de mentoria. Com feedback em tempo real de mentores e mentorados, os gerentes do programa podem identificar desafios, encontrar soluções alternativas para pequenos erros e evitar que problemas aumentem. Uma das principais vantagens das plataformas de mentoria online é que elas permitem que os usuários executem pesquisas automáticas regularmente usando modelos e criem pesquisas de uso único. Ser capaz de enviar formulários de feedback instantaneamente, após cada sessão, ao integrar mentorados e mentores, ao concluir um programa ou a qualquer momento entre eles, torna mais provável que as sugestões dos participantes sejam novas e relevantes. As plataformas de mentoria podem cronometrar essas pesquisas para obter o máximo de engajamento, agrupar as respostas e analisá-las instantaneamente, muitas vezes sinalizando termos e comportamentos preocupantes. Exibidas ordenadamente no painel, essas respostas são quantificadas e simplificadas para beneficiar o usuário, ajudando a apontar áreas de melhoria e trazendo ideias práticas mais rapidamente.

• Desenvolvimento profissional tangível: pela própria natureza de sua atividade, os mentores que fornecem treinamento, qualificação e novas ideias podem ajudar os mentorados a se desenvolverem profissionalmente, avançarem em suas carreiras e adquirirem confiança em uma mudança de carreira. Com ferramentas de colaboração, recursos de rede e acesso ao conhecimento, um programa de mentoria pode acelerar o desenvolvimento profissional e melhorar as curvas de conhecimento, dando uma vantagem sobre outros profissionais. Graças a ferramentas de gravação e registros de sessão, mentorados e mentores também podem revisitar suas bases de conhecimento, reforçar seus treinamentos e transferir suas habilidades para cenários da vida real.

• Acompanhamento de desempenho em tempo real: os programas de mentoria geram relatórios, fornecem análises e compartilham os resultados com os membros interessados autorizados. Com tabelas, gráficos, e diagramas que transmitem taxas de engajamento, detalhes da sessão, desenvolvimento de relacionamento, níveis de satisfação e desempenho geral do programa com recursos visuais atrativos e fáceis de entender, os gerentes do programa podem obter insights essenciais e tomar decisões estratégicas que afetam investimento, alocação de recursos e opções de expansão para esses programas.

• Aprendizado online contínuo: a crescente importância do equilíbrio entre vida profissional e pessoal, assim como a guinada global para alternativas de trabalho flexíveis, limitam a forma como mentores e mentores podem se conectar. Uma plataforma de mentoria online aborda essa mudança no estilo de vida, permitindo que os participantes realizem suas sessões de forma virtual e remota, sem a necessidade de viajar, vestir-se para a ocasião e reordenar compromissos. Este novo canal virtual permite que os profissionais desenvolvam seus talentos e habilidades em qualquer situação, incluindo crises de saúde, interrupções de viagens e restrições de trabalho.

Quais são os recursos dos programas de mentoria?

Os recursos dos programas de mentoria variam de acordo com o setor para o qual foi desenvolvido. Por exemplo, as instituições educacionais podem insistir em ferramentas avançadas de acompanhamento do progresso, enquanto os profissionais de coaching corporativo podem exigir ferramentas que os ajudem a cumprir o Código de padrões e ética do setor para coaching e mentoria da ICF Brasil (International Coaching Federation), por exemplo. Qualquer que seja o nível de complexidade e as especificidades da base de usuários, as organizações devem poder contar com os seguintes recursos básicos dos sistemas de mentoria:

• Cadastro de mentorados e mentores: permitir que os participantes se inscrevam em programas de mentoria por meio de seus empregadores ou diretamente. O programa de mentoria deve ter formulários de cadastro, de preferência com campos pré-preenchidos e preenchidos automaticamente, busca de endereço integrada, entrada por voz e outras ferramentas que possam agilizar o processo. Caso contrário, eles devem oferecer formulários personalizados e suportar a anexação de documentos ou aceitar o cadastro de um participante em um formato diferente. Ao integrar-se a ferramentas de RH e plataformas de aprendizado, o software de mentoria também pode importar dados do mentorado.

• Combinação de mentor e mentorado: unir cada mentorado com um mentor adequado. Usando algoritmos, dados anônimos do perfil do mentorado e suas preferências, o software deve ser capaz de combinar cada candidato com o melhor mentor disponível. Por meio de informações como qualificações, conjunto de habilidades, experiência de trabalho, objetivos e interesses, a plataforma deve não apenas unir indivíduos automaticamente, mas também permitir que mentores e mentorados opinem sobre a combinação com transparência.

