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Software de Gestão de Documentos

Os sistemas de gestão de documentos automatizam o processo de gestão de documentos, desde a criação até o armazenamento e a distribuição em toda a empresa, desta forma, os softwares para gestão de documentos são capazes de aumentar a eficiência e reduzir o custo e a bagunça da manutenção de registros em papel. O software de gestão de documentos fornece soluções para uma ampla gama de necessidades, desde itens de baixa especificidade e alto volume, como formulários padrão, a itens altamente específicos e de baixo volume, como correspondência individual. O sistema de gestão de documentos está relacionado ao software de gestão de ativos de TI e ao sistema de gestão de conhecimento.

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O NAGIX permite que as organizações transformem de forma eficiente e automática grandes volumes de documentos em PDFs totalmente acessíveis Saiba mais sobre o Nagix
O NAGIX é um sistema avançado de documentos digitalmente acessíveis que permite que as organizações realizem de forma eficiente e automática! transforme grandes quantidades de documentos em PDFs acessíveis compatíveis com UA, para benefício dos deficientes visuais e em conformidade com as leis e regulamentos que obrigam as organizações a fornecer a seus clientes formulários e documentos acessíveis. Saiba mais sobre o Nagix

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Salve e classifique e-mails diretamente do Outlook 365 para o SharePoint e o Teams. Saiba mais sobre o Email Manager for Microsoft 365
Captura de e-mail e colaboração facilitadas. Repense a captura e o compartilhamento de registros e conhecimentos na nova era da mobilidade do Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Salve e-mails e anexos do Outlook na versão Microsoft 365 do SharePoint e do Microsoft Teams em qualquer dispositivo. Compartilhe links para arquivos com colegas e arquive vários e-mails e anexos de uma só vez nessas plataformas de colaboração. Aproveite o poder dos recursos de governança de dados da Microsoft marcando seu conteúdo com etiquetas. Saiba mais sobre o Email Manager for Microsoft 365

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LogicalDOC é uma solução intuitiva e altamente eficiente, que oferece o poder da gestão de documentos corporativos a empresas de médio porte. Saiba mais sobre o LogicalDOC
LogicalDOC ajuda qualquer tipo de organização, em todo o mundo, a obter controle sobre a gestão de documentos, com foco particular na rápida recuperação de conteúdo e automação de processos de negócios. A solução permite que a equipe crie, colabore e coordene qualquer quantidade de documentos. Com LogicalDOC, você aumentará a colaboração e a produtividade por meio da interface da Internet de última geração, integração ao Microsoft Office e ao Outlook e importação automática das pastas compartilhadas. Saiba mais sobre o LogicalDOC

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Um sistema de software de controle de documentos simples para importar, gerenciar, controlar e assinar os documentos. Saiba mais sobre o Orcanos
Orcanos Document Management Software (DMS), como parte da plataforma Orcanos ALM e QMS, é uma solução de nuvem acessível que permite à organização criar, arquivar, rastrear, pesquisar, assinar e auditar rapidamente toda a documentação relacionada ao planejamento, design, desenvolvimento, fabricação, serviço e muito mais. Orcanos Document Management é uma combinação perfeita para setores regulamentados, como dispositivos médicos, tornando os processos de gestão da qualidade e auditorias fáceis e sem riscos. Saiba mais sobre o Orcanos

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O Meridian é um sistema de gestão de documentos de engenharia que fornece uma única fonte de verdade para equipes de operações e manutenção. Saiba mais sobre o Meridian
O Meridian, da Accruent, é um sistema de gestão de documentos (EDMS, na sigla em inglês) de engenharia desenvolvido especificamente para fornecer uma única fonte de verdade no complexo ambiente operacional, de projetos e de engenharia atual. Ele ajuda as equipes de operações e manutenção a simplificar a gestão de documentos, garantir a segurança e a conformidade e maximizar a colaboração em toda a empresa. As soluções baseadas na nuvem e no local ajudam as empresas a superar os pontos problemáticos recorrentes associados a soluções herdadas ou sistemas genéricos de gestão de documentos. Saiba mais sobre o Meridian

