O que são ferramentas de gestão de projetos?

Atualmente, ferramentas de gestão de projetos é um termo genérico que engloba uma série de soluções, desde ferramentas de gestão de trabalho mais leves até soluções de gestão de portfólios completas. É importante entender as diferenças entre esses tipos de programa para possibilitar escolher a ferramenta que melhor atenda as necessidades da empresa.

• O software de gestão de trabalho ajuda equipes a gerenciar fluxos de trabalho, organizar tarefas e atividades e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. As ferramentas capturam a execução do trabalho, facilitam a colaboração e fornecem atualizações de status e visualizações relevantes para diversas partes interessadas. O usuário-alvo é o profissional empresarial não técnico.
• O verdadeiro software de gestão de projetos ajuda gerentes de projetos e organizações a executar projetos – iniciativas exclusivas com escopo, cronograma, orçamento e/ou recursos definidos. Essas ferramentas ajudam empresas a planejar, supervisionar e controlar custos, cronogramas e recursos para que seja possível oferecer valor e atender aos critérios de sucesso do projeto. O usuário-alvo é o profissional técnico, ou seja, o gerente de projetos.

O diretório de gestão de projetos da Capterra lista tanto as ferramentas de colaboração de gestão de trabalho quanto as soluções de gestão de projetos mais tradicionais, além de algumas das melhores ferramentas em cada uma dessas categorias (por exemplo, gestão de tarefas, gestão de recursos etc.). 

Os benefícios das ferramentas de gestão de projetos

• Melhor colaboração: geralmente, os projetos exigem colaboração entre várias partes interessadas, incluindo membros da equipe, outras equipes e clientes externos. Ferramentas de gestão de projetos permitem colaboração eficaz para que as equipes respondam rapidamente aos desafios e solicitações dos projetos, além de oferecer um ambiente para brainstorm sobre a melhoria dos processos.
• Processos de gestão de projetos simplificados: ferramentas de gestão de projetos oferecem a capacidade de criar tarefas, atribuí-las a pessoas e acompanhar os status usando painéis. As ferramentas de compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real economizam tempo. Os líderes empresariais têm melhor controle sobre seus processos e podem acompanhar o desempenho de projetos em diferentes departamentos.
• Gestão precisa de orçamentos: ferramentas de gestão de projetos ajudam as empresas a acompanhar os orçamentos estimados vs. reais, para que seja possível identificar e abordar proativamente as áreas que excedem o orçamento.

Recursos típicos de ferramentas de gestão de projetos

• Ferramentas de colaboração: gerencie comunicações dentro da equipe e com terceiros externos. Alguns sistemas também fornecem ferramentas integradas de envio e recebimento de mensagens.
• Compartilhamento de arquivos: envie diferentes tipos de arquivos, como documentos, imagens e planilhas e compartilhe todos com os colegas de equipe.
• Acompanhamento de projetos: acompanhe o progresso de um projeto em tempo real em painéis. Alguns softwares apresentam gráficos de Gantt para o acompanhamento de vários estágios de um projeto.
• Planejamento de produtos: crie e implemente estratégias de produtos.
• Gestão de tarefas: crie tarefas, atribua-as a pessoas e trabalhe em conjunto nos itens de ação.
• Acompanhe taxas de conclusão: registre manualmente a porcentagem de conclusão de uma tarefa, ajudando os usuários a calcular o tempo total necessário para a conclusão.
• Gestão de recursos: aloque recursos em um projeto, incluindo membros de uma equipe, funcionários contratados e estoques físicos.
• Acompanhamento de tempo e despesas: registre o tempo total e o dinheiro gastos em um projeto e compare com os orçamentos alocados.

O que levar em consideração ao comprar ferramentas de gestão de projetos

• Baseadas na nuvem vs. no local: as ferramentas de gestão de projetos baseadas na nuvem e no local variam de diversas maneiras. Um sistema no local incorre em despesas de capital, que incluem custos de instalação únicos e custos de atualização. Por outro lado, um software baseado na nuvem oferece um modelo de preços de assinatura, que geralmente incorre em custos mensais ou anuais. Além disso, uma solução baseada na nuvem oferece facilidade de acesso, já que os usuários podem fazer login remotamente de seus dispositivos usando navegadores da internet ou aplicativos móveis. Os compradores devem avaliar seus requisitos e tomar as decisões de compra de acordo.
• Custo total de propriedade: além dos preços mencionados nos sites dos produtos, geralmente existem custos adicionais relacionados à compra de um sistema de gestão de projetos. Esses custos podem incluir treinamento, implementação e futuros upgrades. Antes de comprar um software, compradores devem levar em consideração o custo total de propriedade.
• Requisitos de recursos: alguns recursos de sistema de gestão de projetos são adequados para necessidades comerciais específicas. Por exemplo, um gráfico de Gantt é uma ferramenta de planejamento e acompanhamento de projetos que ajuda os usuários a acompanhar os status das tarefas em vários estágios de um projeto. O acompanhamento de problemas é outro recurso útil que ajuda os usuários a acompanhar os problemas de clientes, bugs técnicos e relatórios de erros. Usuários com necessidades específicas devem avaliar os produtos que incluem tais recursos. O diretório de ferramentas de gestão de projetos da Capterra permite procurar por uma ferramenta de acordo com o recurso desejado, como metodologias Agile, quadros Kanban e acompanhamento de marcos.

Tendências relevantes das ferramentas de gestão de projetos

• Os chatbots habilitados para IA estão entrando no espaço das ferramentas de gestão de projetos: os chatbots são tecnologias de interface de usuário conversacionais que ajudam os usuários a automatizar os processos de um sistema de gestão de projetos, como o agendamento de reuniões e a geração de relatórios. Isso permite que os usuários automatizem tarefas administrativas repetitivas, tornando os processos mais eficientes.
• As ferramentas de colaboração social estão em ascensão: com a evolução das necessidades dos clientes, as empresas estão constantemente em buscar de formas inovadoras de trabalhar. Uma solução de colaboração social oferece recursos como hashtags e menções com "@", permitindo que os membros das equipes interajam de forma mais rápida e melhor. Um relatório da Gartner afirma que "os funcionários estão cada vez mais usando ferramentas de colaboração social em vez de produtos formais de gestão de projetos para manter seus projetos no caminho certo".