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Software de Gestão de Mão de Obra
O software de gestão de mão de obra é uma solução essencial para empresas que buscam uma gestão eficiente de equipe. Com ele, é possível planejar e gerenciar o pessoal, alocar funcionários de maneira estratégica e controlar a presença e o ponto eletrônico de forma precisa. Além disso, a gestão de pessoal também permite acompanhar o desempenho e as horas trabalhadas pelos funcionários. O software de gestão de mão de obra oferece uma visão completa e integrada dos dados, possibilitando uma tomada de decisão mais acertada e eficiente. Além disso, ele ajuda a reduzir erros e aumentar a produtividade da equipe. Em resumo, o software de gestão de mão de obra é uma ferramenta essencial para empresas que buscam uma gestão eficiente e estratégica de recursos humanos. Leia mais Ver menos
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Tudo sobre Software de Gestão de Mão de Obra
Índice
Software de gestão de mão de obra é o nome dado a aplicativos que permitem às empresas e seus líderes planejar, rastrear e gerenciar a alocação de recursos de mão de obra, bem como as necessidades dos funcionários. Também conhecido como sistema de gerenciamento de força de trabalho ou software de gerenciamento de equipe, essa ferramenta pode ser implantada para gerenciar informações pessoais, criar e distribuir horários de trabalho, otimizar operações, automatizar processos previsíveis, rastrear presenças e ausências e monitorar operações comerciais. Além disso, o melhor software gestão de mão de obra permitirá que os usuários aproveitem os dados existentes para fazer previsões baseadas em evidências sobre as necessidades futuras dos negócios.
Um componente chave da maioria das soluções de gerenciamento de mão de obra é a presença de um banco de dados de funcionários, que normalmente inclui nomes, dados de contato, cargos atuais, informações salariais, datas de início e outras informações importantes, tudo em um formato padronizado. Além disso, normalmente existirão ferramentas para organizar o agendamento e comunicar essa informação a quem precisa. Algumas soluções de software vão além e permitem que os funcionários realmente façam ajustes em seus próprios horários, proporcionando aos trabalhadores mais controle e maior flexibilidade.
Muitas das melhores aplicações desse tipo também incluirão o acompanhamento de métricas de desempenho, que podem ser valiosos para informar as avaliações da equipe e ajudar os líderes a gerenciar a prestação de serviços de treinamento e coaching. Ademais, a capacidade incluída de monitorar os horários de trabalho, presença e conformidade, significa que programas desse tipo podem funcionar como uma solução de rastreamento de trabalho para todos os fins, em uma ampla variedade de configurações de negócios.
Com esses vários recursos em mente, o software de gestão de mão de obra está intimamente relacionado a soluções por meio do software de horário de trabalho, sistema de gestão de talentos, software de de gerenciamento e avaliação de desempenho, e do software para controle de presenças. Em muitos casos, ele pode funcionar em combinação com essas ferramentas, embora o software de mão de obra inclua muitos dos mesmos recursos; portanto, também pode substituir a necessidade de alguns desses programas.
Obviamente, todos os recursos incluidos em cada solução de gestão de mão de obra pode variar significativamente de um programa para outro, e isso pode se envidenciar ainda mais se o software em questão for direcionado a um setor ou tipo de negócio específico. No entanto, a maioria das opções no mercado incluirá os mesmos recursos principais, permitindo que os usuários:
- Gerenciem informações importantes, incluindo detalhes de contato e emprego
- Usem dados antigos e atuais para antecipar futuras necessidades de mão de obra
- Visualizem a disponibilidade dos funcionários, atribuam turnos e criem horários de trabalho
- Acompanhem, visualizem e alterem as horas de trabalho e a assiduidade geral de cada funcionário
- Avaliem o desempenho dos trabalhadores, usando indicadores-chave de desempenho
O que é um software de gestão de mão de obra?
O software de gestão de mão de obra é projetado para permitir que as empresas planejem, rastreiem e gerenciem a alocação de recursos de mão de obra e as necessidades de uma força de trabalho. Softwares desse tipo podem ser percebidos como uma solução completa, permitindo tudo, desde o agendamento de trabalho e previsão de trabalho, até o monitoramento da assiduidade e o acompanhamento do desempenho. Ter condições de realizar essas funções a partir de um único local pode ser valioso em termos de eficiência e conveniência.
