Os softwares de emissão de bilhetes são soluções de software que gerenciam e automatizam tarefas relacionadas a bilheteria física, online e de quiosque. Seu uso é destinado a qualquer evento especial. No entanto, os setores que mais utilizam este software são os de recreação e entretenimento, como teatros, parques, festivais e similares. As soluções de emissão de ingressos frequentemente integram ou incorporam outros processos do negócio, como controle de estoque e monitoramento de vendas. Essas aplicações também podem ajudar a gerenciar a escolha de assentos, compromissos de quem for se apresentar e outros detalhes relacionados ao evento.

Alguns recursos principais de uma solução de emissão de bilhetes incluem a capacidade de fornecer o serviço de reserva automática, por meio do qual um cliente pode escolher seu assento ou local e ter essa escolha aprovada ou não com base em regras predefinidas. Ela também lidará com confirmações automatizadas de pedidos para clientes online. Em situações em que isso seja relevante, o controle de estoque também pode fazer parte do sistema para que o estoque seja atualizado quando um bilhete vendido afete o estoque do organizador.

A natureza centralizada de um sistema de emissão de ingressos geralmente significa que erros como vender ingressos demais ou vender o mesmo assento mais de uma vez são amplamente evitados. O gerenciamento de ingressos se torna muito menos trabalhoso usando um desses sistemas, principalmente quando há vendas online em que um humano não precisa estar envolvido na transação, a menos que o cliente tenha um problema.

Embora os sistemas de emissão de ingressos se concentrem na venda de bilhetes, eles têm relações estreitas com outros tipos de software. Entre eles, estão os softwares de quiosque e softwares de gerenciamento de estoque. Esse tipo de software pode trabalhar em conjunto com essas outras soluções de software para fornecer mais automação das tarefas rotineiras relacionadas à venda de bilhetes.

Ao comprar soluções de sistemas de emissão de ingressos, há muitos pontos para o comprador considerar. Entre eles, está incluído o nível de habilidade técnica dos funcionários que trabalham com o software e qualquer treinamento que possa precisar ser financiado. No entanto, a maioria dessas considerações estará em torno dos recursos que as soluções de software em potencial oferecem. Os recursos “principais” devem estar presentes em todas as soluções de emissão de ingressos, enquanto outros recursos podem variar de sistema para sistema. De modo geral, para ser incluída na categoria de softwares de emissão de bilhetes, a solução terá a maioria dos seguintes recursos (se não todos):

• Um sistema de configuração de eventos fácil de usar que agiliza o processo de criação de novos eventos e de lançamento para que os clientes comprem os ingressos

• A capacidade de marcar um evento e seus ingressos com logotipos personalizados. Esse recurso também é conhecido como “White Label Ticketing” em inglês. Ele geralmente é uma opção premium, o que significa que não está disponível em versões gratuitas

• Suporte a várias formas de pagamento é um recurso essencial para qualquer sistema comercial, pois não oferecer uma opção de pagamento que um cliente possa usar representa um impasse inevitável à venda

• Funcionalidade de check-in do evento para que o sistema possa ser atualizado para mostrar que um determinado participante chegou

• O marketing por e-mail é outra parte fundamental do gerenciamento de eventos, pois os clientes que participam de um determinado tipo de evento têm maior probabilidade de participar de outros eventos semelhantes

• A capacidade de personalizar as taxas também é um recurso integral ao gerenciar eventos, pois a forma como as taxas de eventos e bilhetes são estruturadas pode fazer uma grande diferença no apelo de um determinado negócio

O que é um software de de emissão de bilhetes?

Os softwares de emissão de bilhetes foram projetados para tornar o processo de venda de ingressos para um evento eficaz, mais eficiente e mais lucrativo. Em vez de depender de métodos mais tradicionais, como planilhas ou aplicativos personalizados, as empresas podem usar esse tipo de software. Ele garantirá o mínimo de confusão com a venda de ingressos, uma chance significativamente reduzida de erros no processo de vendas e reserva de bilhetes. Além disso, pode levar a uma maior satisfação do cliente de modo geral.

Os clientes esperam ter mais controle sobre suas experiências quando visitam um local ou evento. Isso é algo que os organizadores de eventos geralmente ficam felizes em fornecer, mas que adiciona complexidade adicional ao processo de realização do pedido. Essa complexidade adicional aumenta naturalmente as chances de erros como reserva duplicada de assentos ou vendas contadas incorretamente. Os softwares de emissão de bilhetes automatizam muitas tarefas relacionadas à venda de bilhetes, eliminando a possibilidade de erro humano nessas áreas e tornando o processo de realização de um evento muito mais simples.