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O Bitrix24 é uma plataforma gratuita de gestão de documentos usada por mais de 12 milhões de empresas em todo o mundo. Disponível tanto na nuvem quanto no local. Saiba mais sobre o Bitrix24
O Bitrix24 é uma plataforma gratuita de gestão de documentos usada por mais de 12 milhões de empresas em todo o mundo. Disponível na nuvem e no local (acesso de código aberto). Unidade pessoal, de grupo e da empresa, sincronização de arquivos, compartilhamento de arquivos, acesso móvel, edição de documentos online e offline, edição multiusuário e muito mais. Saiba mais sobre o Bitrix24

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Capacite o acerto na primeira tentativa na fabricação e na engenharia de trabalho de campo com instruções de trabalho digitais, listas de verificação e procedimentos operacionais padrão (SOPs na sigla em inglês). Saiba mais sobre o SwipeGuide
Facilite a excelência da força de trabalho por meio do trabalho padrão digital. A plataforma e os aplicativos SwipeGuide capacitam os fabricantes de alimentos e bebidas a melhorar o conhecimento e o desempenho operacional em unidades, linhas e equipes. Os clientes, incluindo Heineken, PepsiCo, Orkla e Coca-Cola, melhoram o acerto na primeira tentativa em mais de 26% e a retenção de conhecimento em 25%. O trabalho padrão digital impulsiona a excelência operacional. O SwipeGuide oferece isso de uma maneira que faz sentido. Saiba mais sobre o SwipeGuide

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O ShareGate é uma solução de gestão pronta para uso para o Microsoft 365. Saiba mais sobre o ShareGate
De grandes migrações a operações diárias no Teams e no SharePoint. O ShareGate é uma solução de gestão pronta para uso para o Microsoft 365. Usado por mais de 75 mil administradores de TI, o ShareGate transforma o M365 no ambiente colaborativo e seguro que deve ser. Comece a limpeza do locatário em minutos, crie uma estratégia de gestão com foco nas práticas recomendadas e automatize o autoatendimento de maneira que os usuários sigam as proteções estabelecidas por você. Saiba mais sobre o ShareGate

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O Paperflite permite que equipes de marketing e vendas descubram, compartilhem e monitorem conteúdo de vendas e obtenham análises de engajamento em tempo real. Saiba mais sobre o Paperflite
O Paperflite é uma plataforma de gestão de conteúdo de vendas e material promocional. Com o Paperflite, as equipes de marketing podem selecionar, organizar e distribuir conteúdo para equipes de vendas, equipes de sucesso do cliente e parceiros de canal. O Paperflite fornece análise de engajamento em tempo real da interação de usuários internos e externos com o conteúdo, para que os representantes de vendas possam priorizar leads e saber quando fazer o acompanhamento. O Paperflite integra-se às principais ferramentas de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) e marketing do setor e está disponível em vários dispositivos. Saiba mais sobre o Paperflite

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Aplicativo baseado na Internet projetado para armazenar, criar e editar planilhas e documentos online. Modelos, gráficos e comentários estão disponíveis.
Aplicativo baseado na Internet projetado para armazenar, criar e editar planilhas e documentos online. Modelos, gráficos e comentários estão disponíveis. Saiba mais sobre o Google Docs

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Plataforma de compartilhamento de arquivos que permite aos usuários armazenar e compartilhar contatos, fotos, vídeos, apresentações, gravações e muito mais.
Plataforma de compartilhamento de arquivos que permite aos usuários armazenar e compartilhar contatos, fotos, vídeos, apresentações, gravações e muito mais. Saiba mais sobre o Google Drive