Um grande componente da maioria dos sistemas de gerenciamento de força de trabalho é a capacidade de consolidar informações importantes relacionadas ao trabalho e aos funcionários. Com isso em mente, um recurso comum é um banco de dados de funcionários contendo dados importantes, como informações de contato, detalhes do contrato de trabalho, informações salariais e números relativos à assiduidade, tudo em um só lugar para um acesso rápido e fácil. Além disso, a natureza centralizada das informações armazenadas no software da mão de obra pode ajudar a superar problemas de compatibilidade que podem surgir se vários programas estiverem sendo usados.
Essencialmente, o software de gerenciamento de força de trabalho pode ajudar as empresas a se organizarem melhor no presente e a também estarem mais bem preparadas para eventos futuros. O componente de previsão permite que os líderes de negócios antecipem dificuldades ou desafios com antecedência, tomem medidas para mitigar ameaças e resolvam ou aliviem problemas de mão de obra antes que eles realmente se tornem um problema significativo. Enquanto isso, o acompanhamento do desempenho pode ser usado para informar as avaliações da equipe e as provisões de treinamento.
Quais são os benefícios do software de gestão de mão de obra?
Os benefícios do software de gestão de mão de obra estão amplamente relacionados à sua capacidade de trazer muitas ferramentas diferentes em um aplicativo, o que pode ajudar a tornar as tarefas associadas ao gerenciamento de negócios muito mais eficientes. No entanto, os pontos positivos de usar um aplicativo desse tipo vão além das simples vantagens de eficiência, sendo importante pesar todos esses benefícios ao decidir-se por fazer ou não uma compra. Alguns dos principais benefícios permitem aos usuários:
- Simplificar as funções de gerenciamento: a capacidade de usar um único aplicativo para realizar uma variedade de tarefas e funções de gerenciamento diferentes é um grande ponto positivo associado ao software de gestão de mão de obra. Um programa abrangente permitirá que os gerentes lidem com ações que, de outra forma, podem exigir o uso de vários aplicativos diferentes, e reunir essas tarefas também pode oferecer novas oportunidades de integração. A centralização de informações chave também pode reduzir a quantidade de tempo necessária para inserir dados, liberando potencialmente os funcionários para gastar mais tempo concentrando-se nas atividades e operações principais do negócio.
- Fornecer opções de automação: muitas soluções de software de gestão de mão de obra no mercado incluem opções para automatizar determinados processos, incluindo o agendamento. Isso normalmente funcionará criando um cronograma com base nas informações de disponibilidade do colaborador, que podem ser adicionadas ao software desse tipo pelos próprios funcionários. Quando isso é possível, pode-se liberar mais tempo. A automação também pode ajudar a identificar quando as ausências ultrapassam um determinado limite ou quando o desempenho dos negócios melhora ou começa a cair, permitindo intervenções pontuais. As ferramentas de verificação de conformidade também podem oferecer opções para sinalizar automaticamente quando uma ação precisa ser tomada para elevar a equipe ao nível necessário ou fazer alterações nos processos.
- Identificar pontos fortes e fracos: as soluções que permitem rastrear as principais métricas de desempenho têm a vantagem de permitir que os usuários identifiquem facilmente as áreas em que o negócio está funcionando bem, bem como as áreas que precisam de melhorias. A partir daí, eles podem começar a avaliar por que certos aspectos do negócio são bem-sucedidos e por que outras áreas não estão funcionando como deveriam. Quando os gerentes e outros líderes de negócios obtêm uma melhor noção dos pontos fortes e fracos de diferentes funcionários, departamentos e filiais, eles podem começar a tomar as medidas apropriadas para otimizar o desempenho dos negócios em todos os níveis.
