O que são sistemas de contabilidade?

Sistemas de contabilidade ajudam usuários a gerenciar e automatizar as funções e transações financeiras de uma organização com módulos que incluem contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, cobrança e razão geral. Aplicativos integrados com programas de contabilidade permitem análise abrangente e em tempo real do status financeiros de uma organização, incluindo fluxo de caixa e gestão de despesas. Os sistemas de contabilidade também são conhecidos como software de livro de contabilidade.

Os benefícios de sistemas de contabilidade abrangentes

• Redução de custos: a terceirização é a abordagem tradicional para gerir a contabilidade de pequenas empresas, mais isso aumenta as despesas operacionais do negócio. Os sistemas de contabilidade ajudam pequenas empresas a executar as funções contábeis internamente, reduzindo assim o preço total.
• Eficiência do processo aprimorada: contabilidade envolve muita papelada e inserção manual de dados, que é demorada e propensa a erro humano. Ao digitalizar a documentação financeira, os programas de contabilidade possibilitam que pequenas empresas reduzam o tempo necessário para processar transações financeiras, tais como gestão de despesas, contas a pagar e contas a receber. Além disso, os sistemas de contabilidade asseguram que não há erro nos cálculos, nem discrepância nos registros.
• Conformidade fiscal mais fácil: o gerenciamento fiscal de pequenas empresas também envolve muita documentação e papelada. Pequenas empresas precisam assegurar que todos os seus formulários fiscais sejam enviados pontualmente para evitar multas devido a atrasos. Os sistemas de contabilidade usam as informações financeiras e de contas armazenadas no sistema, tornando assim o processo mais fácil e livre de erros humanos.

Recursos típicos dos sistemas de contabilidade

• Contas a pagar (AP na sigla em inglês): automatize os processos de captura de faturas, gerenciamento de aprovações e de autorização. As informações da transação são refletidas nas tabelas de contas a pagar e razão geral.
• Contas a receber (AR na sigla em inglês): monitore créditos do cliente em relação a pagamentos e compras. Essas informações são refletidas automaticamente na razão geral.
• Reconciliação bancária: faça a correspondência entre "créditos" e "débitos" em uma conta para ajudar a localizar e corrigir discrepâncias e entradas ausentes em um registro.
• Geração de relatórios financeiros: forneça uma representação gráfica dos dados nos programas de contabilidade. Esses relatórios incluem relatórios de vendas, contas a pagar/contas a receber e análise do fluxo de caixa.
• Razão geral: faça uma lista das informações sobre contas a pagar e contas a receber em uma tabela. Além disso, resuma informações sobre ativos, ações, despesas e receitas de cada conta.
• Cobrança e faturamento: crie faturas com base em registros de clientes, imprima e envie as mesmas aos clientes e registre as informações no sistema de contabilidade.
• Monitoramento de despesas: registre o total de despesas incorridas em um negócio. A maioria dos produtos permite que os usuários enviem despesas ao carregar cobranças de um aplicativo móvel.
• Contabilidade do projeto: monitore diversos atributos contábeis de um projeto voltado para o cliente, como, por exemplo, custos incorridos, despesas, horas faturáveis e pagamentos de clientes.

Considerações ao comprar sistemas de contabilidade

• Segurança de dados: um programa de contabilidade processa informações financeiras sensíveis do cliente, tornando-se um alvo para hackers. É por isso que a segurança deve ser uma consideração primordial ao selecionar sistemas de contabilidade. Pequenas empresas devem assegurar que sua solução segue os padrões de segurança necessários, como, por exemplo, Validação Estendida (EV na sigla em inglês) SSL e criptografia 256 bits.
• Integrações de terceiros: os sistemas de contabilidade não podem funcionar isoladamente; é necessário um ecossistema de outros aplicativos de negócios. Por exemplo, a integração com sistema CRM extrai registros transacionais automaticamente depois que um pagamento é recebido do cliente. A integração com uma solução de folha de pagamento e RH permite que os usuários extraiam as informações relacionadas aos custos vinculados à folha de pagamento. Compradores devem avaliar as capacidades de integração antes de tomar uma decisão de compra.

Tendências relevantes dos sistemas de contabilidade

• Pequenas empresas continuam no caminho da automação: em uma tentativa de reduzir a papelada e minimizar os erros humanos, pequenas empresas estão buscando novas formas de automatizar suas funções contábeis. O desenvolvimento mais recente nessa área é a tecnologia de reconhecimento de caracteres ópticos (OCR na sigla em inglês), que permite que usuários digitalizem documentos físicos e armazenem o conteúdo em um formato digital. À medida que avanços em inteligência artificial e aprendizado de máquina melhoram a precisão do reconhecimento de caracteres ópticos, pode-se esperar um aumento na adoção dessa tecnologia.
• Pequenas empresas querem representação visual dos relatórios financeiros: visto que aproximadamente 65% do aprendizado acontece por meio de conteúdo visual, a representação visual de relatórios financeiros é uma consideração importante na hora de compradores selecionarem o programa de contabilidade. Por isso, fornecedores de contabilidade para pequenas empresas estão passando a incluir recursos de visualização mais avançados nos módulos de geração de relatórios.