Software de Gestão de Negócios

Software de gestão empresarial é o nome dado a soluções de software para todos os fins. Eles normalmente reúnem muitas atividades importantes de gerenciamento de negócios relacionadas a áreas como contabilidade, vendas, marketing, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), recursos humanos (RH), planejamento de recursos empresariais, desenvolvimento de produtos e gerenciamento de contatos em um único pacote consistente. A natureza tudo-em-um dessas soluções pode contribuir para acrescentar valor ao negócio dos proprietários de empresas em termos de conveniência, permitindo que várias tarefas sejam realizadas em um só lugar. Além disso, o uso de um único sistema para executar tantas funções diferentes também pode ajudar os gerentes de negócios a evitar problemas relacionados à compatibilidade, que podem manifestar-se ao usar várias soluções de software diferentes para realizar as mesmas tarefas.

Como o nome sugere, os sistemas de software de gerenciamento de negócios são utilizados principalmente por gerentes de negócios ou gerentes departamentais, a fim de realizar algumas de suas principais responsabilidades. Essas soluções podem ser especialmente úteis em pequenas e médias empresas, onde pode haver a necessidade de manter os custos de software baixos e também limitar a quantidade de treinamentos que precisa ser fornecida aos funcionários que usam diferentes pacotes de software. Com isso dito, os pacotes de software de gerenciamento de negócios também podem ser valiosos para gerentes em organizações maiores, e a natureza abrangente e integrada dessas soluções pode atrair gerentes de todas as variedades.

Ao usar pacotes de software nesta categoria, normalmente será possível armazenar detalhes de contato, comunicações anteriores e outras informações importantes sobre leads e clientes. Também pode ser possível monitorar o desempenho financeiro e criar relatórios financeiros, armazenar e gerenciar dados importantes relacionados a funcionários e parceiros de negócios e estabelecer métricas de desempenho para um negócio, com a capacidade de acompanhar continuamente essas métricas ao longo do tempo. Tudo isso significa que muitas das tarefas mais críticas que um gerente de negócios precisará executar podem ser tratadas facilmente sem mudar para um pacote diferente.

Como afirmado, há um cruzamento significativo entre esse tipo de software de negócios e aplicativos como soluções de sistemas CRM e sistemas de contabilidade. No entanto, alguns dos outros aplicativos que estão intimamente relacionados aos pacotes de software de negócios multifuncionais incluem as ferramentas de gestão de tarefas e o software de planejamento de projetos. Embora os recursos precisos disponíveis variem de um programa para outro, dependendo do público-alvo e das áreas de foco, também existem alguns recursos principais. Normalmente, isso significa que qualquer bom software desse tipo permitirá que os usuários:

• Criem e mantenham um banco de dados contendo detalhes de contato, dados de clientes e informações de funcionários

• Acompanhem os resultados financeiros de uma empresa, criem relatórios financeiros e gerenciem as finanças da empresa

• Definam os parâmetros para o sucesso dos negócios e acompanhem continuamente o desempenho geral dos negócios

• Supervisionem as atividades de marketing, desenvolvam uma estratégia de marketing e monitorem o desempenho de marketing ao longo do tempo

O que é um software de gestão de negócios?

Software de gestão de negócios Os pacotes são um tipo de software de negócios destinado a reunir aplicativos de suíte única relacionados à contabilidade, recursos humanos, gerenciamento de relacionamento com o cliente, gerenciamento de recursos, marketing, vendas, monitoramento de desempenho de negócios e outras disciplinas que se enquadram no guarda-chuva de gerenciamento de negócios. O principal apelo do software é sua natureza abrangente, permitindo que muitas tarefas diferentes possam ser executadas a partir de um único local, ao mesmo tempo em que remove o atrito associado ao uso de vários pacotes mais direcionados.

Embora o software empresarial multifuncional tenha um apelo quase universal, ele pode ser especialmente útil para empresas menores ou para quem deseja cortar custos, porque significa que menos aplicativos exclusivos precisam ser usados e os custos de treinamento associados também podem ser reduzidos. Alguns produtos são comercializados como soluções de software de gestão de pequenas empresas e serão otimizados para atender às necessidades primárias dos gerentes de pequenas e médias empresas.

As soluções de software de negócios desse tipo permitem que os usuários mantenham as informações de contato em um só lugar, gerenciem suas interações com os clientes, supervisionem uma estratégia de marketing, gerenciem as finanças da empresa, criem relatórios comerciais relevantes e muito mais. Como os diferentes componentes dos pacotes de software de gerenciamento de negócios estão vinculados, também é rápido e fácil pegar dados de uma parte do pacote e trazê-los para outra parte sem encontrar problemas de compatibilidade.

