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Crie, colabore e publique uma base de conhecimento de autoatendimento com uma plataforma SaaS (software como serviço) de gestão de documentos fácil de usar.
Mantenha várias versões, aproveite o editor de descontos e as análises e garanta a segurança e a combinação com a identidade da marca.
Software de base de conhecimento muito utilizado. Confiável e usado por milhares de usuários do Customer.io, Datree.io, Universidade de Harvard, Monday.
Cansado de sistemas genéricos que não podem lidar com dados de engenharia? O 12d Synergy é sua solução tudo em um para as montanhas de documentos, e-mails, tarefas e dados criados em torno de seus projetos. A empresa cria um ambiente de dados comum eficiente, simplificando a forma como mais de 5.000 profissionais de arquitetura, engenharia e construção trabalham e colaboram. Controle de versão completo, transferências de dados inteligentes, transmissões de documentos, regras de nomeação imposta. Saiba como você pode economizar horas de dor de cabeça com documentos todos os dias.
Software de gestão de documentos que transformou a maneira como mais de 5.000 profissionais de arquitetura, engenharia e construção trabalham e colaboram.
O Content Central oferece a organizações como a sua acesso rápido e fácil às suas informações. O sistema tudo em um de gestão de documentos baseado em navegador fornece o que mais importa para você: acesso, velocidade, automação de processos e segurança.
Aqui estão alguns breves destaques da solução: Suporte incluído 24 horas; integra-se ao Microsoft Office e outros aplicativos de negócios; preços simples; sem módulos.
Varra. Classifique. Automatize. Distribua. Arquive.
O software Ademero ajudará você a controlar seus documentos.
Tecnologia PDF eficaz no Kit de desenvolvimento de software (SDK na sigla em inglês), incluindo anotações, assinaturas digitais, preenchimento de formulários e segurança. O SDK de PDF Foxit é otimizado para aplicativos corporativos e na nuvem.
Os principais recursos incluem renderização em PDF, reflow entre plataformas, suporte assíncrono, criação e organização de páginas.
Por que escolher a Foxit? A empresa tem velocidade e qualidade de renderização, suporte mundial, gestão de falta de memória, manipulação de fonte superior e otimização móvel.
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Software de gestão de documentos baseado no Windows que combina facilidade de uso com recursos corporativos. Ideal para equipes de RH, Qualidade, Projetos, Conformidade, Políticas e Contabilidade. Totalmente integrado ao Microsoft Windows, Office, Outlook e outros aplicativos de negócios com controle de versão, notificações, aprovações, segurança, políticas de registros, fluxo de trabalho e muito mais, dentro de pastas familiares do Windows. No local ou hospedado, com opções para internet e dispositivos móveis. API disponível para integrações.
Software de gestão de documentos para grupos médios e grandes oferecendo facilidade de uso familiar no Windows com acesso opcional à internet/dispositivos móveis.
O Doccept oferece um sistema eficaz de gestão de documentos com recursos como Integração de e-mail, controle de versão, estrutura automática de pastas, melhor segurança e conformidade regulamentar, compatibilidade com dispositivos móveis, metadados personalizados, expiração de documentos, OCR de texto completo, fluxos de trabalho e outros.
O Doccept fornece painéis abrangentes, ampla gama de recursos de pesquisa, controle de acesso totalmente configurável e opções de trilha de auditoria.
O sistema de gestão de documentos que permite às empresas otimizarem os processos de negócios para que se tornem mais organizados e mais seguros.
A plataforma iGrafx Business Transformation transforma processos e documentos em uma carteira valiosa de ativos. Com controle completo de versão, a capacidade de registrar e comparar alterações, matriz de atribuição de responsabilidades (RACI na sigla em inglês) e fluxo de trabalho de Análise e Aprovação integrados, o usuário está pronto para operações de controle e auditoria. Para empresas globais. Sem problema! A ferramenta cresceu para oferecer suporte a empresas com mais de 100 mil usuários globais e com os requisitos empresariais mais exigentes. E não há limites de tamanho para os arquivos carregados nem para a taxa de upload.
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Designed for midsize organizations of 100-1,000+ employees, DocStar ECM is the best document management & business process automation solution. It empowers growing businesses to make better decisions and delivers fast ROI with intelligent data capture, workflow, and retrieval. Integrated with ERP, accounting, HRIS, EMR or other business application, DocStar ECM helps you automatically manage the entire lifecycle of your content. Contact us for a free custom demonstration.
