O que são ferramentas de colaboração?

Ferramentas de colaboração são ferramentas para equipes ágeis localizadas em regiões geográficas distintas ou que trabalham à distância. Elas são usadas em publicidade, bancos, governo, saúde, marketing e TI. Seus principais recursos incluem compartilhamento de documentos, controle de versão, controle de permissão e acesso baseado na função, monitoramento do progresso, plataformas de comunicação multicanal e um repositório de documentos.

O software ajuda os funcionários a colaborar com facilidade, comunicar-se rapidamente e compartilhar recursos. Trabalhando em um ambiente de colaboração, vários usuários podem simultaneamente gerenciar e compartilhar tarefas, projetos e atualizações em tempo real.

Os benefícios das ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração oferecem muitos benefícios a uma organização, que resultam em um fluxo de trabalho otimizado e na conclusão eficaz de tarefas e metas. Elas ajudam as empresas a:

• Melhorar a produtividade: executar projetos pontualmente exige comunicação e colaboração em tempo real. O software permite que os funcionários compartilhem ideias, recursos e atualizações de tarefas com qualquer pessoa, em qualquer lugar, em tempo real. Ao contrário de e-mails, esse software não deixa que informações críticas se percam em meio a mensagens não relacionadas. Os usuários podem criar canais para cada fluxo de trabalho, bem como alertas para monitorar suas atribuições e o andamento do projeto.
• Gerenciar projetos eficientemente: um painel único combinado permite que vários usuários organizem projetos e tarefas, atribuindo-os a diversos colaboradores, monitorem fluxos de trabalho e sejam informados do progresso. Os usuários podem informar seus colegas sobre as tarefas atribuídas, monitorar seus fluxos de trabalho e comunicar-se com seus pares em tempo real.
• Colaborar eficientemente com trabalhadores remotos: o software permite que as empresas ampliem os fluxos de trabalho e incluam trabalhadores remotos ou pares de outras regiões geográficas. Desse modo, as empresas podem contratar talento local em vez de pagar para transferir funcionários. Trabalhadores remotos têm acesso aos arquivos necessários do projeto, o que garante produtividade contínua a baixo custo.

Recursos típicos das ferramentas de colaboração

• Ferramentas de comunicação: use as ferramentas e os recursos para facilitar a comunicação com as partes interessadas sobre várias tarefas e projetos.
• Compartilhamento de arquivos: compartilhe arquivos com outros usuários e distribua o direito de acessar, editar ou modificar os arquivos.
• Gestão de documentos: crie, armazene, monitore e gerencie todos os documentos de forma organizada.
• Gestão de tarefas: crie e atribua tarefas a indivíduos. Acompanhe o fluxo de trabalho e monitore o progresso geral até que a tarefa seja concluída.
• Gestão de contatos: facilite a colaboração em tempo real entre várias partes interessadas para criar e editar documentos em tempo real. Colete, compartilhe, recupere e gerencie conteúdo em diversos formatos armazenados em vários bancos de dados.
• Brainstorming: facilite as discussões digitais em grupo para produzir e armazenar novas ideias.

O que levar em consideração ao comprar ferramentas de colaboração

Com centenas de plataformas de colaboração no mercado, é difícil escolher apenas uma. Como parte do processo de deliberação, recomenda-se ter em mente as seguintes considerações:

• Conheça o seu estilo de trabalho: primeiro, entenda seus fluxos de trabalho e como as equipes trabalham em projetos para definir as expectativas com relação ao software. Depois, analise detalhadamente os recursos e as funcionalidades e relacione-os com as suas expectativas. Por exemplo, startups preferem o compartilhamento de documentos e o acesso simultâneo para vários usuários enquanto empresas de médio porte querem uma solução de colaboração centrada em mensagens.
• Opções de implantação: decidir entre a implantação na nuvem ou no local depende de muitos fatores, por exemplo, orçamento do investimento inicial, tempo de implementação e integração, controle e segurança de dados e recursos internos de TI. Em geral, as soluções baseadas na nuvem têm baixos custos iniciais e podem ser implementadas em poucos dias. Mas, se você quiser acesso restrito aos seus dados e armazená-los em seus próprios servidores, opte por soluções no local.
• Testes gratuitos para melhor avaliação: a maioria dos fornecedores oferece avaliações gratuitas por um período limitado, o que lhe dá a oportunidade de conhecer o software, suas interfaces e seus recursos. Assim que você selecionar alguns produtos adequados à sua faixa de preço, escolha alguns funcionários para avaliar essas soluções. Colete os comentários de todos e efetue a compra final.

Tendências relevantes das ferramentas de colaboração

• Soluções unificadas de comunicação e colaboração (UCC na sigla em inglês) para ficar no convencional: visto que as ferramentas de colaboração oferecem alguns recursos de ferramentas de comunicação, os serviços foram integrados em uma nova oferta chamada solução unificada de comunicação e colaboração. Fornecedores que oferecem ferramentas de colaboração independentes oferecem ou oferecerão interfaces de programação de aplicações (API na sigla em inglês) para integrar seu software com aplicações comerciais, como atendimento ao cliente, comunicação e gestão de projetos.
• Colaboração com bots de inteligência artificial (AI na sigla em inglês): os chatbots e a AI permitem uma comunicação interna mais rápida e melhores interações com os clientes. A Gartner previu que, em 2020, uma pessoa comum terá mais conversas com bots do que com seu cônjuge. Os chatbots habilitados com AI estão lidando com operações de front-end, por exemplo, estão respondendo às consultas dos clientes. Os bots podem gerenciar dados mais eficientemente, otimizar tarefas diárias comuns e melhorar a comunicação em equipe. Na próxima vez que você planejar uma folga remunerada, basta dizer ao bot para que ele notifique automaticamente seu gerente e sua equipe.