Quais são os benefícios de um software de gestão de negócios?

Os benefícios das soluções de softwares de negócios estão principalmente ligados à conveniência e eficiência que eles podem oferecer como uma solução completa. A redução do número de aplicativos exclusivos aos quais as empresas e seus funcionários precisam acessar também pode ter vários benefícios importantes, incluindo a redução dos requisitos de armazenamento, a solução de problemas de compatibilidade e a redução dos custos de treinamento. Algumas das vantagens mais significativas são descritas em mais detalhes abaixo:

• Maior eficiência: uma das principais vantagens do uso de soluções de softwares de negócios está relacionada à sua capacidade de melhorar a eficiência geral para gerentes de negócios e outros líderes seniores. Isso é possível principalmente porque o software fornece várias funções diferentes em um pacote, evitando a necessidade de alternar entre os pacotes para realizar essas tarefas diferentes. Em vez disso, os gerentes de negócios podem alternar rápida e facilmente entre gerenciar sua estratégia de marketing, visualizar dados de gerenciamento de relacionamento com clientes, acessar informações de contato de funcionários e muito mais. O resultado final pode ser uma maior produtividade entre os gerentes de negócios e departamentais, que podem passar mais tempo realizando outras tarefas que podem exigir atenção extra.

• Maior facilidade de uso: além dos benefícios de eficiência, o software de negócios integrado desse tipo também facilita a realização de muitas das principais tarefas de gerenciamento de negócios. Em vez de ter que entender a interface do usuário de vários pacotes de softwares diferentes e aprender como fazer o melhor uso deles, esses pacotes de softwares fornecem um nível maior de consistência. Isso significa que, em muitos casos, será mais fácil aprender a usar um sistema de gestão empresarial do que aprender a usar sistemas separados de marketing, CRM, gestão de funcionários e vendas.

• Custos de treinamento reduzidos: o uso de um único sistema de software empresarial integrado no lugar de vários pacotes de software diferentes também pode ajudar a reduzir os custos de treinamento. Afinal, os funcionários que precisam usar o software aprenderão a usar um pacote em vez de aprender a usar vários pacotes diferentes, que podem precisar ser ensinados a eles em momentos diferentes. Esse benefício também se aplica quando novas atualizações do software são lançadas e novos recursos surgem, e pode ser especialmente vantajoso para empresas com um departamento de TI limitado ou um orçamento de treinamento restrito. Reduzir os tempos de treinamento também pode ajudar a melhorar os níveis gerais de produtividade.

• Dados centralizados: o próprio conceito de reunir vendas, marketing, gestão de relacionamento com clientes, contabilidade e outras funções em um único local significa que os dados dessas diferentes áreas também são centralizados. Isso pode ser importante em muitas organizações porque significa que departamentos diferentes podem salvar, acessar e alterar dados do mesmo local e compartilhá-los facilmente com outros departamentos. Esse compartilhamento de dados entre departamentos é necessário para uma colaboração de alta qualidade, e ter esses dados em um pacote de software também facilita a movimentação de informações importantes de uma parte do pacote para outra sem encontrar obstáculos.

Quais são as características do software de gestão de negócios?

Os recursos dos sistemas de software de gerenciamento de negócios podem variar substancialmente de um pacote de softwares para outro. Algumas soluções são voltadas para empresas de um setor específico, enquanto outras são direcionadas para empresas de um determinado tamanho ou gerentes de negócios com uma gama específica de habilidades. No entanto, existem alguns recursos principais dentro desta categoria de software que ajudam a defini-la, que serão encontrados na maioria dos aplicativos desse tipo.

• Gestão de funcionários: gerencie uma ampla gama de elementos relacionados aos funcionários, desde o rastreamento do progresso das várias tarefas em que estão trabalhando ou cujos dados de contato estão acessando, até o monitoramento contínuo de produtividade, frequência, requisitos de treinamento ou coaching e informações de contratos e salários. Ter acesso a esses dados em um local central pode facilitar a compreensão de onde os funcionários estão, o que estão fazendo, como estão progredindo, quando certas ações são necessárias e quando podem ser necessárias reuniões para discutir questões relacionadas ao trabalho. Ele também pode ajudar as empresas a agendar e lidar com precisão com o pagamento da equipe, bem como com a alocação de recursos dos funcionários para diferentes tarefas. Essencialmente, todos esses recursos se combinam para permitir que o software de gerenciamento de negócios execute funções que, de outra forma, exigiriam o uso de um pacote de software de gerenciamento de força de trabalho.