Empresas que precisam organizar eventos e vender bilhetes estão recorrendo cada vez mais a essas soluções de software à medida que se tornam amplamente nativas da nuvem. A capacidade de uma empresa colocar sua marca em um evento e nos bilhetes deste evento torna o modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês) uma opção viável, permitindo que essas empresas tirem proveito de não precisar hospedar seu sistema centralizado localmente para lidar com a venda de bilhetes. Este software também se integra a outros sistemas relacionados para automação adicional, como gerenciamento de estoque e controle de transações. Em muitos casos, estão incluídas (ou disponíveis como opcional) análises que permitem que os organizadores de eventos obtenham informações valiosas dos dados coletados durante eventos anteriores.

Quais são os benefícios dos softwares de de emissão de bilhetes?

Existem vários benefícios para os softwares de de bilhetes. Muitos desses benefícios têm como foco a melhora da experiência do cliente por meio da venda automatizada de bilhetes. Além disso, permite um processo mais eficiente que requer menos trabalhadores humanos envolvidos. Alguns dos benefícios específicos obtidos com o uso de um software de emissão de bilhetes como este incluem:

• Monitoramento preciso de dados: o monitoramento de dados é essencial ao realizar um evento. Especialmente quando se trata de grandes eventos que incluem milhares ou até dezenas de milhares de pessoas. Um simples erro de cálculo relacionado ao número de ingressos vendidos pode resultar em pessoas demais chegando ao local. Esse problema deixa os organizadores com a escolha de afastar os clientes que pagaram pelo ingresso ou violar as regras sobre o número de pessoas no local. Essas soluções de emissão de bilhetes garantem que todos os dados sejam monitorados com precisão.

• Possibilidade de venda de bilhetes online: ter bilhetes disponíveis apenas na bilheteria física coloca uma pressão adicional em um evento em razão das filas geradas pela venda no local. Esse fator também afasta alguns clientes, pois nem todos desejarão ir até o evento se não tiverem certeza de que conseguirão um ingresso. A venda de bilhetes online resolve esses dois problemas.

• Sistema de emissão de bilhetes mais econômico e sustentável: com soluções de emissão de bilhetes como essas, não é mais necessário imprimir bilhetes físicos. Os participantes podem receber um código de barras por e-mail que pode ser digitalizado em seu telefone ao entrar no evento. Isso elimina a despesa da produção desses ingressos e torna a operação mais sustentável, pois são necessários menos recursos. Normalmente, ainda será possível que o cliente imprima seu bilhete.

• Filas e tempo de espera reduzidos: os clientes que já compraram seus bilhetes online, e sabem que têm um assento específico esperando por eles, têm menos probabilidade de chegar cedo para tentar conseguir um bom lugar na fila da bilheteria ou um assento melhor. Isso resulta em menos filas e tempo de espera mais curto.

• Controle dos preços de entrada: ter todo o processo de venda de bilhetes centralizado em um sistema garante que o gerente do evento possa ter controle total dos preços de seus ingressos.

• Suporte adicional para equipes de emissão de bilhetes: indiretamente, esse sistema pode significar mais suporte para as equipes que gerenciam a operação de emissão de bilhetes. Isso ocorre porque muitas tarefas que normalmente seriam de sua responsabilidade serão feitas pelo software, liberando as equipes para cuidar de outras áreas do processo de emissão de ingressos e ajudando somente quando necessário.

• Experiência personalizada para os compradores dos bilhetes: os clientes gostam de obter uma experiência personalizada das empresas de quem estão comprando, mesmo quando essa empresa está lidando com milhares de clientes em um curto período. Esse tipo de software permite criar uma experiência personalizada para esses clientes, como enviar e-mails de acompanhamento com orientações ou outras informações relevantes sobre o evento.

Quais são os recursos dos softwares de emissão de bilhetes?

As funcionalidades dos softwares de emissão de bilhetes estão focadas em tornar o processo de venda de bilhetes mais eficiente para o vendedor e mais agradável para o cliente. O software geralmente visa automatizar o processo o máximo possível. Como resultado, muitos dos recursos são baseados nessa automação. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns encontrados nos softwares de sistema de emissão de bilhetes:

• Processo de configuração de eventos simplificado: o processo de criação de um novo evento, incluindo a configuração dos detalhes e o estabelecimento dos preços, normalmente é muito simples nessas soluções de software. O software geralmente se propõe a tornar todo o processo, desde a configuração até o evento estar ao vivo no site do organizador, o mais rápido e simples possível. A simplicidade desse processo também reduzirá o volume de treinamento adicional exigido pelos funcionários que o usarão.