- Informar as decisões de contratação e treinamento: uma das grandes vantagens de ter um software que possa prever os requisitos de mão de obra é o fato de que essas informações podem ser usadas para informar as decisões de contratação e treinamento, e essas decisões podem ser tomadas antes que a necessidade se torne muito grande. Se o software prevê um aumento da demanda afetando uma área específica de uma empresa, a equipe sênior pode tomar decisões sobre como melhorar os níveis de competência da equipe atual para lidar com essa demanda ou contratar novos funcionários para ajudar a lidar com a carga de trabalho extra. Em alguns casos, a previsão pode prever necessidades de curto prazo para mais funcionários, e isso pode permitir que os recrutadores contratem funcionários temporários em vez de investir em funcionários em tempo integral, que podem não ser necessários além de um certo ponto.
- Aumentar os níveis de satisfação dos funcionários: a capacidade de gerenciar os horários dos funcionários com mais precisão, fornecer flexibilidade e revisar o desempenho pode levar a uma maior satisfação dos funcionários. A clareza sobre os turnos pode desempenhar um papel importante no aumento do moral, enquanto a capacidade de acompanhar o desempenho também oferece oportunidades de reconhecer os melhores desempenhos. De acordo com a Pesquisa de Reconhecimento de Funcionários realizada pelo Capterra em 2021, (artigo em inglês) 53% dos trabalhadores não acreditam que recebem reconhecimento suficiente no trabalho, e o software de gestão de mão de obra pode desempenhar um papel fundamental para corrigir isso. Finalmente, os recursos de rastreamento de horas de trabalho oferecidos por muitos aplicativos nesta categoria podem melhorar a satisfação, ajudando a garantir que todos os funcionários sejam pagos de forma justa, precisa e pontual.
Quais são os recursos do software de gestão de mão de obra?
Os recursos do software de gestão de mão de obra são baseados no gerenciamento de problemas do dia-a-dia relacionados a funcionários, agendamentos, necessidades comerciais e necessidades dos funcionários. É claro que a gama exata de recursos oferecidos varia de uma solução para outra, mas a maioria das opções de softwares de gestão de mão de obra incluirá os mesmos recursos e funções principais. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns do software de mão de obra:
- Banco de dados de funcionários: crie e gerencie um banco de dados abrangente, incluindo informações importantes sobre os funcionários, como nome, dados de contato, data de início, detalhes do contrato, descrição do trabalho e informações salariais. Manter todas essas informações em um só lugar, em um formato padrão, permite que qualquer pessoa que precise dessas informações as encontre facilmente. Os registros podem ser mantidos atualizados, o banco de dados pode ser compartilhado entre diferentes departamentos e diferentes instalações, e as alterações feitas no banco de dados podem ser atualizadas para todos, em tempo real. Os controles de acesso também significam que as informações confidenciais podem ser mantidas protegidas de olhares indiscretos, enquanto a maioria dos softwares de gestão de mão de obra com recursos de banco de dados também incluirá uma funcionalidade de pesquisa abrangente.
- Previsão de mão de obra: utilize dados passados e dados atuais para identificar tendências específicas da equipe e fazer previsões mais informadas e baseadas em evidências sobre futuras necessidades de mão de obra. A capacidade de prever as necessidades de pessoal dentro de uma organização com um grau de precisão pode ser vital para fazer planos futuros e para responder à escassez de mão de obra em tempo hábil. Por exemplo, se os dados internos mostrarem que as demandas de trabalho aumentam a cada verão, é fácil identificar essa tendência e agir com antecedência antes que a empresa sofra quaisquer consequências negativas associadas ao enfrentamento dessa demanda maior com uma força de trabalho muito pequena.
- Agendamento de funcionários: estabeleça horários de trabalho, identifique mudanças de carga de trabalho e aloque turnos para funcionários considerando as necessidades de negócios, disponibilidade de funcionários, níveis atuais de qualificações e especialização e outras informações importantes. Em última análise, o componente de agendamento de funcionários de um sistema de gerenciamento de força de trabalho permitirá a criação de cronogramas realistas e viáveis, que atendam a todas as partes e que minimizem a necessidade de alterações a curto prazo. No entanto, quando mudanças precisam ser feitas, isso também pode ser feito facilmente para que todos os funcionários saibam o que se espera deles. As melhores soluções também podem incluir o agendamento automatizado, que criará agendamentos de trabalho com base nos dados que estão no sistema, juntamente com padrões de trabalho estabelecidos e outros detalhes fundamentais. Os agendamentos automatizados podem ajudar a tornar o agendamento mais eficiente e podem realmente remover alguns dos problemas mais comuns que podem estar associados ao erro humano.