• Gestão financeira: supervisione os vários ativos financeiros de uma empresa e obtenha uma noção muito mais clara da situação financeira geral da empresa. Como parte desse recurso, normalmente é possível inserir informações financeiras, acompanhar o desempenho financeiro, planejar novas medidas, criar relatórios financeiros e ver as consequências financeiras de determinadas ações, eventos ou cenários antes de serem realmente executados. Isso pode permitir que decisões mais informadas e baseadas em evidências sejam tomadas sobre a estratégia de negócios, os orçamentos para diferentes departamentos, bem como os preços de produtos ou serviços específicos. Os dados financeiros também podem ser facilmente inseridos em alguns dos outros componentes do pacote de software, como a área de monitoramento de desempenho, para se ter uma ideia melhor de como o negócio está se saindo. Em última análise, esses vários recursos podem substituir o software de contabilidade – ou funcionar junto desses aplicativos – para fornecer uma gama mais ampla de recursos gerais de gerenciamento financeiro.

• Gerenciamento do relacionamento com o cliente: gerencie as interações com os clientes, salve comunicações importantes e garanta que os relacionamentos de longo prazo sejam estabelecidos e mantidos para que esses clientes se tornem ativos de longo prazo para o negócio. O componente CRM do software de gerenciamento de negócios geralmente permite que os usuários vejam conversas anteriores com clientes específicos, acessem informações de contato, acompanhem o status atual de leads e prospects e os guiem mais adiante no funil de vendas. Manter o controle das interações com o cliente pode ser essencial por vários motivos diferentes, incluindo fornecer atendimento ao cliente perfeito, usar interações para informar o desenvolvimento de produtos e esforços de marketing e utilizar as comunicações do cliente para projetar atividades de treinamento relevantes. A falha em gerenciar essas interações de forma eficiente, por outro lado, pode levar à perda de clientes.

• Gestão de marketing: estabeleça uma estratégia de marketing, obtenha insights sobre o desempenho atual e automatize as principais tarefas para que o público certo veja o conteúdo certo, no momento certo. Esse componente geralmente atende a marketing por e-mail, marketing de exibição, marketing de mídias sociais, marketing de conteúdo e SEO. Além disso, as soluções nessa categoria normalmente permitem que os usuários rastreiem há quanto tempo as campanhas estão em execução, o nível de alcance de cada campanha, os principais indicadores de desempenho e o status atual das atividades de marca individual e promoções de produtos. Isso pode reduzir a necessidade de usar software de automação de marketing.

• Gerenciamento de estoque: visualize informações importantes sobre o estoque da empresa, como os níveis atuais de estoque de itens específicos ou o número de quartos ocupados e vazios em um hotel, para que todos os pedidos ou reservas possam ser atendidos com precisão e pontualidade. Além disso, dados passados e atuais podem ser usados para prever quando mais de um item precisa ser pedido para que uma empresa possa evitar os atrasos e decepções associados ao esgotamento total do estoque. Os melhores exemplos de sistemas de gestão de negócios também oferecerão alertas em tempo real sobre os níveis atuais de estoque, com opções para estabelecer o limite de alerta exato, o que significa que os gerentes podem ser solicitados automaticamente a agir quando o estoque atingir um determinado nível. Em alguns casos, a reordenação também pode ser automatizada. Isso significa que novos estoques serão encomendados no melhor momento possível, sem a necessidade de qualquer intervenção humana.

• Cobrança e faturamento: crie faturas para os produtos ou serviços adquiridos pelos clientes e, em seguida, envie essas faturas automaticamente por e-mail. Os pacotes de softwares de gerenciamento de negócios que incluem um componente de cobrança e fatura facilitam muito o acompanhamento de todas as informações de cobranças relevantes, incluindo detalhes sobre se um cliente pagou ou não, quando o pagamento foi feito, qual forma de pagamento foi usada etc. Além disso, em alguns casos, o software gerará automaticamente um recibo, que poderá ser enviado aos clientes para confirmar que seu pagamento foi recebido e para validar quaisquer reembolsos ou devoluções que possam solicitar no futuro.

