Um software de assinatura digital , também conhecido como assinatura eletrônica e/ou software de assinatura eletrônica, fornece captura segura de assinaturas por meio de criptografia. Esses sistemas permitem que os usuários anexem eletronicamente a imagem de uma assinatura em um documento. As soluções de assinatura digital verificam a identidade do signatário e aceleram o processo geral de assinatura de documentos.

Os benefícios de um software de assinatura digital

• Fluxo de trabalho de assinaturas eficiente: a gestão manual do fluxo de trabalho de assinaturas de documentos pode ser demorada. Os métodos manuais exigem o acompanhamento de várias pessoas que precisam assinar um documento. Geralmente, eles exigem que os usuários encaminhem o documento manualmente de um destinatário para outro. As soluções de assinatura digital permitem que os usuários desenvolvam um fluxo de trabalho usando diferentes métodos de roteamento, como paralelo (assinatura de vários signatários em uma ordem específica), série (assinatura de vários signatários em uma ordem específica) e misto (combinação dos métodos em série e paralelo). Os usuários também podem acompanhar o status em tempo real das assinaturas necessárias em um painel.
• Facilitação da conformidade com os padrões/requisitos dos documentos: dependendo do tipo, as empresas devem garantir que seus documentos atendam a certos padrões/requisitos e incluam, entre outras coisas, marcas d'água, certificados de conclusão e divulgação de assinaturas. Uma não conformidade pode resultar na anulação de contratos. Um programa de assinatura digital facilita a conformidade, aplicando esses padrões no ponto de uso. Como exemplo, as soluções de assinatura digital geram automaticamente certificados de conclusão assim que cada transação é concluída. Algumas soluções também oferecem trilhas de auditoria, que registram as atividades dos documentos do início ao fim (incluindo encaminhamento, impressão, assinatura e recusa de um signatário).
• Fechamento mais rápido de negócios: a gestão dos fluxos de trabalho de assinaturas baseadas em papel requer um tempo significativo para o encaminhamento físico do documento de um destinatário para outro. O esforço com o acompanhamento pode ser desgastante. O processo é ainda mais complicado se os documentos tiverem que ser encaminhados entre cidades e países. Um software de assinatura digital simplifica esse processo, permitindo que os usuários assinem documentos eletronicamente usando vários métodos de verificação, deixando as transações e o fechamento de negócios mais rápidos.

Recursos típicos de um software de assinatura digital

• Autenticação: determine e verifique a identidade dos assinantes e sua assinatura por e-mail, SMS, chamada telefônica, perfis das redes sociais e captura de localização geográfica.
• Assinaturas eletrônicas: assine documentos no sistema de software e garanta que apenas o destinatário pretendido/solicitado assinará o documento.
• Trilha de auditoria: acompanhe as alterações dos documentos, visualize os registros de data e hora e verifique quaisquer alterações de propriedade dos documentos.
• Assinatura por dispositivos móveis: capture uma assinatura por meio de um aplicativo móvel ou interface baseada na web.
• Assinatura de várias partes: compartilhe documentos com vários usuários e colete várias assinaturas em série, paralelo ou de maneira combinada.

O que levar em consideração ao comprar um software de assinatura digital

• Métodos de autenticação: o que torna um software de assinatura digital seguro são seus métodos de autenticação. Essas soluções oferecem vários métodos de autenticação, incluindo e-mail, código de acesso, telefone e perfis das redes sociais. Alguns produtos também oferecem verificação de localização geográfica, que captura as coordenadas de GPS no ponto de assinatura e valida os assinantes com base na localização. Os compradores de software de assinatura digital devem determinar suas políticas e necessidades de autenticação e selecionar os produtos de acordo com elas.
• Aplicativo móvel: como as empresas continuam criando forças de trabalho móveis, os aplicativos móveis estão se tornando uma necessidade. Tais aplicativos permitem que os usuários realizem diversas tarefas de qualquer lugar, tornando os negócios como um todo mais rápidos e eficientes. As soluções de assinatura digital móveis permitem aos usuários tirar fotos de documentos e contratos físicos, convertê-los em PDFs e atribuí-los aos assinantes instantaneamente. Os assinantes podem visualizar os documentos que estão aguardando assinaturas e concluir o processo com o aplicativo móvel. As empresas que possuem ou estão construindo uma força de trabalho móvel devem avaliar os produtos que incluem essa funcionalidade.

Tendências relevantes de softwares de assinatura digital

• As tecnologias vestíveis estão entrando no mercado de assinaturas digitais: devido a um aumento do risco de fraude de assinaturas, as empresas estão procurando soluções de assinatura digital mais seguras. Uma dessas soluções é usar tecnologia vestível. Os fornecedores de softwares começaram a codificar chaves criptográficas em chips inteligentes, incorporando esses chips em dispositivos vestíveis. Quando conectados a dispositivos móveis via Bluetooth, esses chips servem como prova da identidade do signatário. Como a adoção da tecnologia vestível entre pequenas empresas está aumentando, espera-se que a popularidade desse método de identificação cresça nos próximos cinco anos.
• Blockchain é o futuro dos softwares de assinatura digital: a demanda por protocolos de segurança mais fortes também está alavancando a adoção da tecnologia blockchain. Um programa de assinaturas digitais desenvolvido com blockchain usa chaves públicas e privadas de assinantes para autenticar os contratos. Como todas as informações das transações associadas estão disponíveis em uma rede distribuída publicamente em que várias entidades autenticam assinaturas, as instâncias de fraude são reduzidas significativamente.