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Sistemas de Gestão de Conhecimento
Sistema de gestão de conhecimento: os produtos dessa categoria oferecem maneiras de otimizar a utilidade do capital intelectual e dos ativos intangíveis, capturando, preservando e organizando o conhecimento institucional em um formato mensurável. As soluções de gestão de conhecimento permitem que estratégias bem-sucedidas sejam transferidas e replicadas por toda a organização. A implementação pode ser focada internamente em aprendizado mais rápido, criação de novos conhecimentos e inovação ou direcionada externamente, fornecendo um caminho de serviço autoguiado para os clientes. O sistema de gestão de conhecimento está relacionado às ferramentas de BI e ao sistema de gestão de documentos. Leia mais Ver menos
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Tudo sobre Sistemas de Gestão de Conhecimento
Índice
O que são sistemas de gestão de conhecimento?
Sistemas de gestão de conhecimento são um repositório centralizado, que pode ser pesquisado, de documentos digitais, como PDF, documentos, planilhas, apresentações, áudios e vídeos. Eles permitem que os usuários capturem, preservem, organizem e compartilhem informações, estratégias e ideias de negócios. Eles oferecem um portal de autoatendimento para compartilhar informações interna e externamente com os clientes.
As organizações podem usar o software para várias atividades, como treinamento, infundindo práticas recomendadas para processos e projetos e criando perguntas frequentes (FAQ na sigla em inglês).
Os benefícios dos sistemas de gestão de conhecimento
Os sistemas de gestão de conhecimento permitem que as organizações preservem o conhecimento que os funcionários obtiveram com o tempo e a experiência, além de compartilhá-lo com outros. A seguir, uma lista dos benefícios de usar esse software:
- Melhorar o treinamento de funcionários: a solução ajuda as empresas a documentar informações, como conhecimento do setor, conjuntos de habilidades dos funcionários e práticas recomendadas. Armazenar esses dados em um portal de autoatendimento facilita para os funcionários aprenderem com pares e líderes do setor, da forma mais conveniente. A ferramenta também pode integrar novos contratados rapidamente porque todos terão os recursos de treinamento à disposição.
- Acelerar o acesso às informações: uma abrangente base de conhecimento torna mais fácil para os funcionários encontrar rapidamente as respostas às suas consultas. Também é possível compartilhar o banco de dados com clientes na forma de um portal de FAQ. O software garante que as respostas sejam coerentes e precisas e o tempo de resposta seja breve.
- Resolver consultas mais eficientemente: o software permite rastrear e supervisionar tendências nas consultas/preocupações de clientes e funcionários. Essas tendências podem ajudar a eliminar problemas e, em última instância, economizar tempo e dinheiro no longo prazo.
Recursos típicos dos sistemas de gestão de conhecimento
- Gestão da base de conhecimento: crie e armazene documentos em um banco de dados centralizado que funciona como um repositório organizado para recuperação de conhecimento.
- Pesquisa de texto completo: pesquise palavras-chave em documentos inteiros, não apenas em seções limitadas.
- Controles de acesso: defina níveis de acesso para diferentes arquivos e pastas. Atribua permissões distintas a usuários dentro da organização.
- Catalogação: organize documentos com base em palavras-chave e tags semelhantes.
- Colaboração: trabalhe em conjunto em projetos, compartilhando informações com colegas em tempo real.
- Gestão de conteúdo: crie, forneça e administre informações em vários formatos, em um ambiente de colaboração.
- Fóruns de discussão: faça perguntas e compartilhe ideias através de fóruns ou grupos online.
- Portal de autoatendimento: acesse a base de conhecimento, fóruns de discussão e ferramentas de suporte, tais como serviço de mensagens e rastreador de tíquetes, em uma única plataforma.
- Editor de texto: permita que os usuários editem texto no aplicativo por meio de um editor integrado.
O que levar em consideração ao comprar sistemas de gestão de conhecimento
- Alinhamento dos objetivos comerciais: cada fornecedor oferece diferentes recursos para necessidades de negócios distintas. Embora algumas soluções sejam projetadas para ser um suporte técnico para o cliente, outras são criadas como ferramentas de colaboração para gerenciar ideias e projetos. Antes de comprar uma solução, faça uma lista de suas necessidades de negócios e compare-as com os recursos do software. Além disso, crie um roteiro para integrá-lo aos seus processos e sistemas de informação.
- Assegurar a privacidade e a segurança dos dados: isso é vital, por isso verifique onde os dados serão hospedados e as medidas de segurança para protegê-los. Você pode optar por implementar na nuvem (onde os dados são hospedados em servidores de fornecedores/terceiros) ou no local (hospedados em seus próprios servidores). Confira as medidas de ambas as opções e avalie qual opção seria adequada à sua empresa. Além disso, verifique as certificações de conformidade do provedor de segurança.
- Avaliação dos custos totais do software: o preço do software pode variar de gratuito a algumas centenas de dólares. Para evitar pagar demais ou subutilizar o software, certifique-se de que o plano de preço selecionado tenha todos os recursos para atender às suas necessidades básicas. Talvez você não precise de alguns dos recursos avançados nem do pacote todo, o que reduz o custo do software. Além disso, participe de avaliações gratuitas e demonstrações para melhor avaliar as soluções que você selecionar.
Tendências relevantes dos sistemas de gestão de conhecimento
- Aumento do uso de AI para filtrar informações: os provedores dos sistemas de gestão de conhecimento estão aproveitando a AI para marcar automaticamente o conteúdo de acordo com categorias, tornando a indexação da pesquisa mais eficiente. Eles também estão usando a AI para fazer recomendação automática de conteúdo quando usuários digitam consultas na barra de pesquisa integrada, no bate-papo em tempo real ou no e-mail. Isso os ajuda a descobrir informações relevantes no momento certo.
- Compatibilidade com dispositivos móveis: 60% dos funcionários usam aplicativos móveis para tarefas relacionadas ao trabalho e 71% passam mais de duas horas por semana acessando informações da empresa em celulares. Com base nessa tendência, os fornecedores de sistemas de gestão de conhecimento estão oferecendo aplicativos móveis para dispositivos Android e iOS, para garantir que os usuários possam acessar informações em smartphones sem ter que comprometer a experiência.