• Métricas de desempenho: identifique as principais métricas a serem monitoradas e acompanhe continuamente o desempenho ao longo do tempo. Isso significa que os usuários podem ver onde seus negócios estão tendo um bom desempenho, onde há espaço para melhorias e onde ações drásticas podem ser necessárias. Ter a capacidade de estabelecer indicadores-chave de desempenho e acompanhá-los ao longo do tempo é importante para entender o desempenho dos negócios em geral, mas também pode ser essencial para o reconhecimento dos funcionários. Isso é significativo, porque a pesquisa (artigo em inglês) do Capterra mostra que as empresas estão cada vez mais recorrendo a soluções de software para fins de reconhecimento de funcionários. Os melhores sistemas de software de gerenciamento de negócios podem servir a esse propósito e evitar a necessidade de softwares de reconhecimento dedicado.

Usando o diretório de sistemas de softwares de gestão empresarial do Capterra, é rápido e fácil classificar as opções disponíveis com base nos recursos que contêm, juntamente com seus outros atributos. Isso não apenas torna mais fácil comparar os diferentes exemplos de sistemas de gerenciamento de negócios, mas também significa que os usuários podem restringir as opções rapidamente e iniciar sua pesquisa vendo apenas as soluções que atendem às áreas que mais importam para eles e seus negócios.

O que deve ser considerado ao comprar um software de gestão de negócios?

Ao comprar sistemas de softwares de gestão de negócios, há uma série de considerações importantes sobre as quais os gerentes devem trabalhar. Dedicar um tempo para fazer isso ajudará a evitar a compra de uma solução inadequada ou abaixo do ideal e pode ajudar as empresas a encontrar a melhor aplicação possível para suas necessidades individuais. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é fazer algumas perguntas-chave, que ajudarão os tomadores de decisão a pensar mais profundamente, como:

• Quanto custa um software empresarial? Uma consideração importante antes de fazer qualquer compra é o preço que precisará ser pago. Claramente, um sistema de gestão empresarial de pequena escala vai custar menos do que uma solução maior e mais abrangente, voltada para grandes corporações, e esse é um fator a ser ponderado, mas não basta pensar nos custos iniciais, como comprar o software e instalá-lo. Em vez disso, a melhor maneira de abordar isso é considerar os custos totais associados à propriedade e uso do software ao longo do tempo. Existe uma taxa de assinatura? A implementação do software exigirá mais espaço para armazenamento de dados? Existem necessidades de segurança adicionais? Os vários gerentes de departamento precisarão de treinamento adicional para fazer um uso eficaz do software? Em alguns casos, também pode haver custos vinculados a atualizações de softwares ou novas versões.

• Quais são os principais tipos de softwares de negócios? Responder a essa pergunta em particular pode ser importante por vários motivos. Em primeiro lugar, permite que as empresas estabeleçam quais aplicativos têm e de quais ainda precisam. Em segundo lugar, permite que os tomadores de decisão considerem os pacotes de softwares de gerenciamento de negócios que atendem às áreas de que precisam. Em terceiro lugar, é importante reconhecer que algumas opções nesta categoria são focadas principalmente em áreas específicas, como finanças, marketing, vendas ou RH, enquanto outras são verdadeiras soluções para todos os fins. Com isso em mente, vale a pena pensar sobre qual dessas abordagens é mais adequada para as tarefas exigidas.

• De onde os usuários de software trabalharão? Em seguida, os tomadores de decisão precisam considerar onde os gerentes e outros usuários realmente se basearão e contemplar como isso pode influenciar a melhor escolha do software. A pandemia da COVID-19 acelerou a adoção de modelos de trabalho remotos e híbridos e pesquisas (artigo em inglês) mostram que apenas 17% dos trabalhadores domiciliares realmente querem retornar ao escritório em período integral, de modo que um quarto deles prefere a ideia de uma divisão meio a meio entre o trabalho no escritório e em casa. Se o acesso remoto for um requisito fundamental, isso pode ter uma grande influência na solução do software ideal. Obviamente, também vale a pena contemplar como as coisas podem parecer no futuro e quais planos de contingência estão em vigor se as circunstâncias tornarem o trabalho remoto uma necessidade.

• O software pode se integrar a outros programas? Por fim, ao comprar qualquer nova solução de software, é importante pensar em como ela pode ser integrada a outros aplicativos principais que estão sendo usados no local de trabalho. Os aplicativos exatos com os quais os sistemas de softwares de gerenciamento de negócios precisarão ser compatíveis variam de acordo com o tipo de empresa que faz a compra e a natureza do trabalho que ela realiza. No entanto, problemas de compatibilidade podem ser caros e criar atritos desnecessários; por isso, vale a pena dedicar um tempo para pesquisar essa área adequadamente. Se a integração não for possível, mas a solução marcar todas as outras caixas, pode ser possível fazer alterações em uma configuração atual, substituindo alguns dos outros softwares e ferramentas usadas. No entanto, tais decisões precisarão considerar o custo e o transtorno associados à substituição de aplicativos existentes ou à introdução de novos processos.