DocStar securely scans, stores & retrieves documents quickly & easily. AP Automation & eForms provide high ROI with automated workflow.
Gerencie arquivos, e-mails e dados, etiquetando-os.
Codificação automática, suporte ao Outlook, codificação compartilhada, sincronização de arquivos e armazenamento na nuvem
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O FileCenter é o líder de baixo custo em software de gestão de documentos baseado em PC com Windows para pequenos escritórios. Combina fácil digitalização e organização de arquivos com criação e edição adequada de PDF. Armazena arquivos no sistema de arquivos do Windows, não em bancos de dados complexos. Também inclui OCR, pesquisa e integração com serviços na nuvem. Recurso a recurso, oferece resultados a um preço que a concorrência não pode alcançar. Junte-se à família de mais de 50 mil usuários. Comece sua avaliação gratuita hoje! Ligue para a empresa.
O FileCenter ajuda a digitalizar, organizar, localizar e editar seus arquivos. Torna a digitalização mais eficiente e a organização de arquivos mais intuitiva.
O Doc.It Suite faz com que as empresas sejam mais eficientes e eficazes ao coletar, processar, armazenar e entregar documentos. A solução se posiciona de maneira exclusiva como o pacote completo de software com a mais alta qualidade e preço justo, desenvolvido especificamente para contadores.
O Doc.It Suite inclui gestão de documentos, fluxo de trabalho, portais da internet, editor de PDF, ferramentas de digitalização, arquivamento, fichário de trabalho e integração com impostos, participação e software de cobrança.
Produtos de gestão de documentos, fluxo de trabalho e armazenamento de documentos para empresas de contabilidade.
O StepShot Guides é um software de gestão de documentos para criar manuais de treinamento, revisões técnicas de blogs, apresentações de fluxo de trabalho de software e guias passo a passo, sem complicações.
A ferramenta foi projetada para ser exposta a uma ampla gama de grupos-alvo; não apenas empresários, mas também blogueiros, estudantes, professores e especialistas em treinamento que estão cansados de gastar horas incontáveis explicando procedimentos e fluxos de trabalho padrão.
Você não precisa ser especialista em tecnologia para utilizar o software!
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O Planio é a escolha de software de gestão de documentos de mais de 1.500 empresas em todo o mundo. Premiado e avaliado sempre como 5 estrelas por sua facilidade de uso e suporte ao cliente, o Planio ajudará suas equipes a gerenciar de forma colaborativa todos os tipos de documentos online, incluindo clientes de sincronização de desktop e móvel gratuitos. Nunca perca tempo procurando um documento novamente.
O Planio facilita a gestão de documentos para equipes de qualquer tamanho. Incluindo clientes de sincronização móvel e de desktop gratuitos e suporte offline.
PDF editor that allows users to create, merge, split, extract, delete, sign, compress, and convert documents.
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Works with Office for Windows, Office for Mac, and Office Online
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Profissionais do ensino superior podem assumir o controle sobre o design e a entrega de documentos com o Evisions FormFusion. Ajuda as instituições a economizar tempo e dinheiro automatizando e aumentando a flexibilidade na criação e distribuição de documentos. Os usuários do FormFusion podem criar pedidos ordens de pagamento, formulários de imposto, contas de alunos, transcrições, cartas de prêmios, cartas de admissão e outros itens personalizados usando seus dados de planejamento de recursos empresariais (ERP na sigla em inglês) de banner ou colega Ellucian.
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Dedicado ao setor de transporte e logística; o software de gestão de documentos Synergize ajudou centenas de empresas de transporte e logística a gerenciar documentos e informações críticas.
A plataforma de automação atende às principais preocupações do setor, inclusive aprimoramento do fluxo de caixa, recrutamento e gestão de novos condutores, adesão aos regulamentos de conformidade para RH e documentação de segurança, bem como verificação dos documentos de frete, que devem estar ao seu alcance quando os clientes telefonam com perguntas.
O software de gestão de documentos simplifica e automatiza processos comerciais com uso intenso de papel para decisões mais rápidas e informadas.
Crie e edite notas, salve páginas na internet, personalize capturas de tela e compartilhe-as instantaneamente com seus colegas de trabalho.
