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Tudo sobre Sistemas de Ponto Eletrônico
Índice
O que são sistemas de ponto eletrônico?
Sistemas de ponto eletrônico (também conhecidos como software de quadro de horários) automatizam o processo de controlar a hora de entrada e de saída dos funcionários, a presença, os cronogramas e as folgas remuneradas. Esses sistemas permitem que as empresas supervisionem o horário do funcionário e analisem os custos de mão de obra por projeto.
As soluções de ponto eletrônico são geralmente oferecidas como produtos independentes (incluem funcionalidade de gestão de presença e controle de horas) ou integrações com sistemas de contabilidade (facilitam os cálculos da folha de pagamento com base no tempo total trabalhado; incorpora essas informações aos relatórios financeiros).
Os benefícios dos sistemas de ponto eletrônico
- Cálculo preciso da folha de pagamento via controle de horas digital: a gestão manual da folha de pagamento é ineficiente e propensa a erro, exigindo que a equipe recolha os cartões de ponto dos funcionários, calcule o tempo trabalhado por funcionário e compute o total da folha de pagamento usando salários ou remunerações por hora. Os sistemas de ponto eletrônico apresentam o registro de tempo digital dos horários de entrada e saída. Essas informações são preenchidas automaticamente nos quadros de horários dos funcionários, minimizando os erros de cálculo e reduzindo o tempo e o esforço associados.
- Controle do tempo eficaz para trabalhadores remotos: para funcionários remotos que alternam entre o escritório, sua casa ou outros locais, o controle do tempo manual exige esforço notável, é ineficiente e demorado. Os sistemas de ponto eletrônico fornecem quadros de horários digitais que automatizam o processo de controle do tempo em vários locais. Alguns produtos até mesmo apresentam captura de tela automática, permitindo que os gerentes rastreiem os níveis de envolvimento das equipes, estimando a porcentagem de tempo gasto em atividades não relacionadas ao trabalho, por exemplo, em redes sociais e navegação na Internet.
- Planejamento de pessoal e gestão de clientes eficiente: para empresas voltadas para o cliente que trabalham em vários projetos para diferentes clientes, o controle do tempo e da receita de cada um pode ser frustrante. Com a captura de tempo digital, os sistemas de ponto eletrônico fornecem relatórios em tempo real sobre o tempo e a receita gastos em cada projeto. Essas informações ajudam os gerentes a priorizar projetos com base na receita e no tempo necessários e a agendar a equipe adequadamente.
Recursos típicos dos sistemas de ponto eletrônico
- Planejamento de pessoal: planeje os turnos com base na disponibilidade do funcionário e na prioridade do projeto. Os horários podem ser sincronizados com o calendário preferido dos funcionários (p.ex., Google Calendar, Outlook).
- Controle de assistência e hora: deixe que os funcionários marquem/controlem sua assistência e registrem horários de entrada e saída específicos, eliminando a necessidade de cálculo manual antes de inserir dados no sistema de contabilidade/folha de pagamento.
- Controle de funcionários por hora: calcule o número total de horas trabalhadas usando a funcionalidade do ponto de entrada e de saída. Os usuários podem registrar essas informações usando métodos biométricos e outros métodos eletrônicos de captura de tempo.
- Rastreamento de licenças médicas: permita que os funcionários enviem solicitações de licença médica, que são encaminhadas aos gerentes para aprovação.
- Monitoramento de férias/licenças: forneça um portal para os funcionários registrarem solicitações de folgas e férias remuneradas, que são encaminhadas aos gerentes para aprovação.
O que levar em consideração ao comprar sistemas de ponto eletrônico
- Captura eletrônica do tempo: as empresas estão constantemente em busca de maneiras de melhorar a exatidão da captura de tempo. Um método é a captura de tempo eletrônica, que usa métodos de captura de dados como cartões-chave e dispositivos biométricos para registrar os horários de entrada e saída. A captura de tempo eletrônica automatiza todo o processo e elimina a "marcação do ponto por um colega". Diferentes tipos de dispositivos eletrônicos de controle do tempo estão disponíveis, por exemplo, crachás com código de barras, crachás com tarja magnética, leitoras de impressão digital e crachás de aproximação. As empresas que estão usando ou pretendem usar um ou mais desses métodos devem avaliar os sistemas de ponto eletrônico que são compatíveis com esses dispositivos.
- Aplicativos móveis e ferramentas de ponto eletrônico móveis baseados na Internet: o aumento da força de trabalho remota entre pequenas empresas representa desafios consideráveis de controle do tempo. Soluções de ponto eletrônico móveis baseadas na Internet ajudam as empresas a abordar esse desafio, permitindo que os funcionários batam o ponto na entrada e na saída em seus smartphones. Alguns produtos incluem rastreamento pelo sistema de posicionamento global (GPS na sigla em inglês), fornecendo aos gerentes relatórios em tempo real sobre a localização dos membros da equipe. Empresas com forças de trabalho móveis e remotas devem procurar sistemas de ponto eletrônico que ofereçam acesso móvel.
Tendências relevantes dos sistemas de ponto eletrônico
- A inteligência artificial (AI na sigla em inglês) está transformando o mercado de sistemas de ponto eletrônico: a busca por métodos de captura de tempo mais eficientes e precisos está impulsionando a adoção da AI no espaço dos sistemas de ponto eletrônico. Tecnologias de AI como reconhecimento facial proporcionam aos usuários uma forma eficaz e infalível de validar a presença do funcionário. A AI também ajuda as empresas a analisar grandes conjuntos de dados de dispositivos com GPS e fornece em tempo real relatórios de tempo sobre a localização de funcionários remotos.
- Chatbots promoverão a automação nos sistemas de ponto eletrônico: a adoção de chatbots em pequenas empresas está em alta. Uma pesquisa do Capterra mostra que 68% das pequenas empresas usam ou pretendem implementar chatbots em 2020. Os chatbots permitem que as empresas mantenham diálogo em tempo real com funcionários para registrar seu status de trabalho atual. Como exemplo, os chatbots podem perguntar aos funcionários sobre o projeto e as tarefas nas quais estão trabalhando no momento e preencher as respostas nos quadros de horário.