- Tempo e presença: acompanhe, monitore e gerencie as horas de trabalho dos funcionários para saber exatamente quando alguém estava no trabalho e quantas horas essa pessoal trabalhou. Além disso, mantenha um registro de quaisquer ausências por doença, períodos de férias ou tempo gasto em licença maternidade ou paternidade para que uma imagem precisa da assiduidade geral possa ser formada. O rastreamento de horas de trabalho e presença dessa maneira pode ser essencial para identificar tendências ou circunstâncias que podem levar a ausências, falta de pessoal, excesso de pessoal e uma série de outros problemas. O recurso de tempo e presença no software de gerenciamento de equipe também pode melhorar a precisão da folha de pagamento, reduzindo as controvérsias salariais dos funcionários e garantindo que quaisquer controvérsias que ocorram sejam resolvidas mais rapidamente.
- Rastreamento de conformidade: mantenha informações importantes de conformidade em um só lugar e monitore as operações comerciais, para garantir que uma organização esteja sempre agindo de acordo com as regras e regulamentações. As informações que normalmente podem ser armazenadas no software de gestão de mão de obra incluem certificados, acordos sindicais, regulamentações específicas do setor, leis de discriminação e regras e regulamentações trabalhistas mais amplas. A partir daí, os usuários podem monitorar os padrões trabalhistas, acompanhar o fornecimento de treinamento, garantir que as operações estejam todas de acordo com a lei trabalhista e identificar quaisquer áreas onde as operações estão aquém ou onde possam surgir problemas no futuro.
- Métricas de desempenho: visualize e acompanhe continuamente as métricas de desempenho relevantes relacionadas a funcionários individuais e à força de trabalho como um todo. Ao entender onde uma empresa está tendo um bom desempenho – e onde há espaço para melhorias – mais decisões baseadas em evidências podem ser tomadas com relação ao recrutamento e à prestação de serviços de treinamento e coaching. Além disso, as métricas de desempenho podem ajudar a fornecer aos gerentes as informações de que precisam para realizar avaliações de pessoal e dar-lhes reconhecimento por seus esforços. Isso pode ser especialmente importante em organizações com trabalhadores remotos. Na verdade, a pesquisa da Gartner (página em inlgês) identificou o reconhecimento dos funcionários como uma das seis principais áreas a serem focadas ao se tentar manter os níveis de desempenho dos funcionários.
O diretório de software de gestão de mão de obra do Capterra facilita a classificação das opções de software disponíveis com base nos recursos que eles fornecem. Quando essas ferramentas de classificação são usadas de forma eficaz, os pacotes disponíveis podem ser reduzidos, de modo que apenas as opções que incluem os recursos necessários sejam apresentadas. Isso significa menos tempo gasto explorando softwares inadequados e mais tempo focando nos aplicativos que podem fornecer os maiores benefícios.
O que deve ser considerado ao comprar um software de gestão de mão de obra?
Ao adquirir um software de gerenciamento de força de trabalho, há várias coisas que devem ser consideradas cuidadosamente para identificar a melhor ferramenta para as necessidades da empresa. Uma boa maneira de abordar isso é fazer algumas perguntas-chave sobre o software e como ele funciona, bem como sobre os requisitos de negócios e as maneiras pelas quais o software será usado. Com isso em mente, deve-se considerar o seguinte antes de tomar uma decisão final de compra:
- Para que são necessárias as ferramentas de gestão de mão de obra? Essa simples pergunta pode ajudar na hora de pensar nos recursos incluídos nas diferentes soluções de software do mercado e na consideração dos recursos que são realmente necessários. Vale a pena notar que as empresas podem usar o programa de maneiras completamente diferentes. Portanto, a melhor solução de gerenciamento de equipe pode não ser necessariamente a melhor solução de software de call center ou a melhor opção para um negócio de desenvolvimento de software e assim por diante. Pense cuidadosamente sobre quais recursos são mais importantes para o negócio ou quais ferramentas específicas provavelmente serão necessárias no setor e, em seguida, use essas informações para restringir as opções disponíveis.