• Agendamento: agendar sessões com base na disponibilidade de todos os participantes. Embora as sessões individuais constituam a maioria das atividades de mentoria, sessões em grupo também devem ser disponibilizadas, especialmente em ambientes corporativos e educacionais, nos quais discussões e debates em tempo real em pequenos grupos de estudo podem beneficiar a todos. As ferramentas de reagendamento são outro recurso obrigatório em um ambiente corporativo acelerado, o que torna a integração com ferramentas de calendário e o autoagendamento baseado em intervalos de tempo ainda mais críticos.

• Monitoramento de progresso: permitir que os gerentes de programa tenham uma visão geral de todos os seus programas e avaliem o envolvimento com programas específicos. Os gerentes devem ser capazes de avaliar o envolvimento e o sucesso geral rastreando a participação na sessão, atividades atribuídas, taxas de conclusão de metas, resultados de avaliação, feedback dos participantes e marcos alcançados em períodos relevantes para o empregador, universidade ou outro provedor. Por exemplo, no planejamento sucessório, um empregador pode estar mais interessado no desempenho geral de um trabalhador do que nas realizações do mês anterior. No entanto, uma universidade pode estar interessada no progresso deste período para um aluno que está retornando.

• Portal duplo: oferecer um portal duplo, com acesso para o mentor e para a organização a seus benefícios de trabalho. Ser capaz de acessar os dados do programa, como as próximas sessões, comunicações, anúncios e resultados de avaliação, oferece ao empregador ou à instituição educacional uma melhor compreensão do progresso do estagiário. Eles avaliam o volume de trabalho e comprometimento que o funcionário está investindo em seu desenvolvimento, seus níveis de motivação, sua prontidão para uma nova função e o que eles podem fazer para ajudá-los a crescer o necessário.

• Gestão de comunicação: dar aos participantes a opção de participar de discussões por meio de um portal de mensagens privado e seguro. Enquanto algumas ferramentas de mentoria apresentam apenas mensagens diretas em grupos fechados, outras podem oferecer fóruns de discussão, postagens em mídias sociais e informações de especialistas do setor em tempo real. Isso pode ajudar a promover a familiaridade e a confiança entre funcionários com os mesmos objetivos e interesses de carreira.

• Gestão de relacionamento: visualizar até que ponto o mentorado está envolvido em seu relacionamento com o mentor. Com essa funcionalidade, o mentor pode avaliar quão robusto é o relacionamento com o mentorado, avaliar seu progresso em relação às expectativas e fazer comparações. Eles podem então procurar novas maneiras de nutrir a confiança e garantir a conformidade, mantendo vivo o envolvimento do aluno.

• Gerenciamento de feedback: realizar pesquisas, coletar depoimentos e monitorar a satisfação dos participantes. Ser capaz de enviar automaticamente pesquisas e rascunhos de perguntas relevantes para seu trabalho dá ao mentor mais controle sobre seu relacionamento com o mentorado e permite que eles avaliem pontos problemáticos e novas áreas a serem trabalhadas. Esse recurso também permite que eles detectem qualquer alteração nos níveis de satisfação e reportem ao gerente do programa, empregador ou outros líderes.

• Gerenciamento de metas: estabelecer metas para mentores e mentorados. Uma ferramenta de gerenciamento de metas usada por todas as partes interessadas (mentorado, mentor e gerente do programa) fornece mais transparência e ajuda a traçar metas de desenvolvimento mais realistas de acordo com o que todas as partes esperam alcançar com o programa.

• Marca personalizada: permitir que os gerentes de programa usem suas marcas personalizadas de acordo com a visão da organização. Páginas da Web personalizadas, formulários online e layouts de mensagens exibindo o logotipo do organizador e outros identificadores ajudam a incutir confiança no programa e em seus mentores, aumentando o envolvimento de todos os participantes.

• Relatórios, estatísticas e análises: gerar relatórios e análises automaticamente com base em dados precisos e em tempo real. Essas informações podem alimentar decisões importantes sobre a direção do programa, além de facilitar avaliações de desempenho e iniciativas de reconhecimento de funcionários.

As plataformas de mentoria fornecem esses recursos como padrão, mas existem diversos outros recursos. Portanto, vale a pena pesquisar no diretório de softwares do Capterra, pois eles podem influenciar uma decisão de compra. Percorrer essas listagens, filtrar com base nas necessidades e comparar as ofertas ajudará os leitores a selecionarem o software de mentoria que está à altura e provavelmente impressionará mentorados, mentores e gerentes de programas.

O que deve ser considerado ao comprar um programa de mentoria?

