Os sistemas de gestão de frotas são soluções de software que ajudam proprietários, gerentes e tomadores de decisão de empresas que possuem frotas no seu gerenciamento diário. Isso pode incluir o monitoramento das operações da frota, a análise do desempenho da frota e a manutenção dos veículos. O software pode ser valioso para empresários em uma ampla variedade de setores e áreas em que uma frota de veículos precisa ser gerenciada e mantida. Alguns dos exemplos mais comuns são fornecedores de serviços de entrega ou transporte em setores como alimentos, varejo e comércio eletrônico.

Por meio do uso eficaz de um sistema de gestão de frotas de alta qualidade, os gerentes de negócios e gerentes de frota podem rastrear ou monitorar o desempenho e o comportamento do motorista, otimizar rotas, localizar veículos específicos dentro de uma frota, atribuir tarefas específicas aos motoristas, agendar manutenção, monitorar despesas relacionadas a combustível, impostos e manutenção de veículos, além de gerenciar diversas outras áreas ligadas à logística e disponibilidade de veículos ou motoristas. Algumas soluções de gestão de frotas são voltadas para empresas de um setor específico, como entrega de alimentos ou serviços de transporte. No entanto, outras opções são muito mais generalizadas e podem ser usadas por praticamente qualquer gerente de uma empresa ou departamento de frotas.

Em termos de sua funcionalidade principal, o software de gestão de frotas pode ser categorizado com várias soluções de software semelhantes, como software de gerenciamento de serviços de campo e software para expedição logística. A ampla gama de opções disponíveis significa que ele também pode funcionar no lugar dos softwares de roteirização e softwares de monitoramento por GPS. Em alguns casos, as soluções de gestão de frotas também podem ser integradas a essas ferramentas semelhantes, caso já estejam em uso.

Os recursos específicos das soluções de software desta categoria podem variar. Principalmente se as soluções forem voltadas para um setor mais específico. No entanto, existem vários recursos que ajudam a definir a categoria, junto a algumas funcionalidades dentro da grande maioria das soluções de alta qualidade. Em geral, os usuários poderão realizar as seguintes ações ao usar um software de gestão de frotas:

• Atribuir trabalhos ou tarefas a motoristas específicos e monitorar suas localizações e progresso por meio de monitoramento em tempo real

• Usar o rastreamento por GPS para ver a posição atual de todos os veículos, juntamente com seus destinos e outros locais importantes

• Monitorar o tráfego, assim como planejar e otimizar rotas para que as viagens sejam as mais eficientes e econômicas possíveis

• Gerenciar uma força de trabalho, incluindo horários, disponibilidade dos motoristas, desempenho dos motoristas e outras informações importantes

• Manter registros de veículos, incluindo históricos de manutenção e uso de combustível, assim como agendar trabalhos de manutenção futuros

O que é um sistema de gestão de frotas?

Os sistemas de gestão de frotas são pacotes de software que auxiliam gerentes e outros líderes de empresas com frotas nas operações do dia a dia. Em geral, esses softwares podem ajudar proprietários, gerentes e outros tomadores de decisão importantes com o gerenciamento de uma frota. Isso inclui o gerenciamento da força de trabalho, a atribuição de tarefas individualmente para membros de equipes, o monitoramento do progresso dos trabalhos, o gerenciamento da frota de veículos, incluindo o agendamento de manutenção, e o registro do uso de combustível e de trabalhos de manutenção anteriores.

Em último caso, um software de gestão de frotas pode auxiliar empresas a otimizar o desempenho e melhorar a eficiência. Por exemplo, a localização de veículos específicos pode ser monitorada continuamente por meio da tecnologia de GPS. As rotas também podem ser planejadas e alteradas para maximizar a velocidade e evitar atrasos desnecessários. Além disso, o software permite que organizações garantam que seus veículos estejam em perfeitas condições para funcionar, enquanto as informações financeiras também podem ser registradas e analisadas.

Algumas outras informações que podem ser gerenciadas por meio de um software de gestão de frotas incluem registros fiscais e registros dos motoristas. Além disso, o software também pode ser valioso para fins de conformidade. Embora os softwares desta categoria possam ser usados por qualquer empresa com uma frota de veículos para monitorar e gerenciar, as soluções de gestão de frotas são mais comuns em empresas de entrega e transporte dos setores de alimentos, varejo e comércio eletrônico.

Quais são os benefícios dos sistemas de gestão de frotas?

