O que são sistemas de help desk?

Sistemas de help desk permitem que as organizações respondam aos usuários com mais eficiência. Esses sistemas ajudam a responder perguntas técnicas e funcionais, fornecendo metodologias aprimoradas para o monitoramento de tíquetes, gestão de TI e serviço de atendimento ao cliente.

Ao integrar esses elementos, os sistemas de help desk melhoram a capacidade dos departamentos de atendimento ao cliente de fornecer suporte rápido e eficaz aos funcionários, usuários finais e clientes. O programa de help desk também facilita o fluxo de novas informações dos usuários, contribuindo para a base de conhecimento existente da organização. Os sistemas de help desk também são conhecidos como sistemas de tíquetes de TI.

Os benefícios dos sistemas de help desk

• Aumentar a satisfação do cliente. A satisfação elevada resulta em um melhor produto geral, maior fidelidade e retenção de clientes e mais receita. Uma das principais formas de alcançar a satisfação do cliente é melhorar a experiência geral do atendimento ao cliente. O programa de help desk ajuda a garantir que os clientes recebam suporte personalizado e focado e que seus problemas não sejam ignorados.
• Melhorar a produtividade do funcionário. Quando usado como ferramenta interna de suporte de TI, o programa de help desk pode assegurar mais tempo de atividade para sistemas de tecnologia internos e ajudar a equipe de TI a monitorar e gerenciar as solicitações de ajuda recebidas. Pesquisas mostram que os programas de help desk causam impacto sobre o tempo de resolução de tíquetes, produtividade de agentes e satisfação de agentes no trabalho.

Recursos típicos dos sistemas de help desk

• Gestão da base de conhecimento: crie um repositório de perguntas/problemas comuns e problemas previamente resolvidos que pode ser pesquisado, disponível publicamente aos clientes ou reservado para uso interno.
• Monitoramento de problemas/tíquetes: monitore interações e automatize o processo de resolução de problemas.
• Alertas/encaminhamento: envie alertas por SMS ou e-mail automatizados e garanta que problemas urgentes sejam comunicados imediatamente; use o encaminhamento para que os representantes adiantem os problemas aos gerentes.
• Portal de autoatendimento: permite que clientes e funcionários rastreiem tíquetes, resolvam problemas por meio da base de conhecimento e comuniquem-se com os agentes de atendimento.
• Gestão de acordos de nível de serviço (SLA na sigla em inglês): crie, monitore e aplique o acordo de nível de serviço correto ao cliente ou local certo.

O diretório de sistemas de help desk do Capterra permite filtrar por recurso para visualizar apenas as opções ideais para as necessidades do seu negócio, o que pode ajudar em sua seleção de softwares.

O que levar em consideração ao comprar sistemas de help desk

• Integração com ferramentas do cliente existentes. Se a empresa já tem um software CRM instalado, verifique se o programa de help desk escolhido é compatível com ele. Se não for possível integrar os sistemas, além do esforço em dobro, poderá ocorrer também a perda de dados ao alternar entre os sistemas.
• Experimente antes de comprar. A exemplo de qualquer compra de software, aproveite os períodos de avaliação e treinamento gratuitos antes de fazer um compromisso financeiro. Muitos pacotes de help desk são inteiramente na nuvem, permitindo um test drive mais fácil.
• Seja realista com relação ao orçamento e custo total de propriedade. No que diz respeito a software comercial, os sistemas de help desk não são especialmente caros, comparativamente falando. Mas não deixe que isso o leve a pensar que são mais baratos do que realmente são. Pesquisas constataram que os compradores de sistemas de help desk na verdade gastaram 1.200 dólares a mais em média em um ano do que esperavam. Certifique-se de pesquisar o custo total de propriedade antes de se comprometer com qualquer sistema.

Tendências relevantes dos sistemas de help desk

Uma grande parte das alterações e avanços que acontecem nos setores de suporte e atendimento ao cliente está relacionada aos sistemas de help desk. A seguir, algumas tendências da tecnologia de help desk que podem ajudar a garantir uma boa compra futura:

• chatbots de help desk e interface do usuário para conversação. Alexa e Siri popularizaram a ideia de uma interface do usuário para conversação: usar a voz e a linguagem natural para controlar ou recuperar informações de um computador. Embora as equipes de atendimento ao cliente já estejam experimentando chatbots e outras ferramentas que reduzem o tempo, elas esperam ver mais suporte para interfaces do usuário (UIs na sigla em inglês) baseadas em voz que ajudam clientes a solucionar problemas e acessar recursos da base de conhecimento. Segundo pesquisas, 68% de pequenas e médias empresas (SMBs na sigla em inglês) estão usando ou pretendem usar interfaces do usuário para conversação dentro de um ou dois anos.
• Inteligência artificial (AI na sigla em inglês) e "atendimento ao cliente preditivo". AI e aprendizado de máquina são tópicos em alta em praticamente quase todo setor no momento e têm aplicações curiosas no domínio da tecnologia de help desk. Como exemplo, algoritmos de aprendizado de máquina treinados em dados do cliente e tíquetes de atendimento poderiam permitir o atendimento ao cliente preditivo, para resolver problemas antes mesmo que o cliente saiba que eles existem. De acordo com uma pesquisa do Capterra, 53% de pequenas e médias empresas estão usando ou pretendem usar tecnologia AI dentro de um a dois anos.