• Várias opções de gateway de pagamento: embora possa ser uma minoria de clientes que decida não participar de um evento porque não pode pagar usando sua forma de pagamento favorita, essa minoria não é zero. Além disso, é considerado uma prática recomendada nos negócios tornar o mais fácil possível para o cliente realizar a compra. É por isso que as soluções de sistema de emissão de bilhetes geralmente oferecem várias formas de pagamento, dando aos clientes mais opções para pagar pelos seus ingressos.

• Funcionalidade de check-in do evento: a maioria das soluções de emissão de bilhetes incluirá alguma funcionalidade de check-in do evento que permitirá o monitoramento preciso e simples de quem realmente está no evento. Isso geralmente vem na forma de códigos de barras que podem ser digitalizados na entrada. Essa verificação atualiza automaticamente o sistema para informar que o portador daquele bilhete específico está presente. Além de informar quantas pessoas compareceram ao evento, o sistema também pode fornecer dados valiosos sobre os horários de chegada das pessoas, por exemplo, que podem ser usados para tomada de decisões futuras sobre os horários de eventos ou como o sistema de filas opera.

• Personalização "white label" de eventos e bilhetes: "White label" é o termo usado para descrever a capacidade de personalizar o site e os bilhetes de um evento para combinar com a marca desejada, seja ela a do organizador do evento ou do próprio evento. Essa funcionalidade está geralmente incluída em versões pagas desse tipo de software, enquanto as versões gratuitas podem não permitir a personalização "white label" ou permitir, mas incluir também a marca do fornecedor do software nos bilhetes.

• Funcionalidade de marketing por e-mail: os organizadores de eventos podem contar com a funcionalidade de marketing por e-mail para obter bons resultados. Visto que pessoas interessadas em participar de certos tipos de eventos são mais propensas a participar de outros, mantê-los informados sobre esses eventos por e-mail é um esforço que vale a pena. Os softwares de emissão de bilhetes geralmente facilitam esse trabalho.

• Análises e relatórios detalhados: muitos dados serão coletados durante a operação geral e muitas soluções de emissão de bilhetes fornecerão ferramentas para obter informações mais detalhadas de todos esses dados. Isso inclui a criação de relatórios informativos que podem auxiliar em futuras reuniões de negócios, propostas e atualização de superiores.

• Cadastro e posterior captura de dados: o processo de cadastro ao usar soluções de emissão de bilhetes costuma ser uma situação vantajosa para o organizador do evento e para o cliente, principalmente se esse cliente for participar de eventos futuros. Isso permitirá que o sistema mantenha um registro de informações úteis, como os tipos de evento que o cliente gosta e detalhes de pagamento, para facilitar compras futuras. Do ponto de vista do organizador, permite que eles tomem decisões mais informadas sobre o que comercializar para esse cliente.

• Taxas personalizadas: a personalização das taxas é um aspecto essencial da organização do evento e está incluída nos softwares de emissão de bilhetes. Existem muitas taxas associadas a eventos e locais, mas poder estruturar essas taxas de maneiras diferentes pode tornar uma oferta mais atraente.

O que deve ser considerado ao adquirir um software de emissão de bilhetes?

Ao comprar um softwares de de emissão de bilhetes, é crucial considerar os tipos de eventos que o organizador realizará. O software adequado para pequenas reuniões em espaços ao ar livre pode não ser necessariamente eficiente para concertos em estádios com vários atos. Essas soluções de software são cada vez mais oferecidas no modelo de SaaS, o que significa que a hospedagem, o desenvolvimento e a manutenção do software são todos gerenciados por um provedor remoto, tirando uma grande responsabilidade dos ombros do organizador do evento. Abaixo, listamos algumas considerações específicas que devem ser pensadas ao adquirir este tipo de software:

• Quais são os principais recursos do software? Naturalmente, o primeiro ponto a ser considerado ao comprar um novos softwares de de emissão de bilhetes é quais recursos o software possui e se esses recursos atenderão às necessidades da empresa compradora. Essas necessidades não se limitam a recursos explícitos, como a capacidade de enviar e-mails promocionais para usuários cadastrados, mas também elementos como se o software suporta quaisquer restrições legais devido ao local ou tipo de evento que está sendo organizado.