Os benefícios dos sistemas de gestão de frotas são potencialmente abrangentes, pois esses softwares podem otimizar tudo, desde o desempenho financeiro de uma empresa até o desempenho individual dos motoristas. Além disso, um software dessa categoria pode ajudar no planejamento e na logística, auxiliar na manutenção dos veículos em boas condições e fornecer informações atualizadas sobre o progresso de um motorista realizando uma tarefa específica. Dito isto, alguns dos benefícios mais significativos relacionados à utilização de softwares deste tipo permitirão aos usuários:

• Monitorar veículos e otimizar a disponibilidade: uma das principais vantagens que as empresas usuárias de um software de gestão de frotas podem tirar proveito é a capacidade de rastrear veículos dentro de uma frota e otimizar a disponibilidade. Esses benefícios podem se manifestar de várias maneiras. Por exemplo, os trabalhos podem ser alocados de forma que pelo menos um veículo esteja sempre próximo, reduzindo os atrasos. Além disso, as informações de manutenção podem ser monitoradas, ações preventivas podem ser tomadas para evitar problemas e as empresas podem evitar situações em que os veículos ficam parados sem necessidade. Manter uma frota completa operacional e adotar uma abordagem estratégica para alocação de trabalho pode, em última análise, garantir que haja sempre um veículo disponível para ser usado caso surja um novo trabalho ou se uma empresa enfrentar um aumento repentino na atividade.

• Aumentar os resultados financeiros reduzindo custos: outro benefício significativo dos sistemas de gestão de frotas é sua capacidade de monitorar e gerenciar os custos relacionados às operações da frota. Por exemplo, a maioria das soluções de alta qualidade permitirá que os gerentes de frota monitorem o uso de combustível e gerenciem os custos relacionados. Além disso, normalmente será possível gerenciar informações fiscais relevantes e monitorar os custos associados à reparação de veículos. Tudo isso permite que tendências sejam identificadas e visualizar um detalhamento de despesas pode ajudar a alertar os gerentes de frota para áreas específicas com baixo desempenho financeiro. Quando todas essas informações são reunidas e facilmente acessadas, fica muito mais fácil para os gestores otimizar uma estratégia financeira, reduzir custos e melhorar os resultados financeiros de modo geral.

• Tomar medidas para monitorar a conformidade: as empresas que operam uma frota de veículos geralmente têm várias áreas de conformidade que precisam ser gerenciadas. Isso pode incluir o gerenciamento de pagamento de impostos, a garantia de que veículos e motoristas estejam totalmente segurados e o gerenciamento das inspeções periódicas de cada veículo, incluindo a garantia de que eles passem em avaliações dos órgãos governamentais relevantes. Gerenciar todas essas informações de uma frota é complicado e detalhes podem ser facilmente esquecidos. Além disso, essa dificuldade aumenta com frotas maiores ou em empresas com uma grande força de trabalho. Por meio de um sistema de gestão de frotas eficaz, as empresas podem evitar que ações importantes (que precisam ser tomadas para garantir que a empresa esteja totalmente em conformidade com as regras, regulamentações e legislações) sejam acidentalmente negligenciadas.

• Melhorar o desempenho e o comportamento dos motoristas: empresas que operam uma frota de veículos também precisam compreender concretamente o desempenho de seus funcionários e se existem comportamentos indesejáveis que precisam ser solucionados para otimizar totalmente o desempenho. O componente de monitoramento por GPS das soluções de gestão de frotas permite que os empresários e outros tomadores de decisão supervisionem o que os motoristas estão fazendo e entendam se alguns motoristas têm problemas de desempenho que precisam ser resolvidos. Existe uma função de monitoramento de tempo em muitos softwares desta categoria, o que é significativo, pois pesquisas mostram que as empresas usam software de monitoramento de tempo para entender o tempo gasto em tarefas, monitorar o desempenho e motivar os funcionários a melhorarem a eficiência ou alterar outros comportamentos.

Quais são os recursos dos sistemas de gestão de frotas?