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O Docufree é uma plataforma na nuvem habilitada para serviços que combina todos os componentes individuais para gestão de conteúdo eletrônico em uma solução totalmente integrada certificada pela Indústria de Cartões de Pagamento (PCI, na sigla em inglês) e pela Lei de portabilidade e responsabilidade de seguro de saúde (HIPAA, na sigla em inglês). A plataforma conecta os serviços de digitalização, gestão de documentos e bpo em direção a uma solução totalmente informatizada. Mais de 1.000 organizações confiaram no Docufree para eliminar a papelada, automatizar tarefas intensivas em documentos e gerenciar documentos em toda a empresa de acordo com a cada política empresarial para retenção, privacidade e segurança.
O pacote mais abrangente de soluções de gestão de processos empresariais e de documentos que possibilitam a informatização.
Software de gestão de inovação que otimiza toda a cadeia de fornecimento de tecnologia, da propriedade intelectual (PI) à monetização.
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SigniFlow is the perfect combination of flexible workflow,document management, digital signing and legal compliance - the ideal solution for any company with processes that can be digitized for decreasing costs and increasing efficiency and productivity.
For the most basic requirements, to ultra-complex processes, SigniFlow has the answer.
SigniFlow is a documents, workflow, digital/electronic signatures management tool.
O Contentverse é um software de gestão de documentos fácil, que adere aos padrões do setor e se integra adequadamente ao hardware e programa existentes.
A versatilidade do Contentverse permite que as soluções sejam implementadas em vários mercados verticais, como contabilidade, construção, educação, serviços financeiros, assistência médica, fabricação, jurídico e governamental, entre outros. Se a sua organização possui papelada, deseja digitalizar e possui processos para gerenciar, o Contentverse é a resposta.
Software de gestão de documentos e conteúdo empresarial fácil de implementar e fácil de usar. Acesse seus arquivos com segurança a partir de qualquer lugar.
O Adaptive Compliance Engine (ACE) permite que as empresas se adaptem e cresçam para atender às crescentes necessidades de gestão de qualidade, sem codificação. Com o ACE, é possível minimizar os aborrecimentos administrativos e maximizar o ROI com ganhos de produtividade desde o primeiro dia, em conformidade com a 21 CFR Parte 11. O ACE é totalmente configurável e equipado com a funcionalidade de API para trabalhar em várias plataformas com qualquer software existente que já seja utilizado. Entre em contato hoje mesmo!
Com o ACE, é possível minimizar os aborrecimentos administrativos da gestão da qualidade e maximizar o ROI com ganhos de produtividade desde o primeiro dia.
Fundada em 2003, a NextProcess traz uma combinação única de conhecimento em tecnologia e serviços ao mercado de Gestão de Processos Empresariais (BPM) e Compras a Pagar (Procure to Pay – P2P). A NextProcess tem anos de experiência nas áreas de compras, contabilidade e tecnologia. A missão da empresa é fornecer a cada cliente uma funcionalidade flexível e robusta nos aplicativos enquanto reduz o custo de propriedade. Os módulos de software incluem CapEx, Orçamento, POs, AP, T&E, SVC e outros desembolsos.
Software para ajudar as organizações a migrarem para um arquivo de documentos sem papel, com capacidade de pesquisa e flexibilidade praticamente ilimitadas.
Mais de 5 milhões de usuários. O Communifire é o software de intranet social moderno e completo, que apoia os seus funcionários e a sua empresa. Noventa e nove por cento dos clientes da intranet do Communifire ainda usam a plataforma ativamente após cinco anos. Desde conectar o pessoal e otimizar a comunicação até aprimorar a colaboração e gerenciar o conteúdo, o pacote completo de ferramentas integradas ajudará a organização a ser mais informada, mais rápida para tomar providências e estar preparada para o amanhã.
Substitua a intranet desatualizada pelo Communifire. Totalmente útil. Totalmente personalizável. Totalmente amado por mais de 2 milhões de pessoas.
Sistema de código aberto para gestão de documentos desenvolvido em Java, criado para colaborar e gerenciar documentos e conteúdos empresariais. Fornece recursos para gerenciar o ciclo de vida completo dos documentos (ferramentas de classificação, edição ativa, controle de versão, ferramentas de comunicação) e implementar processos de negócios (automações, fluxos de trabalho, OCR, cliente de scanner, assinatura digital). Não tem barreiras técnicas para se conectar a aplicativos de terceiros e tem módulos para atender a necessidades específicas. Aplicativo móvel disponível.
