O que são sistemas de agendamento?

Os sistemas de agendamento ajudam as organizações a agendar eventos, organizar horário de trabalho dos funcionários, reservar salas e outros recursos. As empresas usam um programa de agendamento para gerenciar tanto o planejamento das atividades internas quanto externas por meio de ferramentas, incluindo um calendário compartilhado e recursos de previsão, alocação e gerenciamento de recursos.

Os benefícios dos sistemas de agendamento

• Aumento de produtividade. Agendamento on-line economiza tempo e permite que os usuários concentrem-se em tarefas importantes, eliminando a necessidade de conversas pelo telefone para agendar reuniões com as partes interessadas. Com os sistemas de agendamento, os usuários finais podem reservar recursos de qualquer lugar por meio da funcionalidade de aplicativos móveis e os funcionários remotos podem gerenciar seus agendamentos sem visitar o escritório do empregador.
• Melhore a colaboração e reduza os conflitos. Uma ferramenta de agendamento oferece uma plataforma centralizada que armazena todos os calendários e faz qualquer alteração necessária, mantendo os usuários alinhados. Os agendamentos são acessíveis a todos os funcionários de uma organização, melhorando a colaboração, facilitando a utilização eficiente dos recursos e reduzindo os conflitos de agendamento.
• Redução dos não comparecimentos. Os sistemas de agendamento podem enviar lembretes automáticos por e-mail e mensagens para os participantes e a integração com aplicativos de calendário alerta os usuários sobre qualquer conflito de agendamento. Esses lembretes evitam cancelamentos tardios e não comparecimentos, permitindo que os usuários reagendem ou cancelem seus compromissos/reuniões no sistema.

Recursos típicos de sistemas de agendamento

• Gerenciamento de calendários: gerencie e crie agendas usando vários calendários.
• Agendamento on-line: permita que os usuários agendem compromissos on-line por dispositivos móveis, portais de agendamento e/ou quiosques.
• Agendamento de grupos: ajude os usuários a encontrar automaticamente horários disponíveis para reunião em vários calendários.
• Agendamento automatizado: revise a disponibilidade dos recursos para gerar agendas automaticamente com base nas necessidades comerciais, disponibilidade dos funcionários e qualificações.
• Agendamento em tempo real: permita que os usuários agendem um compromisso e façam reservas com base nas disponibilidades em tempo real.

O que levar em consideração ao comprar sistemas de agendamento

• BI e geração de relatórios. Como os gerentes precisam acompanhar de perto o desempenho das equipes e a utilização dos recursos para um planejamento eficaz, é necessário selecionar programas de agendamento que acompanham o uso dos recursos e fornecem informações/métricas sobre desempenho e utilização. Essas métricas podem ser usadas para reduzir problemas operacionais, como horas extras, não comparecimentos e subutilização de recursos. Pequenas empresas com maiores necessidades podem procurar soluções que ofereçam recursos de painéis e geração de relatórios.
• Acesso móvel. Pequenas empresas podem acelerar o crescimento aproveitando iniciativas digitais, como traga seu próprio dispositivo (BYOD na sigla em inglês). Para se beneficiar totalmente dessas iniciativas, no entanto, as empresas precisam dar um passo em direção a uma cultura que permita que os funcionários trabalhem de qualquer lugar. As empresas que exploram tais mudanças devem selecionar programas de agendamento que ofereçam acesso móvel e devem avaliar os recursos de qualquer aplicativo móvel oferecido antes de uma decisão de compra.

Tendências relevantes dos sistemas de agendamento

• Adoção de bots de ferramentas de agendamento. As pequenas empresas podem achar difícil competir sem a adoção de ferramentas de inteligência artificial (IA). De acordo com uma pesquisa, sete em cada dez pequenas empresas planejam adotar a tecnologia de interface do usuário conversacional nos próximos um a dois anos. Em breve, os chatbots habilitados para IA serão capazes de interagir com os clientes e ajudá-los a agendar compromissos.
• Avanço rápido nas tecnologias de aprendizado de máquina. As ferramentas de aprendizado de máquina estão indo além da realização de pequenas tarefas para o gerenciamento de processos inteiros. Gigantes da tecnologia, como Apple, Amazon, Facebook, Google e Microsoft, estão investindo pesado em pesquisa e desenvolvimento de tais ferramentas. Juntamente com as inovações prontas para uso das startups, as ofertas tecnológicas de aprendizado de máquina estão crescendo com soluções disruptivas.

De acordo com uma pesquisa, metade das pequenas empresas terá casos de uso de aprendizado de máquina em sua infraestrutura de TI nos próximos um a dois anos. Um instrumento de agendamento mais inteligente respaldado por tecnologias preditivas de aprendizado de máquina vai prever com precisão a oferta e a demanda, permitindo que os gestores tomem decisões oportunas e otimizem o desempenho dos negócios.