Os recursos dos sistemas de gestão de frotas auxiliam os gerentes e líderes de negócios que possuem frotas na supervisão das operações diárias. Algumas dessas soluções são voltadas para setores específicos, enquanto outras têm um público-alvo mais amplo. Isso significa que alguns dos recursos podem variar de um software para outro. No entanto, existem alguns recursos principais encontrados em quase todos os pacotes de software desse tipo e alguns recursos comuns encontrados na grande maioria das opções. Em geral, as seguintes características são consideradas principais ou comuns:

• Gerenciamento de expedição logística: atribuir trabalhos ou entregas aos motoristas e acompanhar o progresso. A maioria das soluções de software desta categoria permitirá que as tarefas sejam delineadas e alocadas a um motorista individual ou colocadas em um sistema para que um motorista possa aceitar o trabalho assim que estiver disponível. Depois que um trabalho é atribuído a um motorista, os usuários do software podem monitorar o progresso e acessar atualizações até a conclusão de uma entrega, o horário em que a entrega foi realizada e mais. Essas informações não são importantes apenas para que os proprietários e gerentes de empresas de frotas conheçam o status atual de uma entrega. Elas também podem ajudar a fornecer atualizações aos clientes.

• Otimização de rotas: criar e alterar rotas para motoristas e determinar a melhor rota para que o trabalho possa ser concluído de forma eficiente, segura e confiável. As rotas podem ser planejadas tendo em vista informações importantes, incluindo níveis de tráfego na estrada, a duração média da viagem usando uma rota específica e as várias entregas que precisam ser realizadas ao longo do caminho. Em muitos casos, essas informações podem ser monitoradas em tempo real, permitindo que decisões sejam tomadas no momento, para garantir máxima eficiência. Outros fatores também precisam ser considerados ao planejar viagens, incluindo o consumo de combustível e a capacidade dos veículos. Os usuários podem planejar rotas com antecedência, ajustar as rotas planejadas à medida que mais informações estiverem disponíveis e compartilhar essas informações com os motoristas.

• Monitoramento e telemática por GPS: utilizar o monitoramento por GPS para verificar a localização precisa de qualquer veículo de uma frota, bem como sua localização relativa em relação ao destino de entrega, à base de operações da frota e mais. A tecnologia GPS permite o monitoramento da localização em tempo real e com precisão. Além disso, essa tecnologia pode fornecer aos clientes informações atualizadas sobre onde está sua entrega e quando eles podem esperar que ela chegue. A tecnologia GPS pode obter dados telemáticos, como o consumo médio de combustível durante uma rota específica, o consumo médio de combustível em uma distância definida, o custo médio de combustível e o tempo médio gasto na estrada por um determinado motorista. Usando essas informações, os empresários que possuem frotas podem obter uma noção muito mais completa da situação do momento e do que podem esperar de sua frota no futuro.

• Consulta de VIN: pesquisar veículos utilizando o número de identificação do veículo (VIN na sigla em inglês). VIN é um código ou identificador único que pode identificar um veículo motorizado específico. Dentro do gestão de frotass, um software que permite aos usuários procurar um VIN pode ser vital para gerenciar veículos específicos e encontrar informações importantes. Alguns dos exemplos mais comuns de detalhes que podem ser encontrados ao usar a funcionalidade de pesquisa do VIN incluem o ano em que o veículo foi produzido, o fabricante responsável pela produção do veículo, o nome do modelo e as especificações do veículo. Ter fácil acesso a essas informações permite que sejam tomadas decisões sobre o estado de uma frota em um determinado momento e facilita a diferenciação entre os diferentes veículos da frota.

• Gerenciamento de funcionários: gerenciar todas as informações relevantes sobre os funcionários que dirigem os veículos da frota. A funcionalidade de gerenciamento de funcionários permite que os usuários supervisionem informações sobre a disponibilidade de funcionários, permitindo um cronograma mais robusto. Uma vez que um cronograma tenha sido criado, essas informações podem ser consultadas a qualquer momento para determinar quais funcionários estarão trabalhando em um horário específico. Também pode haver ajustes neste cronograma se os funcionários estiverem doentes, optarem por trocar de turno ou ficarem indisponíveis por qualquer outro motivo. O componente de gerenciamento de funcionários dos sistemas de gestão de frotas também permite que o desempenho seja monitorado, os detalhes de contato sejam armazenados e que, em alguns casos, informações de folha de pagamento sejam armazenadas e gerenciadas.

• Monitoramento de frotas: visualizar informações importantes sobre o estado atual de uma frota e os veículos individuais que pertencem a ela. Isso pode incluir informações de desempenho de cada veículo, a distância percorrida, o uso de combustível e quaisquer registros relacionados a reparos ou manutenção preventiva. Ter essas informações prontamente disponíveis permite uma análise abrangente do desempenho de uma frota e do status dos veículos em momentos específicos. Esse tipo de monitoramento de frota também permite tomar decisões sobre a substituição de veículos mais antigos ou o ajuste de estratégias.