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O Dropbox Business é a solução segura de compartilhamento e armazenamento de arquivos que os funcionários adoram e os administradores de TI confiam. Comece gratuitamente ainda hoje!
O Dropbox Business é um espaço de trabalho central que ajuda as equipes a se manterem organizadas e com um fluxo de trabalho estável. Todo o conteúdo das equipes em um só lugar, facilitando a colaboração e o foco no trabalho que importa. O Dropbox Business conta com a confiança de mais de 300.000 equipes de empresas ao redor do mundo e mais de 50 % delas estão listadas na Fortune 500 por seus recursos líderes do setor de sincronização de arquivos, colaboração e administração e segurança abrangentes, dimensionados à medida que as equipes crescem. Saiba mais sobre o Dropbox Business

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Um conjunto de produtos de colaboração para equipes e pequenas empresas. Conferências na Internet, compartilhamento de arquivos e agendamento em nuvem.
Um conjunto de produtos de colaboração para equipes e pequenas empresas. Conferências na Internet, compartilhamento de arquivos e agendamento em nuvem. Saiba mais sobre o Google Workspace

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Um conjunto integrado de aplicativos inclui e-mail, calendário e catálogo de endereços que são acessados via Internet sem interrupção.
O Microsoft 365 é mais do que apenas Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Ele fornece serviços poderosos, como e-mail de classe empresarial, armazenamento online e soluções de trabalho em equipe que você pode acessar de qualquer lugar. Reúna equipes e recursos com soluções como Microsoft Teams e Skype for Business que tornam o trabalho em conjunto mais produtivo e agradável, independentemente da localização dos participantes. Saiba mais sobre o Microsoft 365

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Software de compartilhamento de arquivos baseado na Internet, que permite acessar e compartilhar arquivos e fotos no Windows, Mac, Android e iOS.
Software de compartilhamento de arquivos baseado na Internet, que permite acessar e compartilhar arquivos e fotos no Windows, Mac, Android e iOS. Saiba mais sobre o OneDrive

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O DocuSign está mudando a maneira como os negócios são realizados, capacitando qualquer pessoa a realizar transações a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com confiança.
O DocuSign está mudando a maneira como os negócios são realizados, capacitando mais de 250.000 empresas e mais de 100 milhões de usuários em 188 países a enviar, assinar e gerenciar contratos a qualquer momento, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com confiança. O DocuSign substitui a impressão, o envio por fax, a digitalização e o envio da noite para o dia de documentos em papel para realizar transações comerciais. Sua tecnologia permite que organizações de todos os tamanhos, setores e regiões geográficas tornem todos os contratos totalmente digitais para manter a vida e os negócios em movimento. Saiba mais sobre o DocuSign

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O Box é uma plataforma para gestão de documentos, ativos e conteúdo.
Atualize a estratégia de governança da informação com a gestão do ciclo de vida no local de que sua organização precisa para reduzir riscos sem afetar a produtividade. Simplifique a forma de gerenciar o ciclo de vida do conteúdo que alimenta os processos de negócios com cronogramas de preservação flexíveis, preservação para descoberta defensável e gestão de disposição. Saiba mais sobre o Box

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Compartilhamento e visualização de aplicativos e desktops, ferramentas de anotação, mensagens instantâneas, slides da Internet e quadros brancos.
Compartilhamento e visualização de aplicativos e desktops, ferramentas de anotação, mensagens instantâneas, slides da Internet e quadros brancos. Saiba mais sobre o Microsoft SharePoint

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O sistema operacional de trabalho monday.com permite criar, centralizar, rastrear e automatizar todos os processos de documentos da organização.
Com o sistema operacional de trabalho monday.com, você pode criar, armazenar e gerenciar todos os documentos e formulários em um só lugar. Automatize a criação e a aprovação de documentos para aumentar a eficiência, minimizar erros, compartilhar e colaborar em documentos em tempo real e maximizar sua segurança, centralizando-os em um só lugar. Rastreie e revise edições anteriores através da pesquisa de documentos e padronize os processos de documentos a fim de manter todos alinhados em sua equipe. O monday.com possibilita uma gestão eficiente de documentos em um espaço de trabalho colaborativo. Saiba mais sobre o monday.com