Sistema fácil de gestão de documentos que permite gerenciar o conhecimento em qualquer ambiente organizacional. Acessível a partir de dispositivos móveis.
Uma solução completa de gestão de saída de documentos projetada para gerenciar, converter, distribuir e imprimir arquivos de saída de qualquer sistema.
Uma solução completa de gestão de saída de documentos projetada para gerenciar, converter, distribuir e imprimir arquivos de saída de qualquer sistema.
O mais novo produto baseado em navegador da Enlighten.Net, o ENet Docs, continua a tornar os negócios mais eficazes e os trabalhos mais fáceis com a gestão de documentos digitais. Automatize fluxos de trabalho, defina agendas de retenção, pesquise documentos usando qualquer palavra no arquivo, defina visualizações personalizáveis, divida documentos de várias páginas em arquivos individuais e muito mais. O ENet Docs pode ser implantado no local ou na nuvem e se integra a qualquer sistema de ERP. Entre em contato para obter uma demonstração; você certamente vai gostar.
Do trabalhoso papel ao poder digital. Ajude os funcionários a recuperar tempo e obter mais resultados com o ENet Docs.
Zoho WorkDrive é uma plataforma de armazenamento, sincronização e colaboração de arquivos online para equipes modernas, pequenas e grandes empresas. Ele apresenta o Team Folders, que permite equipes de qualquer tamanho trabalharem juntas com segurança, como se estivessem perto de você. Além disso, você obtém o Zoho Office Suite Editors e completa as estatísticas de acesso por equipe e por pasta da equipe. TeamDrive cuida integralmente das necessidades de mobilidade com os aplicativos para dispositivos móveis Android e iOS e o aplicativo de sincronização da área de trabalho.
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A NetDocuments atua em gestão de documentos baseada na nuvem desde 1999, ajudando as empresas a reduzir custos e aumentar a produtividade com pesquisa corporativa, recuperação de desastre integrada, áreas de trabalho centradas em clientes, assuntos e projetos e acesso a qualquer momento em uma plataforma dimensionável tanto para pequenas como para grandes empresas.
Ela oferece a organizações de todos os tamanhos uma solução SaaS (software como serviço) centrada na Internet para gerenciamento de documentos, e-mails e registros.
O Woodpecker converte automaticamente documentos em modelos inteligentes e padronizados sem sair do Word.
Automação simples de documentos.
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Software de gestão de ativos digitais otimizado para dispositivos móveis criado para arquivistas e gerentes de registros. Suporta todo o ciclo de vida de registros eletrônicos e físicos. Software de arquivos digitais eficaz, que permite gerenciar e fornecer acesso a ativos de multimídia, por exemplo, PDFs, mapas e desenhos, folioscópios, áudio, imagens, vídeos e e-mail. Nuvem ou no local. Simples para arquivar conteúdo ou realizar pesquisas globais. Gerencie facilmente o armazenamento e o rastreamento. Preço sensato; implementação rápida.
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3P Management product uses Traditional and Agile Project Management system with features include task, document, risk, expense & issue
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Kofax Capture automates document processing and improves information visibility within the organization by capturing paper and electronic documents from common ingestion channels, transforming them into accurate and actionable information, and delivering it all into core business systems.
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Easily implement cross-browser and cross-platform document scanning to your web applications in order to increase ease of use.
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Document Management software for managing information assets efficiently, simply, and securely.
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PaperSave is a complete document management, electronic workflow and invoice automation solution, for Microsoft Dynamics and Blackbaud.
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-> No more lost or misfiled documents.
-> Increased security.
-> Automated record retention rules.
-> Reclaim office space.
-> Enhanced disaster recovery.
-> Quick ROI and many more.
Complete document management, electronic workflow and invoice automation solution, for Microsoft Dynamics and Blackbaud.
ECM (Enterprise Content Management) puts business content to work and allows organizations to realize new value. Collaborating in the cloud, managing records, mitigating risk, capturing documents, improving employee productivity.
IBM Enterprise Content Management allows businesses to access, analyze, and act on business content.
Onehub is the best way to manage, share and collaborate on business files. Designed for business needs, Onehub offers granular control of data, role-based permissions and mobile access. The Onehub platform is intuitive and easy to use, so customers can begin controlled sharing of documents in minutes. Onehub's proven solution is used by more than one million users worldwide.
