O que são sistemas de agendamento de compromissos?

Sistemas de agendamento de compromissos permitem que empresas e profissionais simplifiquem o processo de agendamento e ajuda a marcar compromissos com funcionários, clientes, pacientes e outros. Com esses softwares, empresas podem enviar lembretes antes do compromisso para minimizar não comparecimentos e cancelamentos de última hora. Além disso, eles ajudam empresas a abordarem problemas como agendamento em duplicidade e overbooking ao fornecer uma visão em tempo real dos compromissos diários.

Os benefícios dos sistemas de agendamento de compromissos

• Redução de não comparecimentos e horários vagos: os sistemas de agendamento de compromissos monitoram os próximos compromissos e enviam lembretes antecipados aos clientes e provedores de serviço. Assim, os participantes são lembrados de seus compromissos, minimizando os não comparecimentos. Usando recursos de comunicação integrados, os clientes podem até mesmo remarcar o compromisso e informar ao provedor de serviço com antecedência, via mensagem de texto ou e-mail, caso não seja capaz de cumprir o horário original.
• Praticidade de agendamento por vários canais: ao contrário dos métodos tradicionais de agendamento de compromissos em que os clientes reservam compromissos pelo telefone ou pessoalmente, os sistemas de agendamento de compromissos oferecem flexibilidade com relação à escolha do modo de reserva. Clientes podem reservar compromissos pelo telefone, aplicativos móveis, portais online e agências terceirizadas. Isso ajuda a atrair clientes/pacientes de vários canais e proporciona uma melhor experiência do usuário.
• Agendamento eficiente de funcionários: a maioria dos sistemas de agendamento de compromissos também permite que empresas supervisionem os agendamentos dos funcionários, promovendo a organização e atribuição de turnos, monitoramento de presença diária e registros de atividades diárias sem custo adicional.

Recursos típicos dos sistemas de agendamento de compromissos

• Lembretes de compromissos: defina lembretes automatizados para clientes e provedores de serviço para lembrá-los de compromissos futuros, pagamentos e/ou alterações no agendamento antes de um compromisso.
• Agendamento online: marque horários para clientes por meio de portais de agendamento online, aplicativos móveis, quiosques e mais. Clientes também podem visualizar os horários disponíveis e reservar sozinhos.
• Agendamento automatizado: verifique a disponibilidade da equipe em tempo real e agende turnos com base na função, cargo do funcionário, preferência de turno e mais.
• Sincronização do calendário: sincronize detalhes da reserva dos clientes e agendamentos de compromissos com sistemas baseados na nuvem como Google Calendar, Outlook e iCal.
• Compromissos recorrentes: agende compromissos que se repetem a intervalos regulares durante um determinado período de tempo, evitando que os clientes tenham que remarcar um evento periódico.

Considerações ao comprar sistemas de agendamento de compromissos

• Procure recursos que atendam suas necessidades de negócios exclusivas: os sistemas de agendamento de compromissos atendem empresas de todos os tamanhos, e a utilidade do software difere para cada segmento de usuários. Ainda que indivíduos pretendam muitas vezes apenas agendar e monitorar compromissos, pequenas e médias empresas precisam gerenciar reservas de horários e agendar funcionários eficientemente. As empresas geralmente precisam de um sistema repleto de recursos com agendamento de compromissos e funcionários, controle do tempo, lembretes da reunião, compromissos recorrentes, retenção do cliente e funcionalidade multitarefa. Como comprador, identifique os principais requisitos do seu negócio e escolher sistemas de agendamento de compromissos com base nessas necessidades específicas.
• Soluções específicas do mercado: a maioria dos sistemas de agendamento de compromissos pode ser usada por todos os tipos de negócios, mas algumas soluções atendem setores específicos como saúde, hotelaria e bem-estar. Como comprador, dê preferência a soluções específicas para o negócio e não genéricas, se aplicável às suas necessidades de software. Assim, você terá modelos prontos para uso e campos personalizados otimizados para o seu tipo de negócio, facilitando a conformidade com os regulamentos do setor.

Tendências relevantes dos sistemas de agendamento de compromissos

• Aumentos nos bots de reserva de compromissos: fornecedores como SoBo Bot e botsplash agora estão oferecendo chatbots de conversa que se integram ao site de uma empresa, Facebook Messenger ou aplicativos de mensagem como o WhatsApp. Esses chatbots combinados com inteligência artificial estão mudando a comunicação tecnológica no espaço do agendamento, interagindo com clientes através de mensagens de texto e voz e recebendo/aprovando solicitações de agendamento sem envolvimento dos funcionários. A Capterra constatou que cerca de 68% de pequenas e médias empresas estão usando ou pretendem usar algum tipo de tecnologia de interface do usuário para conversas nos próximos dois anos.
• As soluções de agendamento de compromissos multicanal são o portal para uma experiência do cliente excepcional: agendar um horário inicial é, em muitos casos, a primeira interação entre uma empresa e seus clientes. Oferecer uma estratégia de agendamento multicanal pode melhorar a experiência do cliente e aumentar a chance de que partes interessadas realmente agendem um horário. Mais e mais empresas estão percebendo esses benefícios e focando o fornecimento de uma melhor experiência do cliente desde o início.
• Aumento no agendamento de compromissos por aplicativos móveis: de acordo com a pesquisa publicada pela eMarketer em 2018, adultos nos EUA gastam em média três horas e 35 minutos por dia no celular. Desse tempo, 90% são gastos usando aplicativos móveis. Isso significa que cada vez mais clientes em potencial nos Estados Unidos estão demonstrando uma preferência clara por empresas e fornecedores que oferecem opções de agendamento de compromissos baseadas em aplicativos móveis.