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O Confluence pode ser uma fonte única de verdade. Use essa ferramenta para armazenar e compartilhar informações com eficiência em toda a organização.
As organizações estão cada vez mais digitais. Foram-se os dias em que se mantinha arquivos impressos de documentos importantes. Junte-se ao movimento digital tornando o Confluence a sua ferramenta de sistemas de gestão de documentos. Torne-se mais eficiente criando uma única fonte de verdade e distribuindo informações importantes em toda a organização com um clique. Saiba mais sobre o Confluence

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O Wrike é um software colaborativo usado para gestão de documentos com provas visuais, colaboração em tempo real e quadros Kanban.
O Wrike é um software de gestão de trabalho que conta com a confiança de mais de 20 mil empresas em todo o mundo. Simplifique a gestão de documentos com armazenamento de arquivos em contexto e baseado na nuvem. Compartilhe documentos em formulários de solicitação personalizados e tarefas, reduza os ciclos de aprovação com provas visuais e identifique rapidamente os colegas de equipe para qualquer solicitação de arquivo. Acelere a entrega com as mais de 400 integrações do Wrike, inclusive outros sistemas de gestão de documentos. Os documentos são fáceis de encontrar e as discussões e atualizações de tarefas podem ser vistas em segundos. Saiba mais sobre o Wrike

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Aplicativo que permite criar, editar e visualizar qualquer documento do Microsoft Word, planilha do Excel e arquivo do Powerpoint.
Aplicativo que permite criar, editar e visualizar qualquer documento do Microsoft Word, planilha do Excel e arquivo do Powerpoint. Saiba mais sobre o LibreOffice

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O BIM 360 é uma ferramenta perfeita para gerentes de projeto, campo e BIM acelerarem a entrega, economizarem dinheiro e reduzirem riscos.

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O Notion é o espaço de trabalho tudo-em-um para anotações, projetos, documentos e colaboração.
O Notion é o espaço de trabalho tudo-em-um para anotações, gestão de projetos, documentos e colaboração. Dezenas de milhares de equipes e empresas em todo o mundo o utilizam para manter os funcionários informados e trabalhando juntos em um só lugar. Ao reunir todo o trabalho e conhecimento e torná-lo altamente personalizável, o Notion cria foco e transparência, enquanto consolida ferramentas, economiza tempo e aumenta a produtividade de equipes de todos os tamanhos. Saiba mais sobre o Notion

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Ideal para empresas de todos os tamanhos, é uma ferramenta de criação de formulários que ajuda os usuários a criar formulários de pesquisa e também avaliar envios.
Com a confiança de mais de 18 milhões de usuários, o construtor de formulários do Jotform é uma maneira fácil de criar e publicar formulários online em qualquer dispositivo. A empresa oferece mais de 10 mil modelos de formulários prontos, mais de 100 integrações a aplicativos de terceiros e recursos avançados de design, tornando-se o principal construtor de formulários online para organizações em todo o mundo. É usado para criar formulários de pagamento, de geração de leads, de cadastro, de contato, de solicitação, entre outros. Saiba mais sobre o Jotform

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Tudo sobre Software de Gestão de Documentos

O que são sistemas de gestão de documentos?

Sistemas de gestão de documentos ajudam usuários a criar, armazenar e compartilhar documentos, desde formulários padrão e contratos a correspondência pessoal. Esses aplicativos incluem recursos como captura de imagem, pesquisa de documentos e gestão do acesso que permitem que os usuários acessem documentos comerciais com facilidade.

Os benefícios dos sistemas de gestão de documentos

As soluções de gestão de documentos podem auxiliar na transformação digital do seu negócio eliminando a necessidade de documentos manuais.

