O que são ferramentas de gestão de tarefas?

A gestão de tarefas é um componente essencial da gestão de projetos, e ajuda empresas a segmentar um projeto em tarefas sequenciais e associadas. Cada tarefa é planejada, distribuída, agendada e monitorada individualmente. Ferramentas de gestão de tarefas ajudam equipes a trabalhar de forma coesa usando recursos como agendamento de tarefas, geração de relatórios de progresso e controle do tempo. Elas ajudam usuários a monitorar o tempo gasto em cada tarefa e ajudam as partes interessadas a cumprir os prazos do projeto. Funções adicionais do sistema de gestão de tarefas incluem planejamento orçamentário, sincronização de e-mails, listas de tarefas e lembretes de tarefas.

Os benefícios das ferramentas de gestão de tarefas

Ferramentas de gestão de tarefas ajudam empresas a otimizar o ciclo de vida de projetos, minimizar as possibilidades de obstáculos inesperados e facilitar a comunicação e a colaboração entre equipes, poupando tempo e dinheiro.

Os benefícios específicos incluem:

• Aumento na produtividade: os recursos de gestão de tarefas permitem que os gerentes de projeto segmentem projetos em tarefas e subtarefas. Cada tarefa pode ser atribuída a uma equipe ou indivíduo específico e ter um conjunto exclusivo de metas, KPIs e marcos. A cada membro da equipe são atribuídas tarefas e responsabilidades específicas.
• Otimização do gerenciamento do fluxo de trabalho: o recurso de gestão de tarefas permite que as empresas analisem toda a vida do projeto para identificar gargalos e atividades demoradas que precisam de atenção especial. Isso ajuda gerentes a priorizar e agendar tarefas, bem como criar a estratégia geral do projeto com eficiência para uma execução sem problemas.

Recursos típicos de ferramentas de gestão de tarefas

• Alertas/notificações: monitore marcos importantes e notifique partes interessadas sobre novas atribuições, atualizações, erros e realizações.
• Edição/atualização de tarefas: edite e atualize uma tarefa com base na necessidade do projeto ou disponibilidade de recursos.
• Monitoramento do progresso da tarefa: monitore o progresso da tarefa durante seu ciclo de visa e supervisione os principais indicadores do desempenho.
• Agendamento de tarefas: agende e atribua tarefas a indivíduos ou equipes. Isso inclui uma data de início e prazo final ao criar uma tarefa.
• Marcação de tarefas: crie marcações e etiquetas para tarefas e subtarefas para organizá-las e classificá-las, adicione contexto e colete informações relacionadas às tarefas.
• Criação de subtarefas: divida as tarefas em subtarefas menores e acionáveis para executar e gerenciar tarefas mais detalhadamente.
• Gestão de tarefas recorrentes: crie tarefas e eventos que se repetem em um horário e dia específicos durante uma semana, um mês ou um ano. Isso impede que as empresas tenham que reagendar trabalhos redundantes.
• Controle do tempo: controle o tempo gasto coletivamente por todas as partes interessadas em suas tarefas atribuídas.

O que levar em consideração ao comprar ferramentas de gestão de tarefas

• Necessidades do negócio: as ferramentas de gestão de tarefas geralmente oferecem uma variedade de opções de assinatura, desde planos básicos a planos avançados. Os custos da assinatura aumentam com a adição de recursos. As empresas devem avaliar suas principais necessidades de recursos, comparar planos de preços de vários produtos e escolher um produto que atenda ambos: necessidades e orçamento.
• Software de mercados específicos: se a sua empresa atende um nicho de mercado como saúde, marketing, logística ou construção, considere um sistema de gestão de tarefas especificamente criado para esse(s) mercado(s) exclusivo(s). Essas soluções ajudam você a gerenciar e gerar relatórios de tarefas de acordo com os requisitos legais específicos e conformidade sem custo adicional. (Consulte essa publicação da Capterra sobre soluções de gestão de projetos em conformidade com HIPAA como um exemplo.)

Tendências relevantes das ferramentas de gestão de tarefas

• Inteligência artificial (AI na sigla em inglês) e chatbots são a grande tendência atual: com AI integrada à solução principal, pequenas empresas agora podem automatizar a maioria dos seus fluxos de trabalho redundantes. Chatbots podem automatizar fluxos de trabalho cruciais do sistema de gestão de tarefas que incluam atribuições de tarefas automáticas, promoção de conteúdo, elaboração de relatórios de status e mais.
• Mobilidade: embora a mobilidade no sistema de gestão de tarefas exista há algum tempo, ela continua sendo uma tendência importante. Com a crescente globalização e mobilização de recursos, os usuários estão buscando ferramentas de gestão de tarefas compatíveis com dispositivos móveis e que permitam monitorar tarefas atribuídas, verificar cronogramas, monitorar o progresso e dar continuidade a comunicações em qualquer lugar.