Quais são as tendências de softwares de gestão de negócios mais relevantes?

As tendências mais relevantes do programa de gestão de negócios no momento da compra de uma nova solução também são uma consideração muito importante. Afinal, para obter o máximo do software, é fundamental encontrar uma opção que atenda às necessidades de hoje e às necessidades de amanhã. Além disso, os compradores precisam saber que o software que estão adquirindo foi criado com conhecimento do cenário mais amplo de software e tecnologia, bem como das coisas que são importantes para os usuários. Algumas das tendências mais significativas que são relevantes para os sistemas de software de gestão empresarial incluem:

• Popularidade das soluções baseadas em nuvem: O modelo de Software como Serviço (SaaS) está se tornando mais predominante como um todo. Isso ocorre, em parte, porque as empresas estão se familiarizando com os vários benefícios que a tecnologia em nuvem pode oferecer. Isso inclui maior segurança de dados, acessibilidade de qualquer lugar, a qualquer momento, compatibilidade com uma ampla variedade de dispositivos e sistemas operacionais e custos reduzidos de inicialização e manutenção, que normalmente são substituídos por taxas de assinatura mensais mais previsíveis. À medida que essa tendência continua, os gerentes de negócios precisam estar cientes dessa ampla direção de viagem e pensar cuidadosamente se esse método de implantação é ou não o melhor para eles. Em alguns casos, as soluções baseadas em nuvem podem sacrificar um elemento de controle e um senso de propriedade, e algumas empresas ainda estão melhor com a implantação no local, gerenciada por uma equipe interna de TI. No entanto, em outros casos, essas opções oferecem o tipo de flexibilidade e acesso sob demanda necessário no mundo empresarial moderno e acelerado, 24 horas por dia, 7 dias por semana, e que permite que as empresas também reduzam seus departamentos de TI e suas despesas.

• Maior uso da inteligência artificial: À medida que a inteligência artificial (IA) continua a melhorar em termos de confiabilidade e velocidade, ela também desempenha um papel cada vez mais influente nos sistemas de software de gerenciamento de negócios. Em particular, a IA pode ajudar a interpretar grandes quantidades de dados de forma extremamente rápida e, em seguida, tirar conclusões lógicas a partir desses dados, o que significa que tem o potencial de recomendar ações futuras, com base na probabilidade de sucesso, e sugerir os melhores momentos para agir com vistas a otimizar os resultados do negócio. Além disso, a IA também pode ajudar a automatizar algumas das atividades de gerenciamento de negócios mais previsíveis, repetitivas e demoradas, deixando gerentes e funcionários seniores com mais tempo para gastar em tarefas que realmente exigem processos de pensamento humano e habilidades de resolução de problemas. Quando a automação e a análise de dados são combinadas, um sistema integrado de software de negócios tem a capacidade de lidar com os processos de gestão de estoque, distribuição, marketing e vendas por conta própria, com altos níveis de precisão, a qualquer hora do dia, mesmo que não haja gerentes de negócios disponíveis para agir por conta própria.

• Gestão de negócios móveis: Juntamente com o aumento do trabalho remoto, um número crescente de gerentes de negócios e funcionários seniores agora está trabalhando em campo, enquanto viajam ou de várias outras maneiras que exigem que realizem tarefas usando telefones celulares, tablets ou outros dispositivos portáteis semelhantes. Para os desenvolvedores de software, atender a essa demanda por flexibilidade e acessibilidade móvel está se tornando mais importante. Muitas soluções no mercado já conseguem isso, seja oferecendo aplicativos móveis dedicados ou fornecendo acesso a softwares baseado em nuvem por meio de navegadores da web móveis. Os gerentes de negócios que usam dispositivos móveis regularmente para o trabalho devem priorizar os pacotes de software que atendem às suas necessidades e verificar se os aplicativos móveis fornecem uma gama completa de recursos ou servem como uma versão condensada do software principal, eliminando algumas das principais funções.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Reconhecimento dos funcionários: 4 formas de mudança e como o software pode ajudar - Blog Capterra (Data de acesso: sábado, 9 de outubro de 2021)

2. Bem-estar no local de trabalho: 5 insights de funcionários do Reino Unido - Blog Capterra (Data de acesso: sábado, 9 de outubro de 2021)