O diretório de sistemas de gestão de frotas do Capterra permite que os usuários procurem a solução ideal filtrando as opções que não incluem os recursos necessários. Como resultado, os compradores podem iniciar suas buscas por uma solução de gestão de frotas visualizando as opções com maior probabilidade de atender às suas necessidades.

O que deve ser considerado ao comprar um sistema de gestão de frotas?

Ao adquirir um software de gestão de frotas, muitos aspectos diferentes precisam ser considerados. Em última análise, os compradores precisam ter certeza de que estão adquirindo a melhor solução possível para suas necessidades específicas. Uma boa abordagem para tal é trabalhar com algumas questões-chave, determinar as respostas para elas e buscar identificar quais são as principais áreas de prioridade. Alguns exemplos de perguntas a serem consideradas incluem:

• Quais integrações com softwares de terceiros estão disponíveis? Negócios que possuem frotas podem ser complexos. Por isso, é provável que haja várias outras soluções de software que precisam ser usadas, desde softwares de contabilidade a software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês) e soluções de gerenciamento de força de trabalho. Idealmente, as empresas devem tentar buscar soluções que possam ser integradas, pois isso facilita muito o compartilhamento de dados entre os programas. No processo, isso também reduz a duplicação desnecessária de dados e torna os processos muito mais eficientes, pois há menos necessidade de alternar entre aplicativos. Com isso em mente, os compradores devem pensar nas diferentes opções de integração disponíveis e, em seguida, tentar selecionar o melhor software para usar em conjunto com os softwares existentes.

• Quanto custa o software de gestão de frotas? O custo do software sempre precisa ser considerado antes de fazer uma compra. Com um software de gestão de frotas ou veículos, é importante tentar pensar nessa questão em profundidade, porque é provável que seja um software principal, no qual você precisa confiar diariamente. É claro que o preço inicial do software é apenas um ponto a se considerar, porque a aquisição de um software deve ser considerada levando em conta o valor. Afinal, é melhor pagar mais por um produto melhor, desde que esteja dentro do orçamento acordado. No entanto, também é crucial pensar nos custos de longo prazo e também em quaisquer custos ocultos. Por exemplo, quanto custará a instalação e configuração do software quando questões como armazenamento de dados estão em jogo? Haverá custos associados ao acesso a suporte ou atualizações do software? Quanto custará treinar todos os funcionários que precisam acessar o software para usá-lo de forma eficaz? Com soluções baseadas em nuvem, também será necessário considerar os custos de longo prazo vinculados às taxas de assinatura do serviço.

• Qual é a melhor opção de implantação do software? Em seguida, é essencial pensar cuidadosamente sobre a melhor opção para implantação do software. Existem duas categorias principais a serem consideradas, as quais possuem prós e contras. A instalação do software localmente é a opção mais estabelecida e requer que o comprador adquira a licença do software, instale o software em seus sistemas, gerencie os próprios dados e lide com todos os aspectos da segurança dos dados. Os custos iniciais são altos, visto que o software precisa ser adquirido imediatamente e a infraestrutura precisa ser implementada. No entanto, os custos de longo prazo são relativamente baixos, embora imprevisíveis, pois não há taxas de assinatura contínuas. Por outro lado, o software baseado em nuvem é implantado por um provedor terceirizado em um modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês). O comprador paga uma taxa de assinatura contínua e o software é implantado remotamente usando tecnologia em nuvem. Os dados são tratados pelo provedor, assim como a segurança cibernética. Além disso, o suporte é contínuo durante a assinatura. Os custos iniciais são extremamente baixos e o software pode ser acessado remotamente por uma infinidade de dispositivos com internet. Embora haja a sensação de menor controle pessoal e custos de longo prazo, geralmente é a melhor opção quando uma plataforma de gestão de frotas precisa ser acessada por trabalhadores remotos ou de vários locais.