• Quais são os custos associados à solução? Claro, o custo do software é importante. Atualmente, muitas soluções de emissão de bilhetes são um software nativo da nuvem. Geralmente, eles são pagos por meio de um modelo de assinatura, em que o comprador paga uma taxa mensal, trimestral, semestral ou anual. Ainda é possível comprar um software a ser implantado localmente, embora o custo inicial e as vantagens limitadas desse tipo de software façam com que essa opção esteja se tornando menos comum.

• O sistema de emissão de bilhetes é adequado ao tipo de eventos a serem realizados? Muitos softwares de emissão de bilhetes visam cobrir todas as possibilidades relacionadas ao tipo de evento que está sendo realizado, mas nem todos o fazem. Se um organizador de eventos comprar este software, é fundamental garantir que a solução escolhida seja adequada para os tipos de evento que provavelmente ele estará organizando.

• Como o sistema de emissão de bilhetes lida com os dados do cliente? O tratamento dos dados do cliente é um ponto-chave de discussão atualmente, com a privacidade do consumidor e a segurança de seus dados sendo uma questão de controle regulatório. Embora a maioria dos provedores de serviços tenha como objetivo atender a quaisquer regulamentos sobre dados de clientes, vale a pena garantir que a solução considerada atenda a todos os regulamentos em vigor nos locais onde será operada.

• O sistema de emissão de bilhetes é compatível com qualquer software necessário? Conforme mencionado anteriormente, os softwares de emissão de bilhetes se integram a outros sistemas, como os de controle de estoque e gerenciamento de eventos, para automatizar melhor a venda de bilhetes. Se o software for adquirido para conectá-lo a outros sistemas, será necessário garantir que ele seja compatível com os sistemas já instalados.

• O software tem suporte técnico adequado? Embora o software automatize grande parte do processo de venda de bilhetes, invariavelmente haverá problemas que precisam ser resolvidos por um humano. Um suporte técnico ruim pode levar a avaliações e sentimentos ruins dos clientes. Por isso, vale a pena garantir que o software escolhido tenha suporte técnico adequado, tanto para clientes quanto para os funcionários que usam o software.

• O software oferece personalização "white label"? A marca é vital na organização de eventos e os organizadores de eventos desejarão adicionar sua marca em qualquer evento que estejam organizando. É importante observar este ponto, pois nem todas as soluções fornecerão essa opção por padrão e podem exigir um nível mais alto de serviço.

Quais são as tendências mais relevantes dos softwares de sistema de emissão de bilhetes?

As tendências mais relevantes de softwares de de emissão de bilhetes estão relacionadas à facilidade de conectar os artistas com seus fãs, como a oferta de pacotes VIP especiais para fãs dispostos a pagar mais. Aqui estão algumas das tendências mais relevantes a serem observadas quando se trata de softwares de emissão de bilhetes:

• Prioridades de saúde e segurança: a pandemia de COVID-19 e a ameaça implícita que ela carrega trouxe novos desafios para os organizadores de eventos, pois as restrições variam de lugar para lugar e até mudam continuamente em regiões específicas. Além do mais, isso provavelmente afetará os softwares de emissão de bilhetes, como a incorporação de uma instalação para registrar passaportes de vacinas.

• Construção de relacionamentos mais próximos com os fãs: como a era digital continua a evoluir, muitos artistas de entretenimento estão achando mais eficaz trabalhar independentemente e atender a um número menor de fãs dedicados em comparação com o modelo anterior, em que trabalhavam com grandes corporações tendo a maior base de fãs possível. Isso provavelmente resultará em mais opções para os artistas fornecerem extras a seus fãs, como ingressos VIP, pacotes de luxo, produtos autografados e mais.

• Gamificação e premiação de fidelidade: a gamificação está provando ser um motivador eficaz. Além disso, as premiações de fidelidade há muito estão estabelecidas como tal. Os softwares de emissão de bilhetes provavelmente procurarão incorporar pontos de fidelidade e “conquistas”, por exemplo, em seu software.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Capterra (data de acesso: domingo, 29 de maio de 2022)

2. Prós e contras dos principais sistemas de emissão de ingressos para eventos online (data de acesso: domingo, 29 de maio de 2022)

3. 40 empresas de software de emissão de bilhetes para eventos analisadas (Data de acesso: domingo, 29 de maio de 2022)