- Quanto custa o software de gestão de mão de obra? O custo é um fator importante que pode influenciar qualquer decisão de compra. Por isso, opte por um software que caiba no orçamento disponível. No entanto, com o software de gestão de mão de obra, há outros fatores a serem considerados além dos custos iniciais associados à compra do software. É melhor abordar essa consideração calculando o custo total de propriedade. Isso significa considerar quaisquer taxas de assinatura associadas a soluções de Software como Serviço (SaaS), calcular os custos de configuração ou instalação e pensar em quaisquer despesas adicionais que possam ser necessárias – como treinamento de equipe – e os custos que podem estar vinculados para qualquer necessidade futura de acesso ao suporte técnico.
- O software de gestão de mão de obra pode se integrar às ferramentas existentes? Embora uma boa solução de software de gestão de mão de obra normalmente ofereça uma ampla gama de diferentes recursos e funções relacionadas ao gerenciamento, é improvável que um pacote escolhido permita que todas as tarefas essenciais sejam executadas. Isso significa que ele quase certamente precisará funcionar ao lado de outros pacotes, de modo que a compatibilidade e integração podem ser considerações importantes aqui. Tente encontrar uma opção que funcione nos dispositivos que os funcionários usam, que seja compatível com as soluções de softwares existentes ou onde as alterações nos processos atuais possam ser feitas sem causar grandes interrupções.
- Qual é o melhor modelo de implantação a ser usado? A implantação de um software e armazenamento de dados no local é apenas uma abordagem possível, sendo importante considerar as alternativas. Essas opções incluem a implantação do software no local, mas usando armazenamento em nuvem ou optando por uma opção totalmente baseada em nuvem, onde uma taxa de assinatura é paga a uma empresa terceirizada. Essa empresa assume a responsabilidade de fornecer acesso baseado em nuvem ao software, para quaisquer futuras atualizações de software e por manter os dados seguros e protegidos na nuvem. Existem vantagens e desvantagens associadas a cada método de implantação, portanto, a melhor opção dependerá de uma série de fatores. Os modelos de assinatura baseados em nuvem podem reduzir os custos iniciais e tornar os custos contínuos mais previsíveis, mas a implantação no local pode oferecer uma maior sensação de controle geral e não resultará em uma empresa atada a uma assinatura contínua.
- O software de gerenciamento de mão de obra móvel está disponível? Muitas empresas só recentemente começaram a adotar modelos de trabalho remotos ou híbridos, enquanto outras sempre tiveram funcionários trabalhando em campo que poderiam se beneficiar da capacidade de acessar horários de trabalho a partir de um dispositivo móvel, como um smartphone ou tablet. Se isso se aplicar, pode valer a pena explorar os sistemas de gestão de mão de obra disponíveis e identificar um que inclua um aplicativo móvel ou que ofereça acesso ao banco de dados central por meio de um navegador de web móvel.
- Quais recursos opcionais podem ser úteis? As várias soluções de softwares no mercado podem incluir recursos principais semelhantes, mas os recursos opcionais oferecidos podem variar drasticamente. Como exemplo de alguns dos recursos opcionais que podem ser encontrados em algumas soluções, temos ferramentas integradas de gerenciamento de folha de pagamento e recrutamento, opções de gerenciamento de fluxo de trabalho e opções de troca de turno para funcionários, permitindo que eles peguem e passem turnos. Esses recursos extras geralmente podem estar entre as melhores maneiras de separar soluções diferentes que já atendem às necessidades principais. Portanto, tente pensar em alguns dos recursos complementares que podem atrair ou fornecer mais valor.
Quais são as tendências de software de gestão de mão de obra mais relevantes?