Ao comprar um programa de mentoria, os usuários devem avaliar até que ponto ele corresponde à cultura e visão exclusivas de sua empresa ou universidade. Uma vez que eles estejam convencidos de que isso pode melhorar sua imagem e o relacionamento com seus funcionários, o próximo passo é fazer a si mesmos estas perguntas básicas sobre a plataforma de mentoria de escolha:

• Como funciona o mecanismo de combinação? A maioria dos programas de mentoria recém-desenvolvidos opera com base em um algoritmo. Alguns oferecem uma proteção contra falhas para maximizar as chances de uma boa combinação, como solicitar a aprovação do administrador do programa para cada combinação ou verificar novamente com mentores e mentorados se eles concordam com a escolha. É fundamental determinar como o software une esses participantes e se a opção é viável para a empresa.

• Como é estruturado o programa de mentoria? A estrutura do programa de mentoria tem um impacto significativo no seu resultado. As ferramentas disponibilizadas aos mentores e os recursos colocados à disposição dos mentorados, como atividades programadas, materiais de leitura e canais de comunicação, podem fortalecer ou enfraquecer a relação de mentoria. Enquanto a maioria dos mentorados e mentores prosperam em um ambiente bem estruturado, alguns dão o melhor de si quando todos os lados são flexíveis.

• Ele se integra com outras ferramentas? Os mentores geralmente precisam de uma série de outros softwares para ter um desempenho de alto nível. Seja uma ferramenta de calendário para planejar e agendar sessões sincronizadas com os calendários de todos os participantes, uma plataforma de colaboração que permite que eles façam anotações ao vivo durante uma sessão ou uma ferramenta de envio de e-mails, que pode ajudar a atualizar todos os participantes, a integração agregará valor ao programa de mentoria e maximizará suas chances de sucesso.

• O programa de mentoria é escalável? Os programas de mentoria devem se adaptar às mudanças de demanda, mas nem todas as ferramentas de software podem acompanhá-las. Altas taxas de rotatividade de funcionários, novas oportunidades de sucessão e promoção nas empresas e recursos de software recém-lançados afetarão os níveis de cadastro, algo difícil de antecipar e se preparar. Os pacotes no modelo SaaS baseados em nuvem geralmente podem se adaptar às mudanças na disponibilidade de mentores e na demanda de mentorados instantaneamente, com ajustes de taxas óbvios.

Quais são as tendências mais relevantes dos programas de mentoria?

As tendências de programa de mentoria mais relevantes do momento são derivadas de novas expectativas em termos de estilo de vida, equilíbrio entre vida profissional e pessoal e aprendizado. Inimagináveis décadas atrás, essas tendências provavelmente foram um prenúncio de uma mudança social ainda maior. Os gerentes de programas e organizações que buscam se preparar para o futuro vão se beneficiar ao contemplar essas tendências emergentes na área de mentoria:

• A tecnologia de IA é generalizada: o sucesso de um programa de mentoria depende muito da relação entre mentor e mentorado. Usando inteligência artificial (IA), os gerentes de programa podem maximizar as chances de combinações bem-sucedidas e permitir que ambas as partes alimentem o sistema com dados úteis. No entanto, neste estágio inicial, a tecnologia de IA tem suas limitações. Questões como viés de programação e a possibilidade de propagar inadvertidamente lógica com defeito não devem ser ignoradas, pois podem resultar na perda de oportunidades para o desenvolvimento dos funcionários.

• Realidade aumentada e virtual (AR/VR): o coaching online e as sessões virtuais estão longe de serem ideais, pois há uma sensação de que a conexão criada por eles não é tão rica e autêntica quanto às reuniões presenciais. Usando a tecnologia realidade aumentada e realidade virtual (AR e VR na sigla em inglês, respectivamente), os desenvolvedores de plataformas de mentoria podem resolver essa limitação até certo ponto, proporcionando às pessoas uma sensação de proximidade e emulando a experiência da vida real. É também uma alternativa eficiente para grandes workshops presenciais e eventos de coaching, nos quais o mentor pode não conseguir interagir com cada mentorado no tempo alocado, enquanto um óculos de VR pode ajudá-los a interagir efetivamente em um ambiente quase realista com centenas de participantes simultaneamente.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Guia de compradores para softwares de mentoria - Capterra dos EUA (página em inglês) - (data de acesso: sexta-feira, 24 de junho de 2022)

2. O que é um software de mentoria - Guider (página em inglês) - (data de acesso: sábado, 25 de junho de 2022)

3. A Grande demissão, o Grande recomeço, a Grande reorganização e a Grande retenção - Blog da Universidade de Birmingham, Blog City REDI (data de acesso: sábado, 25 de junho de 2022)

4. No local vs na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? - Blog do Capterra do Reino Unido (página em inglês) - (data de acesso: sábado, 25 de junho de 2022)

5. Código de padrões e ética do setor para coaching e mentoria - Federação internacional de coaching ICF (data de acesso: sábado, 25 de junho de 2022)