Manage, share, and collaborate on business files. Offers granular control of data, role-based permissions and mobile access.
UnForm is a platform-independent software product that creates, delivers, stores, and retrieves graphically enhanced documents from ERP application printing. A complete, end-to-end document management solution, UnForm interfaces at the point of printing to produce documents in various formats for printing and electronic delivery. Exact replicas of these documents can be stored in a secure archive for later retrieval by users via a web browser interface, or via powerful REST and APIs.
UnForm includes print management, e-delivery, document archiving, workflow and scanning/imaging.
Document management software system that streamlines the day-to-day business activities of thousands of companies around the globe, saving them time and money. Its a powerful and integrated software to manage all your documents; all the files necessary for the success of your organization. The more documents you have the more you need a reliable, scalable, and fast document management software. Manage your limited resources effectively!
Document management software system that streamlines the day-to-day business activities of thousands of companies around the globe.
Delightful internal and external documentation for every part of your business.
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Designed for the construction and energy industry, to manage the complex content throughout the life cycle of the engineering project.
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Encontre qualquer arquivo, independentemente de onde esteja armazenado com a plataforma de pesquisa de arquivos multiplataforma da Digitile. O Digitile centraliza os resultados de pesquisa no Google Drive, no Gmail, no GSuite, no Dropbox, no OneDrive, no Slack e no Trello, tudo em um só lugar, para que você não precise entrar e sair de contas diferentes. O Digitile complementa as soluções de software existentes. Não precisa parar de usar. Você receberá ajuda para encontrar ativos espalhados por todas as plataformas de nuvem.
Mecanismo de pesquisa de arquivos que centraliza os resultados em plataformas de nuvem, como o Google Drive, o Dropbox, o OneDrive, o Slack, o Trello e o Gmail.
Virtual Cabinet Document Management and Portal is used by 45,000+ businesses and professionals world-wide. Our software suits any industry: from accounting, to financial services, property, legal, manufacturing and more. Send documents to clients and use digital signatures for faster turnaround times. Track who's opened your documents and collaborate with them online. Use OCR for in-file searches, automatically file emails, see audit trails, optimise approvals and workflows, and more. Free demo!
Trusted by 45,000+ customers world-wide. Automate filing, speed up workflows, share files online, use e-signatures and more. Free demo!
The PDF24 Creator is a collection of tools for solving PDF releated problems. It's an installable desktop solution for Windows. You can use this application to convert every printable file to PDF, to merge and split PDF, to extract, move, delete pages, rotate pages, to protect and unlock PDFs, to compress PDFs, to add watermarks and page numbers, to create PDF/X and PDF/A and much more. A full featured and lightweight PDF reader is included as well.
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DocuXplorer is an industry-leading document management software solution for small-to-medium sized businesses in all industries. It is easy-to-use and intuitive, but with built-in robust functionality that includes automated workflow, multi-language OCR, Smart Capture functionality, a print driver, cutting-edge security and the ability to perform fast and accurate searches. We offer both self-hosted and Cloud based solutions.
DocuXplorer is the ideal solution for organizations looking to replace their current document management software or start fresh!
Nomadesk is an easy and secure way to collaborate on and backup critical files from any location, whether you have an internet connection or not. Alleviate the hassles and high costs of traditional document management solutions with Nomadesk.
Virtual fileserver that enables both online and offline document management built specifically for small businesses and consultants.
At Assai we believe that technology should serve as a liberator, giving you the freedom to focus on what you are good at.
Hence, we have created the quintessential Document Control & Management tool.
Offering unparalleled functionality and ease-of-use, AssaiDCMS is the preferred tool for industry leaders such as BP and Arrow Energy
All-around document control & management system for engineering and construction. Used by industry leaders around the world.
ProcessMAPs Documents Management Module allows you to easily manage word files, excel sheets, scanned Documents, Image files, etc. It acts as a central repository for all the documents which are part of the process in other modules.
Role based permissions can be allotted for viewing and editing of documents
Documents are being created faster than we can count them. Being able to organize, control and provide fast and secure access to this structured and unstructured data has become critical to the organizations success. eBAs simplified enterprise-grade document management system does exactly that. Key functionality includes version control, access control, notifications, approval workflows, embedded file viewer support, collaboration, and enterprise archiving.
eBA Document and Records Management software lets you capture, store & track the life-cycle of your electronic documents.