Algumas vantagens de usar uma solução de gestão de documentos estão listadas abaixo:

  • Acesse documentos em qualquer lugar e a qualquer momento
  • Colabore por meio de compartilhamento de arquivos
  • Proteja documentos comerciais críticos contra o acesso não autorizado, cibercrime, ransomware e desastres naturais
  • Reduza custos relacionados ao armazenamento de documentos físicos

Recursos típicos de sistemas de gestão de documentos

  • Captura de documentos: utilize a tecnologia de captura de imagem para digitalizar documentos impressos. Plataformas avançadas oferecem leitor de caracteres ópticos (OCR na sigla em inglês) e funcionalidade de pesquisa.
  • Armazenamento de documentos: armazene, acesse, compartilhe e edite documentos em uma plataforma comum.
  • Pesquisa de texto completo: pesquise arquivos e documentos relevantes digitando palavras-chave em uma caixa de pesquisa.
  • Controle de acesso/permissões: gerencie as permissões de acesso a documentos para pessoas ou grupos específicos e controle quem pode ver e/ou editar documentos.
  • Ferramentas de colaboração: compartilhe documentos com indivíduos ou um grupo de pessoas e permita que seja possível editar e adicionar comentários.
  • Arquivo de documentos: crie um repositório centralizado para armazenar dados confidenciais e arquivados para referência futura.

O que levar em consideração ao comprar sistemas de gestão de documentos

  • Capacidades de integração: para fazer uso ideal de uma solução de gestão de documentos, os usuários precisam integrá-la com outros sistemas empresariais fundamentais como contabilidade, gestão de relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês), RH e soluções contábeis. Essas integrações não apenas ajudam a aproveitar os recursos de compartilhamento e armazenamento de documentos oferecidos no sistema de gestão de documentos, mas também permitem conduzir uma pesquisa de texto em documentos em toda a empresa. Por exemplo, uma integração de sistemas de gestão de documentos com uma solução contábil ajuda usuários a indexar e armazenar documentos contábeis e financeiros, útil no acesso a documentos durante auditorias internas ou externas.
  • Segurança de dados: pequenas empresas enfrentam ameaças externas à segurança de dados, por exemplo, hackers e violações de dados, bem como ameaças internas à segurança de dados, como roubo por funcionários. Visto que o sistema de gestão de documentos é o centro de armazenamento dos documentos empresariais importantes, ele é muito mais susceptível a uma violação de dados. Para garantir a perda de dados zero, é preciso assegurar que o sistema de gestão de documentos escolhido é equipado com os mais recentes protocolos e metodologias de segurança. Entre eles, Advanced Encryption Standard (AES) 256 bits de segurança e criptografia SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Necessidades de digitalizar e escanear documentos: o recurso de digitalizar e escanear documentos ajuda os usuários ao permitir escanear documentos de papel e indexá-los usando um conjunto de palavras-chave. O armazenamento digital combinado com a indexação precisa ajudam usuários a pesquisar tais documentos. Alguns produtos também oferecem o reconhecimento óptico de caracteres (OCR na sigla em inglês), que ajuda usuários a converter documentos manuscritos em um formato digital. Compradores que trabalham com muita documentação física devem fazer uma lista de produtos que incluem essa funcionalidade.

Tendências relevantes dos sistemas de gestão de documentos

  • As empresas querem integrações melhores entre as ferramentas de gestão de projetos e os sistemas de gestão de documentos: as colaborações abrangem diferentes equipes em uma empresa. Para melhorar a eficiência operacional, as empresas estão mudando para ferramentas unificadas que economizam tempo e esforço na alternância entre diferentes ferramentas. Por esse motivo, as empresas desejam integrar o sistema de gestão de projetos com o sistema de gestão de documentos, permitindo que usuários compartilhem documentos enquanto trabalham em um projeto.
  • O futuro da gestão de documentos é móvel: com o aumento no uso de dispositivos móveis, ter recursos móveis é uma prioridade para pequenas empresas. Pode-se esperar que os fornecedores ofereçam cada vez mais serviços móveis como interfaces móveis responsivas, aplicativos móveis e portais de clientes.