• O software pode ser ampliado ou reduzido? Outros pontos importantes a considerar são a escala de um negócio que possui frotas e se o software pode acomodar alterações nessa escala. Por exemplo, o software ainda será útil se a frota dobrar? Ele permanecerá útil se a frota for reduzida pela metade? Há algum possível problema com uma ampliação ou redução como essa? Algumas soluções são voltadas para empresas menores e, caso haja planos para uma ampliação considerável, talvez seja melhor evitá-las. Do mesmo modo, algumas soluções são voltadas para grandes empresas e podem não ter o nível de detalhamento necessário para gerenciar uma frota muito menor. Pense em como cada solução de software é adequada para o negócio em seu estado atual, mas também para seu formato mais adiante. Isso ajudará a garantir que o software escolhido seja adequado e suficientemente flexível no futuro.

• É possível a conformidade com ELD ou tacógrafo? No Reino Unido, os veículos comerciais e de mercadorias são legalmente obrigados a ter um tacógrafo digital funcional, enquanto que em outras partes do mundo, dispositivos de registro eletrônico (ELD na sigla em inglês) são obrigatórios. Esta é outra área de conformidade que as empresas de frotas precisam dar atenção e consideração o suficiente. Em termos de software de gestão de frotas, é importante investir numa solução que cumpra as leis relevantes. Isso ajudará as empresas a evitar problemas inesperados de conformidade mais adiante e o risco de multas ou outras penalidades resultantes da não conformidade.

Quais são as tendências mais relevantes de software de gestão de frotas?

As tendências mais relevantes de software de gestão de frotas são outro aspecto que precisa ser entendido e considerado antes de se tomar uma eventual decisão de compra. Os compradores querem saber se o software no qual estão investindo permanecerá útil no futuro próximo. Para que isso seja possível, ele precisa ter sido projetado com base nas tendências do setor e tendências específicas relevantes para softwares desse tipo. Em particular, algumas das principais tendências que valem a pena pesquisar antes de comprar um software de gestão de frotas incluem:

• A internet das coisas (IoT): a internet das coisas (IoT na sigla em inglês) está ajudando a revolucionar a tecnologia e alterar fundamentalmente a forma como os dados são coletados em muitos setores diferentes. Isso também inclui empresas que operam uma frota de veículos. Uma tendência crescente na indústria é o uso de veículos equipados com tecnologia de IoT, o que permite a transmissão de dados em tempo real do veículo para a empresa. O potencial desse recurso é praticamente infinito, mas inclui fornecer às empresas informações valiosas sobre comportamentos de direção específicos, que podem incluir o uso que um motorista faz dos freios de um veículo, quanto tempo o veículo está ocioso e até dados relacionados às trocas de marchas. Quando o software é projetado com essa tecnologia em mente, ele permite coleta e análise de dados muito avançadas. A partir disso, fica mais fácil fornecer feedback tangível aos motoristas, alterar estratégias de negócios e prever com precisão quando a manutenção pode ser necessária, assim como o que esse trabalho de manutenção pode acarretar.

• Acesso remoto e móvel: outra tendência importante a se considerar é o surgimento de modelos de trabalho remoto e híbrido (conteúdo em inglês), assim como a necessidade crescente de acesso móvel ao software. Quanto à primeira questão, cada vez mais empresas estão oferecendo aos funcionários a opção de trabalhar de casa ou em outros locais remotos. Esses funcionários, por sua vez, ainda precisam acessar todo o software principal. Para gerentes de frotas e outros líderes de negócios que possuem frotas, isso significa ter acesso remoto ao software de gerenciamento da frota, o que é um grande ponto positivo associado às soluções baseadas em nuvem. No entanto, os dispositivos móveis, incluindo smartphones e tablets, estão cada vez mais integrados aos locais de trabalho modernos e isso pode exigir acesso móvel. Novamente, o software baseado em nuvem geralmente terá acessibilidade móvel integrada, mas algumas soluções também podem oferecer aplicativos móveis complementares. Independentemente da abordagem, o software precisa ser acessível em dispositivos móveis e verdadeiramente útil nesses dispositivos. Isso requer otimização móvel para que a interface do usuário funcione em uma tela menor.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Software de rastreamento de tempo: como coordenar funcionários em tempos de crise - Blog do Capterra do Reino Unido (data de acesso: terça-feira, 31 de maio de 2022)

2. Mais da metade dos funcionários britânicos acha que não recebem reconhecimento suficiente no trabalho - Blog do Capterra do Reino Unido (data de acesso: quarta-feira, 1 de junho de 2022)

3. 5 principais conclusões da mudança para o trabalho remoto no Reino Unido - Blog do Capterra do Reino Unido (data de acesso: quarta-feira, 1 de junho de 2022)