Bigle legal is the next-generation end-to-end document automation platform. Our mission is to transform the way law firms, real estate companies, notaries and in-house legal teams at any business create and manage documents.
Our secure cloud-based platform automates your complex documents and allows you to create new contracts in under 5 minutes.
Its time to say goodbye to repetitive tasks and refocus your efforts on high-value customer-centric work.
End-to-end document automation platform with a mission to liberate legal professionals from manual tasks
Cognidox is a web-based, document management software tool aimed primarily at supporting high-tech product development. It enables better product lifecycle management and knowledge transfer from developers to partners, clients and customers.
We provide highly-integrated support for system engineering workflows and the product lifecycle. Plug-ins are provided for CMS products, software SCM tools, EDA tools, CRM systems, CAD tools and self-service Help Desk applications.
Lean Document Management for High-Tech Product Development
A single user to 100 users will find IMS extremely affordable. IMS offers the most desirable features. IMS was originally designed for the Department of Defense with our first release in 1994. Thousands of DoD users access IMS to this date. IMS is installed in most any type of industry including education, police departments, legal office, medical, financial, and more. IMS is simple enough that a user can get started with minimum to no training and requires minimum IT resources.
Manage information within one single repository; including email, fax, documents, content from other data sources, and more.
Since 1993, Patrina Corporation has been at the forefront of providing cloud based electronic records archiving solutions that meet strict regulatory requirements for compliance. Whether your needs are email or social media archiving with eDiscovery capabilities, or archiving of records and transactional data, Patrina has a solution for you. Our secure hosted archiving platform will help you quickly locate, manage and produce the information you need when you need it most
Patrina helps businesses secure, organize and manage data in order to make it universally accessible and useful.
KnowledgeLake solves transactional content management challenges with content services that seamlessly extend the capabilities in which youve already invested, and easily integrates with your systems and processes. By powering content classification and capture with machine learning and deploying RPA (Robotic Process Automation) to bypass even the most stubborn integration challenges, the platform brings unprecedented digital dexterity to content management.
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Optix flexible offerings include document management, workflow automation (business process management) and records management for multi-user organizations. With Optix, organizations are able to capture, store, route and secure content in virtually any format, while managing multiple revisions. With a footprint that spans the Fortune 500, federal, state, and local governments, and SMBs, Optix offers on-premises and hosted solutions that integrate with other business applications.
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Ferret Software Ltd. has been a proven Document Management and Invoice Automation software provider since 2001.
Ferret Software has grown to include over a thousand companies worldwide. This growth has lead to Ferret Software consistently featuring in the Deloitte Asia Pacific Technology Fast 500 and maintaining a good reputation for simple to use and well supported information / document management and invoice processing technolgies.
Ferret is an Australia and NZ leader in Information & Document Management Software and Accounts Payable Invoice Automation Software.
DocXellent is a leading provider of electronic document control software and quality software applications with over 30 years of experience. We design our products to be configurable allowing our customers to organize their electronic document control and quality management functions the way they operate.
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VKS is a rich multilingual web-based Work Instruction software designed to help companies improve profitability through improvements in quality, productivity, and efficiency. VKS allows organizations to easily create & share visual instructions. Standardize on best processes, reduce errors and increase efficiency. VKS was designed to help manufacturers transition to a paperless, visual system, collect Electronic data capture and connect with machines, tools, and other Softwares such as ERPs.
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MCN Healthcare's Policy Manager is a dynamic document control and workflow management software solution that simplifies and automates policy access, review and approval throughout your organization.
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KRYSTAL Document Management System Software is simple, affordable and feature rich enterprise class, multi-user, browser based Document Management System Software with integrated Workflow Solution that enables organizations to securely store, manage , retrieve and distribute critical business documents using any device any time anywhere.
Web-based document management system software. Enables organizations to securely store, manage and retrieve critical business documents
Guia de Compra de Sistemas de Gestão de Documentos
Índice
O que são sistemas de gestão de documentos?
Sistemas de gestão de documentos ajudam usuários a criar, armazenar e compartilhar documentos, desde formulários padrão e contratos a correspondência pessoal. Esses aplicativos incluem recursos como captura de imagem, pesquisa de documentos e gestão do acesso que permitem que os usuários acessem documentos comerciais com facilidade.