As tendências de software de gestão de mão de obra mais relevantes tendem a se concentrar nas maneiras pelas quais o software e a tecnologia digital estão evoluindo continuamente, especialmente no local de trabalho. Por exemplo, o aumento da adoção do trabalho remoto e o maior foco na proteção de dados levaram ao aumento dos gastos com tecnologia em nuvem, enquanto os usuários agora também têm maiores expectativas quando se trata de software que oferece opções de automação. Algumas das tendências específicas de software de gestão de mão de obra que você deve conhecer são:
- Maior popularidade do software baseado em nuvem: Uma das tendências gerais de softwares mais significativas dos últimos tempos envolve o aumento da adoção da tecnologia de nuvem. Na verdade, uma pesquisa da Gartner (página em inglês) mostra que a maioria das empresas pretende manter ou aumentar os gastos atuais com computação em nuvem em um futuro próximo, e os desafios associados à pandemia da COVID-19 ajudaram a acelerar essa mudança, à medida que as empresas se conscientizaram dos benefícios em termos de acesso para uma força de trabalho distribuída. Essa tendência é importante para levar em consideração a tomada de decisões sobre o software de gestão de mão de obra, porque alguns funcionários podem precisar acessar a ferramenta remotamente, e as soluções baseadas em nuvem geralmente podem tornar isso mais fácil e seguro.
- Recursos aprimorados de inteligência artificial: A inteligência artificial está melhorando o tempo todo, e tanto a IA quanto o machine learning podem ajudar a aumentar a qualidade do software de gestão de mão de obra. Algumas opções fornecerão agendamento automatizado e outras funções semelhantes, que aprenderão com as informações disponíveis e criarão agendamentos inteligentes com base na disponibilidade e nas necessidades comerciais. Isso pode não apenas tornar o processo de criação de um cronograma de trabalho mais eficiente, mas também pode levar a menos erros, pois os humanos podem ignorar as informações de uma maneira que a IA não. No entanto, as melhores soluções que oferecem essas funções também permitirão que os cronogramas gerados pela IA sejam alterados, resultando em uma combinação de IA inteligente e intervenção humana quando necessário.
- Mudando as expectativas da força de trabalho: Há agora uma expectativa maior dos trabalhadores em muitos setores de que eles terão maior flexibilidade em seu horário de trabalho e oportunidades de trabalhar em casa, quando apropriado. Isso pode influenciar a decisão sobre qual pacote de software optar, porque alguns pacotes acomodarão o acesso remoto mais facilmente do que outros. Além disso, há também um maior escrutínio dos contratos de zero horas, com as pessoas nesses contratos esperando uma quantidade justa de trabalho e a opção de recusar o trabalho. Isso pode tornar o componente de agendamento do software de gestão de mão de obra mais importante e pode exigir que os funcionários tenham acesso a essa área do software, juntamente com permissão para trocar turnos ou fazer alterações.
- Soluções de softwares mais abrangentes: Finalmente, à medida que o software de gestão de mão de obra continua avançando, vemos um número maior de soluções no mercado que fornecem uma gama abrangente de recursos, em vez de se concentrar em áreas específicas. Não é incomum encontrar softwares que possam fornecer bancos de dados de funcionários, agendamento, rastreamento de conformidade, folha de pagamento, monitoramento de desempenho, previsão de mão de obra e funcionalidade de gerenciamento de fluxo de trabalho, tudo em um só lugar. Essas opções podem ser excelentes para startups ou empresas que desejam otimizar.
Fontes:
Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:
-
Melhor software de gerenciamento de força de trabalho - (página em inglês) - Capterra (Data de acesso: sexta-feira, 1º de outubro de 2021)
-
Reconhecimento dos funcionários: 4 formas em que ele mudou e como o software pode ajudar - (página em inglês) - Capterra (Data de acesso: sexta-feira, 1º de outubro de 2021)
-
Gartner identifica seis iniciativas que o RH pode implementar para ajudar os gerentes a manter o desempenho e o engajamento dos funcionários durante a pandemia do coronavírus - (página em inglês) - Gartner.com (Data de acesso: sexta-feira, 1º de outubro de 2021)
-
Gartner prevê o futuro da infraestrutura periférica e de nuvem - (página em inglês) - Gartner.com (Data de acesso: sexta-feira, 1º de outubro de 2021)