O que é um sistema EDI?

Um sistema EDI (intercâmbio eletrônico de dados) é uma ferramenta que ajuda as empresas a trocar dados e informações com seus parceiros comerciais de maneira padronizada, estruturada e sem papéis. Os dados estão na forma de documentos como ordens de compra, pedidos de cotação (RFQs na sigla em inglês), propostas, contas e faturas. Cada tipo de documento tem um layout e conteúdo padronizados que exibem claramente as informações e são facilmente compreensíveis por todas as partes envolvidas.

Os benefícios do sistema EDI

O sistema EDI conecta as empresas na tarefa de transmitir dados estruturados entre si automaticamente, sem nenhuma intervenção manual. A seguir, alguns dos principais benefícios de usar o software:

• Simplifique os processos: o sistema EDI automatiza o processo de troca de documentos entre as principais partes interessadas, levando a entrega e processamento mais rápidos das informações. Isso economiza muito tempo que teria sido desperdiçado em auditoria e no compartilhamento manual de documentos.
• Melhore o fluxo de informações: o envio e o recebimento de dados em um formato estruturado eliminam o registro manual de dados, as chances de haver dados imprecisos e a perda ou dano do documento. O fluxo de informações precisas ajuda as empresas a executar seus processos sem problemas e a realizar o trabalho dentro do prazo.
• Economize: todas as transações do software são eletrônicas, o que elimina os custos com impressão, arquivamento, reprodução, armazenamento, registro e postagem. O sistema EDI poderá proteger as empresas das pesadas multas impostas se elas perderem um documento importante em papel. Ele também evita conflitos que possam surgir entre parceiros por causa de escrita ilegível.

Recursos típicos do sistema EDI

• Funcionalidade AS2: transporte os dados entre dois servidores pela internet usando certificados digitais e técnicas de criptografia para proteger os dados.
• Conversão de formatos de dados: converta os formatos de EDI codificados em formatos viáveis que os usuários podem editar.
• Vários formatos de mensagens: transmita as mensagens em vários formatos, incluindo padrões específicos do setor, como EDIFACT, HL7 e X12.
• Alertas/notificações: defina alertas para os principais marcos e atividades e receba notificações instantaneamente por e-mail ou mensagem de texto.
• Suporte de banco de dados: ofereça suporte à transferência e extração de dados em vários bancos de dados, como MySQL e Oracle.
• Arquivo de documentos: compacte e armazene documentos usados raramente em um repositório para referência futura.
• Gestão de exceções: crie fluxos de trabalho baseados em regras para controlar transações de EDI que não estão em conformidade.
• Integração de terceiros: conecte o aplicativo com ferramentas de terceiros para melhorar a troca de dados.

O que levar em consideração ao comprar um sistema EDI

• EDI interno versus terceirizado: um sistema EDI pode ser caro para algumas empresas de pequeno e médio porte, pois requer uma equipe de TI dedicada para operá-lo com eficiência. O EDI gerenciado ou terceirizado é um conceito novo e emergente neste campo. Um provedor de serviços de EDI gerenciado exige uma taxa inicial básica e depois cobra um preço nominal com base no número de documentos a serem compartilhados. Este modelo se adapta às empresas pequenas que compartilham poucos documentos por dia. É recomendável avaliar a demanda de EDI atual e futura antes de decidir terceirizá-la ou não.
• Nível de integração: o sistema EDI precisa interagir com outro software para importar e exportar dados. Verifique com o fornecedor para garantir que a solução se integre aos sistemas da empresa e dos parceiros de negócios. A solução também deve ser flexível o bastante para se integrar com aplicativos futuros que você planeja usar.
• Padrões de segurança de dados: o sistema EDI é amplamente usado para transferir documentos confidenciais entre empresas. Portanto, é imprescindível avaliar os padrões de segurança do fornecedor. Verifique se o software segue os padrões de segurança mais recentes e criptografa os dados em trânsito e em repouso.

Tendências relevantes do sistema EDI

• Os setores de saúde e logística liderarão as implementações de EDI: Wayne Marshall, vice-presidente de serviços profissionais e diretor de segurança da informação (ISO na sigla em inglês) da EDI Staffing, acredita que o EDI não chegará em todos os lugares tão cedo. Ele observou que o EDI continua a crescer mesmo após 40 anos de seu lançamento e será predominante nos setores de saúde e logística. Ele também acredita que o mercado de EDI continuará a crescer nos próximos anos.
• A demanda pela EDI crescerá entre as pequenas empresas: até poucos anos atrás, as pequenas empresas estavam sobrecarregadas devido à implementação de ferramentas EDI caras para atender às exigências de seus parceiros empresariais. Mas com o sistema EDI baseado em software como serviço (SaaS na sigla em inglês), pequenas e médias empresas podem atender aos requisitos de troca de dados com um preço de acordo com o orçamento. Além de ser barato, este software também oferece vários benefícios, como baixo investimento em infraestrutura e backup de dados sem interrupção. Na verdade, as empresas relatam melhor qualidade e confiabilidade na troca de dados, além de menor custo após migrar a solução interna EDI para o modelo de SaaS.