Os benefícios dos sistemas de gestão de documentos
As soluções de gestão de documentos podem auxiliar na transformação digital do seu negócio eliminando a necessidade de documentos manuais.
Algumas vantagens de usar uma solução de gestão de documentos estão listadas abaixo:
- Acesse documentos em qualquer lugar e a qualquer momento
- Colabore por meio de compartilhamento de arquivos
- Proteja documentos comerciais críticos contra o acesso não autorizado, cibercrime, ransomware e desastres naturais
- Reduza custos relacionados ao armazenamento de documentos físicos
Recursos típicos de sistemas de gestão de documentos
- Captura de documentos: utilize a tecnologia de captura de imagem para digitalizar documentos impressos. Plataformas avançadas oferecem leitor de caracteres ópticos (OCR na sigla em inglês) e funcionalidade de pesquisa.
- Armazenamento de documentos: armazene, acesse, compartilhe e edite documentos em uma plataforma comum.
- Pesquisa de texto completo: pesquise arquivos e documentos relevantes digitando palavras-chave em uma caixa de pesquisa.
- Controle de acesso/permissões: gerencie as permissões de acesso a documentos para pessoas ou grupos específicos e controle quem pode ver e/ou editar documentos.
- Ferramentas de colaboração: compartilhe documentos com indivíduos ou um grupo de pessoas e permita que seja possível editar e adicionar comentários.
- Arquivo de documentos: crie um repositório centralizado para armazenar dados confidenciais e arquivados para referência futura.
O que levar em consideração ao comprar sistemas de gestão de documentos
- Capacidades de integração: para fazer uso ideal de uma solução de gestão de documentos, os usuários precisam integrá-la com outros sistemas empresariais fundamentais como contabilidade, gestão de relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês), RH e soluções contábeis. Essas integrações não apenas ajudam a aproveitar os recursos de compartilhamento e armazenamento de documentos oferecidos no sistema de gestão de documentos, mas também permitem conduzir uma pesquisa de texto em documentos em toda a empresa. Por exemplo, uma integração de sistemas de gestão de documentos com uma solução contábil ajuda usuários a indexar e armazenar documentos contábeis e financeiros, útil no acesso a documentos durante auditorias internas ou externas.
- Segurança de dados: pequenas empresas enfrentam ameaças externas à segurança de dados, por exemplo, hackers e violações de dados, bem como ameaças internas à segurança de dados, como roubo por funcionários. Visto que o sistema de gestão de documentos é o centro de armazenamento dos documentos empresariais importantes, ele é muito mais susceptível a uma violação de dados. Para garantir a perda de dados zero, é preciso assegurar que o sistema de gestão de documentos escolhido é equipado com os mais recentes protocolos e metodologias de segurança. Entre eles, Advanced Encryption Standard (AES) 256 bits de segurança e criptografia SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
- Necessidades de digitalizar e escanear documentos: o recurso de digitalizar e escanear documentos ajuda os usuários ao permitir escanear documentos de papel e indexá-los usando um conjunto de palavras-chave. O armazenamento digital combinado com a indexação precisa ajudam usuários a pesquisar tais documentos. Alguns produtos também oferecem o reconhecimento óptico de caracteres (OCR na sigla em inglês), que ajuda usuários a converter documentos manuscritos em um formato digital. Compradores que trabalham com muita documentação física devem fazer uma lista de produtos que incluem essa funcionalidade.
Tendências relevantes dos sistemas de gestão de documentos
- As empresas querem integrações melhores entre as ferramentas de gestão de projetos e os sistemas de gestão de documentos: as colaborações abrangem diferentes equipes em uma empresa. Para melhorar a eficiência operacional, as empresas estão mudando para ferramentas unificadas que economizam tempo e esforço na alternância entre diferentes ferramentas. Por esse motivo, as empresas desejam integrar o sistema de gestão de projetos com o sistema de gestão de documentos, permitindo que usuários compartilhem documentos enquanto trabalham em um projeto.
- O futuro da gestão de documentos é móvel: com o aumento no uso de dispositivos móveis, ter recursos móveis é uma prioridade para pequenas empresas. Pode-se esperar que os fornecedores ofereçam cada vez mais serviços móveis como interfaces móveis responsivas, aplicativos móveis e portais de clientes.