Ferramentas de gestão de tempo gerenciam o tempo total gasto pelos funcionários em tarefas e projetos. Esse software captura o horário dos funcionários, os salários por hora e as taxas de cobrança dos clientes e usa essas informações para automatizar as funções de gestão de faturamento e folha de pagamento.

Os benefícios das ferramentas de gestão de tempo

• Gestão eficaz para freelancers e trabalhadores remotos: como as empresas avançam cada vez mais em direção à força de trabalho móvel, essa tendência apresenta vários desafios de gestão de tempo. É frustrante controlar o comparecimento e o tempo trabalhado de cada freelancer ou funcionário remoto separadamente. As ferramentas de gestão de tempo registram o comparecimento e o tempo trabalhado pelos funcionários e coleta essas informações em um painel para os gerentes. Alguns programas de gestão de tempo também oferecem captura de tela automatizada, permitindo aos usuários monitorar o tempo total gasto em atividades não relacionadas ao trabalho por trabalhadores remotos e freelancers.
• Gestão eficiente de folha de pagamento: o cálculo da folha de pagamento é um processo demorado. Os gerentes de folha de pagamento precisam coordenar com os funcionários e seus gerentes para coletar uma série de informações, como folhas de ponto, salários por hora, registros de licenças/folgas e pagamento de horas extras para calcular a remuneração dos funcionários. Um programa de gestão de tempo captura a hora de entrada e saída dos funcionários e fornece aos usuários relatórios sobre o total de horas trabalhadas e as licenças/folgas. A ferramenta também incorpora outros fatores de cálculo de folha de pagamento, como salários diferenciados e incentivos aos funcionários.

Recursos típicos das ferramentas de gestão de tempo

• Horas faturáveis e não faturáveis: acompanhe as horas faturáveis e não faturáveis relacionadas a um projeto.
• Gestão de tempo online: capture os horários dos funcionários e das tarefas usando aplicativos online que podem ser acessados e sincronizados por meio de um navegador, aplicativo móvel ou aplicativo para computador.
• Registro automático de tempo: registre a hora de entrada e saída dos funcionários e calcule o número de horas trabalhadas. Os usuários também podem registrar os horários usando métodos biométricos e outros métodos eletrônicos de captura de horas.
• Banco de dados de funcionários: armazene informações de contato das equipes e os status dos projetos.
• Cálculo de horas extras: registre e gerencie as horas extras dos funcionários.

O que levar em consideração ao comprar ferramentas de gestão de tempo

• Acesso móvel: devido a uma tendência crescente de forças de trabalho remotas, o acesso móvel tem se tornado uma necessidade no mercado atual de softwares. Um aplicativo móvel de gestão de tempo permite que funcionários remotos registrem seus horários, enviem solicitações de folga/licença e visualizem alterações em seus horários de qualquer lugar. Alguns produtos também oferecem rastreamento por GPS, o que permite aos gerentes rastrear o tempo gasto por sua equipe de campo em um cliente. As empresas que atualmente têm ou planejam introduzir políticas de trabalho remoto para seus funcionários nos próximos dois a três anos devem avaliar os produtos com base nessa funcionalidade.
• Requisitos de conformidade: as empresas de hoje estão sujeitas a uma série de conformidades relacionadas à folha de pagamento e salários de acordo com legislações locais específicas. Por exemplo, a FLSA impõe padrões rígidos com relação a salários mínimos e pagamento de horas extras com severas penalidades às empresas que não cumprem com esses padrões. Um programa de gestão de tempo que acompanha essas conformidades alerta os gerentes quando as horas dos funcionários ultrapassam os níveis recomendados e garante a incorporação do pagamento das horas extras na folha de pagamento do funcionário. O programa de gestão de tempo também fornece relatórios padrão relacionados a essas conformidades. As empresas devem preparar uma lista de conformidades e regulamentos em sua linha de trabalho. Também deve selecionar um sistema de gestão de tempo que ofereça suporte a eles.

Tendências relevantes das ferramentas de gestão de tempo

• A inteligência artificial (IA, na sigla em inglês) é a próxima grande novidade no sistema de gestão de tempo: a necessidade de métodos eficientes de captura de tempo de trabalho está alimentando a demanda por inteligência artificial em ferramentas de gestão de tempo. As tecnologias de IA, como o reconhecimento facial, proporcionam aos fornecedores de ferramentas de gestão de tempo maneiras infalíveis de capturar o tempo dos funcionários. Esses métodos não apenas automatizam a captura de tempo dos funcionários, como também eliminam instâncias de registros de ponto feitos por amigos. Espera-se ver mais casos de uso de inteligência artificial no sistema de gestão de tempo nos próximos cinco anos.
• A adoção de chatbots está em ascensão: a adoção de chatbots está crescendo mais rápido do que nunca. Seguindo essa tendência, os fornecedores de ferramentas de gestão de tempo também começaram a explorar vários casos de uso de chatbots em suas soluções de ferramentas. Por exemplo, os chatbots podem interagir com funcionários para registrar o status de suas tarefas atuais. As informações são preenchidas automaticamente em folhas de ponto, eliminando assim a necessidade de acompanhamento manual das atividades dos funcionários.